RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

L'UICN est une union de membres composée uniquement d'organisations gouvernementales et de la société civile. Elle fournit aux organisations publiques, privées et non gouvernementales les connaissances et les outils qui permettent au progrès humain, au développement économique et à la conservation de la nature de se réaliser ensemble.

Créée en 1948, l'UICN est aujourd'hui le réseau environnemental le plus vaste et le plus diversifié au monde, exploitant les connaissances, les ressources et la portée de plus de 1 400 organisations membres et de quelque 18 000 experts. C'est un fournisseur de premier plan de données, d'évaluations et d'analyses sur la conservation. Grâce à sa large base de membres, l'UICN joue le rôle d'incubateur et de dépositaire fiable des meilleures pratiques, des outils et des normes internationales.
L'UICN offre un espace neutre dans lequel diverses parties prenantes, notamment les gouvernements, les ONG, les scientifiques, les entreprises, les communautés locales, les organisations de peuples autochtones et d'autres, peuvent travailler ensemble pour élaborer et mettre en œuvre des solutions aux défis environnementaux et parvenir à un développement durable.
En collaboration avec de nombreux partenaires et sympathisants, l'UICN met en œuvre un portefeuille vaste et diversifié de projets de conservation dans le monde entier. Français En combinant les dernières avancées scientifiques avec les connaissances traditionnelles des communautés locales, ces projets visent à inverser la perte d'habitat, à restaurer les écosystèmes et à améliorer le bien-être des populations.

À PROPOS DU PROJET

L'UICN met en œuvre le projet IslandPlas « Promouvoir des solutions circulaires à la pollution plastique dans les îles africaines », qui sera mis en œuvre dans sept zones insulaires comprenant le Cap-Vert, les Comores, Madagascar, Maurice, Sao Tomé-et-Principe, les Seychelles et Zanzibar. Le projet vise à atteindre son impact en démontrant des solutions efficaces et quantifiables pour lutter contre les fuites de plastique dans les zones insulaires. Les principales parties prenantes du gouvernement, du secteur privé, du secteur informel et de la société civile, interconnectées dans un réseau collaboratif dynamique, co-produiront et démontreront des solutions réactives à la demande pour les déchets plastiques, intégrant l'alignement entre les politiques, les opérations commerciales et le changement de comportement à différents niveaux. Les preuves et les leçons seront regroupées pour contribuer à la richesse mondiale du « Plan directeur pour le voyage vers zéro déchet plastique » des îles sans déchets plastiques afin d'éclairer les pratiques au-delà des îles cibles.

Le responsable national du projet jouera un rôle clé dans la gestion quotidienne du projet IslandPlas dans le pays de mise en œuvre respectif et gérera donc les activités du projet IslandPlas qui font progresser l'engagement sectoriel avec les acteurs du secteur des plastiques et des secteurs connexes, y compris les acteurs du gouvernement, de l'industrie, des entreprises et de la société civile, et supervisera la mise en œuvre nationale de solutions et d'actions pour lutter contre la pollution plastique en amont, à mi-parcours et en aval. Le responsable national du projet travaillera sous la supervision du coordinateur du programme côtier et marin et du responsable régional de la pollution plastique et rendra régulièrement compte au responsable de la coordination centrale en fournissant des mises à jour sur les progrès de la mise en œuvre du projet.

Français Principales responsabilités

Le Responsable Administratif et Financier du projet assurera la gestion administrative et financière. Il rend compte quotidiennement au Coordonnateur du Programme Marin et Côtier. Il est également placé sous la supervision fonctionnelle du Responsable Régional des Finances et de l'Administration du PACO.

Il sera chargé du suivi des dépenses du projet, de la rédaction et de l'analyse des rapports financiers, de la préparation des audits et devra collaborer à la rédaction du manuel de procédures du projet. Il devra s'assurer de la conformité de la gestion financière, comptable et administrative des projets avec les lois en vigueur, les manuels de procédures des projets, les procédures des donateurs et avec les procédures de l'UICN. En collaboration avec les comptables des institutions partenaires, il assurera un suivi rigoureux des budgets qui seront accordés aux acteurs locaux.

Il/elle doit maintenir les flux de travail dans le système ERP en ligne en surveillant les processus et les procédures, et par le biais d'un contact direct et virtuel avec le personnel national et régional clé de l'UICN.

Tâches spécifiques

Comptabilité et finances :
• Vérifier les pièces justificatives soumises et préparer les documents comptables.
• Préparer les paiements et les mettre dans le circuit de signature.
• Tenir la comptabilité du projet dans NAV.
• Classer les documents de manière ordonnée et rigoureuse sous forme papier et électronique.
• Assurer la facturation mensuelle des coûts de mise en œuvre du projet.
• Effectuer l'analyse mensuelle de tous les comptes du bilan.
• Assister le comptable régional dans les rapprochements bancaires mensuels.
Trésorerie
• Consulter toutes les parties prenantes pour estimer les besoins trimestriels et annuels.
• Préparer les données pour la collecte de fonds auprès du siège et des donateurs

Budget
• En coordination avec les chefs de projet :
– Préparer les budgets annuels des projets ;
– Préparer la revue de mi-année ;
• Administrer et mettre à jour les budgets dans le portail du projet et NAV.

Contrats et partenaires
• Aider à la préparation des dossiers nécessaires pour engager les dépenses.
• Aider à la préparation et à la révision de tous les contrats et les examiner, avant leur signature par les responsables hiérarchiques.
• Aider à la formation du personnel des partenaires et des acteurs de terrain, si nécessaire, pour assurer la conformité de leur gestion avec les règles administratives et financières de l'UICN et de l'UE.
• Vérifier les rapports financiers et les pièces justificatives soumis par les partenaires et les consultants.
• Tenir à jour les dossiers des contrats avec les donateurs, les partenaires et les consultants.
• Créer des sous-attributions dans NAV.

Audit
• Organiser et suivre la mise en œuvre des missions d'audit interne et externe.
• Préparer les termes de référence et les contrats pour les audits externes et les soumettre pour approbation aux responsables.
• Assurer la liaison avec les auditeurs pour assurer le suivi des questions d'audit/lettres de gestion et contribuer à la mise en œuvre des recommandations des auditeurs.
Contrôles internes
• Contribuer à l'amélioration du système et des procédures de contrôle interne.

Rapports et suivi
• Préparer les états et rapports administratifs et financiers des projets.
• Effectuer les analyses mensuelles et annuelles et le suivi de la situation financière de chaque projet selon le budget approuvé. Discuter des problèmes rencontrés et des problèmes potentiels avec le coordonnateur de projet, le responsable régional des finances et de l'administration et les partenaires.

Administration/logistique
• Participer à l'organisation de l'inventaire annuel des actifs du projet.
• Assurer l'établissement et la mise à jour régulière des fiches de suivi des immobilisations, des documents douaniers et techniques ; et le contrôle de l'utilisation et des éventuelles ventes, mise au rebut ou transferts d'immobilisations à d'autres bureaux ou partenaires ;
• Assurer la mise en place et l'utilisation efficace d'un système de classement et d'archivage.
• En collaboration avec le responsable administratif du bureau régional, acheter des biens et des services selon les procédures en vigueur pour la demande, l'examen et l'approbation de la révision des devis et la préparation des bons de commande ou des contrats ;
• Fournir une assistance en termes d'organisation de voyages et d'organisation d'ateliers, de formations et de séminaires ;
• Effectuer d’autres tâches qui peuvent être assignées de temps à autre.