ASSOCIÉ EXÉCUTIF
Details du poste
- Date de publication30 août 2024
- Pays
- Date d'expiration27 septembre 2024
- Experience[5 à 8 ans]
- GenreHomme - Femme
- QualificationBAC +3 [LICENCE, BACHELOR]
- Niveau de carrièreEmployé Senior
- Type d\'emploiNationale , Internationale
Job Description
Référence de l'avis de vacance : 242297
Réseau d'emplois : Gestion et Administration
Famille d'emplois : Administration
Catégorie et classe : Services généraux et catégories connexes , G-6
Lieu d'affectation : NIAMEY
Département/Bureau : Système de Coordinateur Résident
Date de publication : 29 août 2024
Date limite de candidature : 27 septembre 2024
Organisation et établissement de rapports
Le Secrétaire général des Nations Unies a lancé le 1er janvier 2019 une réforme globale audacieuse et nouvelle qui a repositionné le système des Nations Unies pour le développement afin de réaliser plus efficacement et plus efficacement l'Agenda 2030 et les Objectifs de développement durable. Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnateurs résidents des Nations Unies (UN RCO), sous la direction d'un coordonnateur résident des Nations Unies habilité et indépendant – le plus haut fonctionnaire du système des Nations Unies pour le développement et représentant du Secrétaire général des Nations Unies au niveau des pays – aident les pays à réaliser leurs priorités de développement et à atteindre les ODD. Le poste est situé au Bureau de coordination résident des Nations Unies (RCO), à Niamey, au Niger. Sous la direction du chef de bureau et la supervision directe du coordonnateur résident (RC), et en toute confidentialité, l'associé exécutif assure le fonctionnement efficace et efficient du front-office du RC, la gestion globale du calendrier et des besoins logistiques du RC, le maintien des procédures protocolaires, la gestion du flux d'informations et le suivi des délais et des engagements pris.
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l'associé exécutif sera responsable des tâches suivantes :
1. ASSURER LE FONCTIONNEMENT EFFICACE ET EFFICACE DU BUREAU DU CR EN SE CONCENTRANT SUR LA RÉALISATION DES RÉSULTATS SUIVANTS :
• Tenir à jour l'agenda du superviseur, les contacts avec les visiteurs de haut rang, l'organisation des rendez-vous et des réunions du CR et du RCO, en faisant office d'interprète si nécessaire.
• Assurer la couverture protocolaire des réunions, événements et correspondance écrite.
• Coordonner les documents d'information de haute qualité pour le coordonnateur résident pour les rendez-vous, les réunions, les missions.
• Rédiger la correspondance, s'assurer que toute la correspondance et tous les documents soumis au CR sont conformes aux normes et standards de l'ONU, y compris les directives, les commentaires au nom du CR pour signature et action/suivi si nécessaire.
• Préparer les projets de traductions/traductions informelles.
• Gérer les voyages, les missions et le calendrier de représentation du CR, soutenir la préparation des voyages et assurer la réservation des vols et la fourniture des informations logistiques. •
Tenir à jour les listes de partenaires de haut niveau, les listes téléphoniques des agences des Nations Unies et du corps diplomatique.
• Aider à organiser des événements officiels : voyages (réservation de vols, demande d'habilitation de sécurité, dispositions à l'aéroport, etc.) pour les visiteurs locaux et de haut niveau, selon les besoins.
• Préparer et tenir à jour des listes de contrôle et des modèles pour les processus pertinents (visites de haut niveau, préparation de réunions, etc.).
2. ASSURER LA FOURNITURE D'UN SOUTIEN EFFICACE EN MATIÈRE DE COMMUNICATION AU BUREAU EN SE CONCENTRANT SUR LA RÉALISATION DES RÉSULTATS SUIVANTS :
• Tenir à jour le système de classement (dans TEAMS) en assurant la conservation des documents confidentiels. Utilisation d'un système de classement automatisé.
• Coordonner le flux d'informations au bureau, assurer le suivi des dossiers de circulation.
• Filtrer les appels entrants et la correspondance du CR. • Coordonner les activités de soutien au personnel engagé pour le CR, par exemple le chauffeur, la dame de thé, les coursiers.
• Soutenir l'organisation et la communication lors des diverses réunions de coordination, y compris les réunions de l'UNCT.
• Participer à l'organisation des Journées officielles des Nations Unies, des événements publics, des événements conjoints des Nations Unies et fournir un soutien de secrétariat et administratif à l'UNCT.
• Assurer le suivi des délais, des engagements pris, des mesures prises et la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au CR.
3. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
• Fournir un soutien au personnel international du CR et du BCR dans les questions de réinstallation telles que la documentation, les visas, les préparatifs de voyage, la recherche de logement et d'école, etc.
4. ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
• Rédiger la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d'audit financier et de personnel pertinentes.
• Assurer une coordination étroite avec les unités de service et assurer une liaison fréquente avec les membres de l'équipe interne au siège et sur le terrain.
• Effectuer d'autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyages opérationnels ; suivi des comptes et paiement des fournisseurs et des entrepreneurs individuels pour les services ; aider à la planification de l'espace physique ; identification des besoins en technologie de bureau et maintenance de l'équipement,
5. ADMINISTRATION DES CONTRATS :
• Agir à titre de remplaçant de l'adjoint administratif du RCO, au besoin, pour aider le RCO dans les tâches administratives quotidiennes, selon les besoins, y compris l'administration des contrats, le budget et les finances, et la gestion des ressources humaines.
• Aider à la collecte et à l'analyse des données ainsi qu'à la préparation de présentations et de rapports de données pour le partage d'informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décisions.
• Aider à la visualisation et à la mise à jour du matériel d'information tel que les pages Web ou les brochures.
• S'assurer que les exigences et les informations de base utilisées pour l'analyse des données sont documentées.
• Effectuer d'autres tâches pertinentes qui lui sont assignées.
PROFESSIONNALISME : Aptitude à s'acquitter d'un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer dans des situations professionnelles sa connaissance des diverses règles et réglementations administratives, financières et de ressources humaines de l'ONU. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter la conscience et le souci d'être efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l'obtention des résultats ; être motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; persévérer face à des problèmes ou des défis difficiles ; garder son calme dans des situations stressantes. S'engager à mettre en œuvre l'objectif d'égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Élaborer des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifier les activités et les tâches prioritaires ; ajuster les priorités en fonction des besoins ; allouer suffisamment de temps et de ressources à l'achèvement du travail ; prévoir les risques et prévoir des imprévus lors de la planification ; suivre et ajuster les plans et les mesures selon les besoins ; utiliser le temps efficacement. COMMUNICATION : S'exprimer et écrire clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée; pose des questions pour clarifier et montre de l'intérêt pour une communication bidirectionnelle; adapte le langage, le ton, le style et le format en fonction du public; fait preuve d'ouverture dans le partage d'informations et tient les gens informés.
Un diplôme d'études secondaires ou équivalent est requis. Un brevet de technicien supérieur en administration ou une licence en littérature est souhaitable. Un diplôme universitaire de premier cycle pertinent peut être accepté à la place des deux années d'expérience requises.
Emploi – Qualification spécifique
Pas disponible.
Au moins sept (7) années d'expérience à des postes à responsabilité croissante dans les domaines du secrétariat, de l'administration, des programmes, du budget/des finances, de la gestion des ressources humaines, des relations publiques et du protocole officiel ou dans un domaine connexe sont requises. Le nombre minimum d'années d'expérience pertinente est réduit de deux ans pour les candidats titulaires d'un diplôme universitaire de premier cycle. Une expérience dans la gestion de front office est souhaitable. Une expérience dans la fourniture d'un soutien exécutif/administratif et de gestion de haut niveau au sein du système des Nations Unies, d'organisations internationales ou d'ambassades est souhaitable. Au moins un (1) an d'expérience professionnelle dans l'analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable. Une expérience dans le soutien administratif général ou dans un domaine connexe est souhaitable. Une expérience professionnelle avec un système de planification des ressources d'entreprise (ERP), tel qu'Umoja ou similaire, est souhaitable. Une expérience professionnelle avec les Nations Unies ou une organisation internationale similaire est souhaitable.
L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'ONU. Pour le poste faisant l'objet du présent avis, la maîtrise du français à l'oral et à l'écrit est indispensable. Une connaissance pratique de l'anglais est souhaitable. La connaissance d'une autre langue officielle de l'ONU est un avantage. REMARQUE : La maîtrise de l'anglais équivaut à une note de « courant » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et la connaissance de l'anglais équivaut à une note de « sûr » dans deux des quatre domaines.
L’évaluation des candidats qualifiés pour ce poste peut inclure une évaluation approfondie, comme un test écrit, qui sera suivi d’un entretien basé sur les compétences par téléphone ou par téléconférence.
La nomination ou l'affectation à ce poste est pour une période initiale d'un an et toute prolongation sera soumise à la disponibilité des fonds. La nomination ou l'affectation et son renouvellement sont soumis à la disponibilité du poste ou des fonds, à l'approbation budgétaire ou à la prolongation du mandat. Ce poste est soumis au recrutement local conformément à la disposition 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Toutefois, les candidats peuvent postuler et être pris en considération pour des postes recrutés localement, quel que soit leur lieu de travail actuel (y compris les fonctionnaires en poste dans d'autres lieux d'affectation), à condition qu'ils soient disponibles localement au moment de leur nomination. Ils seront considérés comme recrutés localement aux fins de la disposition 4.4 du Règlement du personnel. S'ils sont sélectionnés, les fonctionnaires des services généraux seront responsables de tous les frais liés à leur voyage et à leur réinstallation dans le contexte ou à leur intégration. S'ils n'ont pas déjà le droit de travailler dans le lieu d'affectation, leur nomination est subordonnée à la délivrance d'un visa par les autorités locales. Le Secrétariat des Nations Unies s'est engagé à atteindre un équilibre entre les sexes de 50/50 au sein de son personnel. Les candidates sont vivement encouragées à postuler à ce poste. Candidats internes : Lorsque vous remplissez le formulaire, assurez-vous que TOUS les champs, TOUTES les expériences professionnelles et les coordonnées sont complétés et à jour. Ces informations permettent au responsable du recrutement d'évaluer votre admissibilité et votre aptitude au poste et de vous contacter. Les membres du personnel sont soumis à l'autorité du Secrétaire général et à ses affectations. Dans ce contexte, tous les membres du personnel sont censés changer périodiquement de fonctions au cours de leur carrière, conformément aux règles et procédures en vigueur. Aux Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement et l'emploi du personnel est la nécessité d'assurer les normes les plus élevées d'efficacité, de compétence et d'intégrité, tout en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions d'embauche sont prises sur la base des qualifications et des besoins organisationnels. L'Organisation des Nations Unies s'engage à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L'Organisation recrute et emploie du personnel sans distinction d'identité de genre, d'orientation sexuelle, de race, d'origine religieuse, culturelle et ethnique ou de handicap. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement lorsque cela est demandé et indiqué dans la candidature. Les femmes qualifiées et les personnes handicapées sont vivement encouragées à postuler. Tous les candidats doivent postuler en ligne dès que possible après la publication de l'offre d'emploi et bien avant la date limite indiquée dans l'offre d'emploi. Les candidatures en ligne seront confirmées si une adresse électronique a été fournie. Si vous ne recevez pas d'accusé de réception par courrier électronique dans les 24 heures suivant la soumission, il se peut que votre candidature n'ait pas été reçue. Dans ce cas, veuillez soumettre à nouveau la candidature, si nécessaire. Si le problème persiste,Veuillez demander une assistance technique via le lien Inspira « Besoin d'aide ? ».
Considérations des Nations Unies
Conformément au paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’abus ou de harcèlement sexuels, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de l’un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L’expression « abus sexuel » désigne toute atteinte physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou toute menace d’atteinte sexuelle. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on peut raisonnablement attendre ou qui peut être perçu comme offensant ou humiliant, lorsqu’un tel comportement entrave le bon déroulement du travail, est présenté comme une condition d’emploi ou crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant, et lorsque la gravité du comportement justifie la résiliation de la relation de travail de son auteur. Les candidats qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent être retenus. Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions d’égalité, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeur. Des aménagements raisonnables peuvent être fournis aux candidats handicapés qui en font la demande, afin de faciliter leur participation au processus de recrutement. En acceptant une lettre de nomination, les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui peut les affecter à l’une quelconque des activités ou à l’un quelconque des bureaux de l’Organisation des Nations Unies conformément à l’article 1.2 c) du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires de la catégorie des administrateurs et fonctionnaires de rang supérieur jusqu’à la classe D-2 incluse et de la catégorie du Service mobile sont normalement tenus de se déplacer périodiquement pour exercer des fonctions dans différents lieux d’affectation, dans les conditions établies dans la circulaire ST/AI/2023/3 sur la mobilité, telle qu’elle peut être modifiée ou révisée. Cette condition de service s’applique à tous les postes vacants spécifiques et ne s’applique pas aux postes temporaires. Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira et à se référer au Guide du candidat en cliquant sur « Manuels » dans la mosaïque « Aide » de la page d’accueil du titulaire du compte Inspira.L'évaluation des candidatures sera menée sur la base des informations soumises dans le dossier de candidature conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux lois internes applicables des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans Inspira pour que leur candidature soit prise en considération pour l'avis de vacance de poste en cours. Aucune modification, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apportée aux candidatures qui ont été soumises. Les candidats dont la candidature est sérieusement envisagée seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans leur candidature. Les offres d'emploi publiées sur le Portail des carrières seront supprimées à 23 h 59 (heure de New York) à la date limite.
LES NATIONS UNIES NE PERÇOIVENT AUCUN FRAIS À AUCUNE ÉTAPE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DOSSIER, ENTRETIEN, TRAITEMENT OU FORMATION). LES NATIONS UNIES NE S'OCCUPERONT PAS DES INFORMATIONS RELATIVES AUX COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS.
