RESPONSABLE DES FINANCES ET DE L’ADMINISTRATION

Job Description

Numéro de poste :  6CGADM0005RP

Niveau :  P-1 / P-2

Secteur parent :  Secteur de l'administration et de la gestion (ADM)

Lieu d'affectation :  Brazzaville

Famille d'emplois :  Administration

Type de contrat :  CDD

Durée du contrat :  2 ans

Recrutement ouvert à :  Candidats internes et externes

Date limite de candidature (minuit, heure de Paris) :  09-SEP-2024 

Valeurs fondamentales de l'UNESCO : engagement envers l'Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE

Le Responsable Administratif et Financier est chargé de fournir une gamme de services administratifs au Bureau National de l'UNESCO à Brazzaville, dans les domaines de l'administration générale, du budget, des finances, des ressources humaines, de la logistique, des locaux et des questions de sécurité au sein du Bureau National.

Il/elle rend compte directement au chef de bureau et relève fonctionnellement de l'ADG/ADM (ou de son représentant au bureau régional – Responsable des opérations principal, le cas échéant). Il/elle recevra des orientations/instructions politiques du Bureau de la gestion financière, de la gestion des ressources humaines, de la Division des opérations, de la Section de la sécurité et de la sûreté et des ADG du Secteur des programmes sur leurs domaines de responsabilité respectifs. Il/elle sera assisté dans l'exercice de ses fonctions par la Section de l'appui administratif.

En matière de contrôle interne financier, il/elle reçoit une délégation de pouvoir du Directeur Financier en qualité d'agent certificateur.

Plus précisément, le titulaire sera responsable des tâches suivantes : 

Description longue

Administration générale 

• Assister le chef du bureau dans la prise de décisions relatives aux questions administratives, en fournissant régulièrement des informations, des mises à jour, des analyses, des conclusions d'examens et des conseils relatifs au budget, aux finances, aux ressources humaines, à la logistique, aux locaux et aux questions de sécurité, au sein du bureau national.
• Analyser les besoins opérationnels et les pratiques du Bureau national et faire des recommandations pour aider le chef du bureau et les spécialistes du programme à trouver des solutions réactives et efficaces en vue de favoriser la mise en œuvre du programme.
• Superviser le travail du personnel de l’unité administrative en fournissant des conseils opérationnels, un soutien et une supervision pour l’exécution des travaux. 
• Participer à l'OMT pour se tenir au courant des questions administratives, notamment du budget, des finances, de la logistique, des ressources humaines, des locaux et des questions de sécurité dans le lieu d'affectation.

Finances et budget 

• Assister le chef du bureau dans la préparation du budget (documents C/5 et plans de travail associés, contributions volontaires et documents de projet associés), le suivi et l’établissement de rapports.
• Approuver/certifier les décaissements jusqu’à un niveau autorisé.
• Veiller à ce que les ressources financières et les dépenses du Bureau soient pleinement et correctement comptabilisées et que les systèmes de contrôle interne soient mis en œuvre de manière adéquate. 
• Informer et orienter le personnel du bureau sur l’application des règles, réglementations et procédures financières courantes.

Description longue

Ressources humaines 

• Aider à traiter les mesures prises par le personnel conformément aux règles et règlements de l’UNESCO. Analyser et évaluer les cas individuels et formuler des recommandations quant aux mesures à prendre.
• Administrer les questions RH quotidiennes au sein du bureau et assurer un suivi approprié et opportun.
• Interpréter et appliquer les politiques, les règles et les dispositions connexes de l’organisation en matière de ressources humaines.
• Répondre aux questions courantes du personnel sur leurs droits et devoirs et sur les démarches et procédures administratives associées.

Achats, Logistique et Sécurité

• Surveiller l'entretien, la maintenance et le fonctionnement des installations et locaux techniques en minimisant les risques.
• Conformément aux règles et procédures, aider à la planification des achats pour les actions contractuelles ; assurer le suivi de l'attribution du contrat et s'assurer que les livrables sont conformes aux spécifications et aux termes des contrats.
• Coordonner le bon maintien des systèmes d’inventaire, de classement et d’enregistrement.
• Maintenir le contact avec les autorités du pays hôte du Bureau sur les questions logistiques et les contributions aux opérations conformément à l'accord avec le pays hôte. 
• Le cas échéant, aider le chef du bureau ou son représentant dans la négociation des contrats de location. 
• Agir en tant que point focal du Bureau pour la sûreté et la sécurité du personnel de l’UNESCO et des locaux de l’UNESCO dans le pays hôte.
• Aider le chef du bureau à assurer le respect des politiques, procédures et normes de sécurité communes des Nations Unies en vigueur, et à assurer le suivi des recommandations de l'UNDSS.

COMPÉTENCES (Core / Managériales)

Communication (C)

Responsabilité (C)

Innovation (C)

Partage des connaissances et amélioration continue (C)

Planification et organisation (C)

Focus sur les résultats (C)

Travail d'équipe (C)

Professionnalisme (C)

Pour des informations détaillées, veuillez consulter le Référentiel de compétences de l’UNESCO .

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

• Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) dans le domaine de la finance, de l'administration des affaires, de la comptabilité ou dans une discipline connexe.
• Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux années supplémentaires d’expérience qualifiante en administration et en finances peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.

Expérience professionnelle

• Au moins deux années d’expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en gestion, en finances et en administration ou dans un domaine connexe, dont de préférence une (1) année acquise au niveau international.
• Expérience dans l’identification de solutions et la formulation de recommandations dans le cadre de lignes directrices et de procédures internes.
• Expérience dans le respect des règles et règlements et des processus administratifs et dans la fourniture de conseils à des tiers.

Description longue

Compétences et aptitudes

• Connaissance et compréhension des mandats institutionnels de l’UNESCO dans le pays.
• Capacité à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à établir de bonnes relations de travail avec des partenaires externes et internes.
• Capacité à diriger, gérer et motiver le personnel et les équipes.
• Capacité à prendre des initiatives et à rechercher des moyens novateurs pour améliorer les résultats.
• Bonnes compétences informatiques, Connaissance des ERP et des outils de gestion financière, des ressources humaines ou administrative.
• Capacité à analyser les opérations et à trouver des solutions réactives et efficaces pour favoriser la mise en œuvre du programme.
• Capacité à contribuer efficacement aux groupes de travail et aux équipes des Nations Unies, y compris la participation à la stratégie de fonctionnement des activités (UN BOS).

Langues

• Excellente connaissance (parlée et écrite) du français et bonne connaissance de l'anglais.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Expérience professionnelle

• Expérience de travail au sein des Nations Unies ou d’organisations internationales.
• Expérience dans la direction d'équipes.
• Expérience en gestion financière et administrative de projets financés par des contributions volontaires.

Langues

• Connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO (arabe, chinois, russe et/ou espagnol).

AVANTAGES ET DROITS

Les salaires de l'UNESCO comprennent un salaire de base et d'autres avantages qui peuvent inclure, le cas échéant : 30 jours de congés annuels, allocations familiales, assurance médicale, plan de retraite, etc.

Le salaire annuel de départ approximatif pour ce poste est de 61 229 USD.

Pour obtenir des informations complètes sur les avantages et les droits, veuillez consulter notre  Guide des avantages sociaux du personnel.

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un dossier de candidature en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez consulter le site Web des carrières de l'UNESCO. Aucune modification ne peut être apportée au dossier de candidature soumis.

L’évaluation des candidats est basée sur les critères figurant dans l’avis de vacance et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu’un entretien axé sur les compétences. 

L’UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance électronique, etc. pour l’évaluation et l’appréciation des candidats.

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à des vérifications de références sur la base des informations fournies.

Pied de page

L’UNESCO rappelle que la considération primordiale dans la nomination des membres du personnel doit être la nécessité d’assurer les plus hauts standards d’efficacité, de compétence technique et d’intégrité. L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UNESCO s’engage à atteindre et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée, ainsi que la parité des sexes parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les grades. En outre, l’UNESCO s’engage à assurer la diversité du personnel en termes de genre, de nationalité et de culture. Les candidats des États membres non représentés ou sous-représentés ( dernière mise à jour ici ) sont particulièrement bienvenus et fortement encouragés à postuler. Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones et les personnes handicapées sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec le plus haut niveau de confidentialité. Une mobilité mondiale est requise pour les membres du personnel nommés à des postes internationaux.

L’UNESCO ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement.