Adjoint(e) de programme

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Job Description

Adjoint(e) de programme – 2302324 )

Classe : G5
Arrangement contractuel : Contrat à durée déterminée
Durée du contrat (Années, Mois, Jours) : 2 Ans
Offre d'emploi: 13 mars 2023, 15:34:47
Date de clôture: 26 mars 2023, 21:59:00
Emplacement principal: Burundi-Bujumbura
Organisation: AF_BDI Burundi
Calendrier: Temps plein

AVIS IMPORTANT : Veuillez noter que la date limite de réception des candidatures indiquée ci-dessus reflète les paramètres système de votre appareil personnel.

OBJECTIFS DU PROGRAMME

L'équipe de pays est chargée de promouvoir la coopération technique, de susciter l'intérêt et de coordonner l'aide au développement sanitaire en se fondant sur les stratégies mondiales et régionales, ainsi que sur les orientations de l'OMS. Cet équipement contribue également à la collecte, à l'analyse et à la diffusion des informations sanitaires.

DESCRIPTION DES DEVOIRS
  • Engager des projets de correspondance sur l'orientation des gestionnaires de programme ; mettre ces projets sous leur forme finale conformément au guide de rédaction de l'OMS et du département et vérifier la qualité de la langue utilisée, le respect des règles de grammaire et l'exactitude des informations présentées avant de soumettre toute correspondance à l'approbation et à la signature de la hiérarchie ;
  • Organisateur de la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d'affaires dans le GSM/Oracle, des lettres d'invitation, des estimations des couts et des demandes d'autorisation de voyage ; aide à la préparation des documents ; envoyer le matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;
  • Analyser la correspondance et les demandes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations générales et identifier les domaines nécessitant une action de la part des responsables de programme, en attirant l'attention sur des questions importantes. Planifier les réunions des administrateurs de programme en fonction des calendriers et des besoins ; tenir les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des questions nécessitant des mesures pour garantir une réponse rapide aux demandes de l'OMS ;
  • Obtenir les documents d'information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. 
  • Veiller a ce que les rapports et documents techniques soient adaptés aux normes, aux regles, aux pratiques, aux procédures et aux normes rédactionnelles de l'OMS et les corriger si cela s'avère nécessaire avant de soumettre les documents à la signature du Représentant de l'OMS ;
  • Utiliser des outils de suivi appropriés, surveiller et s'assurer que les délais et les échecs sont respectés, et que la correspondance et les demandes sont analysées et traitées dans les meilleurs délais ;
  • Utiliser le GSM pour préparer les demandes d'autorisation de voyage pour les missions effectuées par les administrateurs de programme. Faire les réservations de vols et d'hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes, à la demande ;
  • Assurer le suivi de tous les paiements dus aux fournisseurs
  • Assurer les analyses et ajustements budgétaires
  • Contrôleur de la conformité des budgets relatifs aux demandes de financement venant des partenaires ; 
  • Vérifier toutes les transactions financières, les rapports, DFC, DI, GLOA du bureau pays de l'OMS pour s'assurer de l'exactitude et la conformité avec les règles, règlements financiers, et les procédures opérationnelles de l'organisation
  • Accomplir d'autres taches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris l'appui administratif et le soutien au bureau du Représentant de l'OMS.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation

Essentielle : un diplôme de fin d'études secondaires suivi d'une formation en administration.
Souhaitable :

Expérience

Essential : au moins cinq années d'expérience acquise dans une institution publique ou privée de renom.
Souhaitable : une expérience à des postes d'appui administratif au sein de l'OMS ou de toute autre institution des Nations Unies serait un atout. Une expérience des systèmes basés sur Oracle ou d'un autre système de type ERP est un atout.

Compétences

Le ou la titulaire du poste fera preuve de maîtrise professionnelle et actualisera ses connaissances de l'utilisation des technologies modernes de bureautique par des formations internes, de formations en cours d'emploi ou l'autoformation. Il ou elle doit se tenir au courant des changements des procédures et pratiques, des regles et reglements, et de structure organisationnelle au sein du bureau de pays, du groupe organique et de l'OMS dans son ensemble, afin de pouvoir les présenter et les expliquer à d'autres membres du personnel.

Compétences de l'OMS

Travail d'équipe
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
Communication
Produire des résultats
Assurer l'utilisation efficace des ressources

Utilisation des compétences linguistiques

Essentielle : Connaissance approfondie du français.
Souhaitable : Connaissance intermédiaire de l'anglais.

RÉMUNÉRATION

L'OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux un package de rémunération attractif, qui pour le poste ci-dessus comprend un salaire de base net annuel à partir de 30 008 000 BIF (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d'assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congé annuel.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
  • Cet avis de vacance pourra être utilisé pour pourvoir d'autres postes similaires au même niveau de grade
  • Seuls les candidats sérieusement pris en considération seront contactés.
  • Un test écrit peut être utilisé comme une forme de présélection.
  • Dans le cas où votre candidature serait retenue pour un entretien, il vous sera demandé de fournir au préalable une copie scannée du ou des grade(s)/diplôme(s)/certificat(s) requis pour ce poste. L'OMS ne prend en compte que les diplômes d'enseignement supérieur obtenus auprès d'un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l'enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l'Association internationale des universités (AIU)/Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible via le lien : http://www.whed.net/ . Certains certificats professionnels peuvent ne pas apparaître dans le WHED et nécessiteront un examen individuel.
  • Toute nomination/prolongation de nomination est soumise au Statut du personnel, au Règlement du personnel et au Manuel de l'OMS.
  • Pour plus d'informations sur les opérations de l'OMS, veuillez visiter : http://www.who.int.
  • L'OMS est attachée à la diversité du personnel.
  • L'OMS est fière d'avoir un personnel qui adhère aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées et qui s'engage à mettre en pratique la Charte des valeurs de l'OMS .
  • L'OMS a une tolérance zéro envers l'exploitation et les abus sexuels (EAS), le harcèlement sexuel et d'autres types de conduite abusive (c'est-à-dire la discrimination, l'abus d'autorité et le harcèlement). Tous les membres du personnel de l'OMS ont un rôle à jouer dans la promotion d'un lieu de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l'OMS tout cas réel ou suspecté d'EAS, de harcèlement sexuel et d'autres types de conduite abusive. Pour s'assurer que les personnes ayant des antécédents avérés d'EAS, de harcèlement sexuel ou d'autres types de conduite abusive ne sont pas embauchées par l'Organisation, l'OMS procédera à une vérification des antécédents des candidats finaux.
  • L'OMS a un environnement sans fumée et ne recrute pas de fumeurs ou d'utilisateurs de toute forme de tabac.
  • Ce poste fait l'objet d'un recrutement local et sera pourvu par des personnes recrutées dans la circonscription locale du lieu d'affectation.

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