Analyste d’affaires des services partagés

RAISON D’ETRE DU POSTE

DIMENSIONS DU POSTE

• S'assurer du respect des exigences financières du pays selon les exigences du manuel des opérations et des autres politiques et procédures organisationnelles pour soutenir une saine gestion financière au sein de l'Organisation.
• Appuyer le processus de planification et de budgétisation annuelle des bureaux et la budgétisation des projets, pour une estimation correcte des coûts directs et des coûts partages
• Assurer l’encadrement et la formation du personnel à la mise en œuvre des pratiques financières conformes et optimales.
• Analyser les questions financières pour la prise de décision et soutenir le Country Finance Manager (CFM) pour mettre en œuvre des stratégies financières optimales pour le Bureau régional et Plan International Sénégal.

Effectuer des contrôles financiers internes et appuyer au renforcement du cadre référentiel et des procédures internes de recouvrement des coûts et de gestion financière.

RESPONSABILITÉS

Appuyer la préparation du budget annuel et le contrôle budgétaire pour la mise en œuvre efficace du mécanisme interne de recouvrement des coûts.

• Contribuer à la préparation du budget annuel du pays et du bureau régional WACA en ligne avec les instructions du Global Hub
• S’assurer que les coûts directs partages et les coûts de fonctionnement partagés sont bien pris en compte et suivant le Cost ratio fixé pour le Bureau.
• Appuyer à la révision et la consolidation des budgets annuels proposés par les gestionnaires de projets et responsables d’unités et de centres de coûts.
• S’assurer chaque année que le Cost Ratio du Pays est bien pris en compte dans les planifications opérationnelles des projets, et procéder au suivi mensuel du recouvrement des coûts par rapport aux contributions planifiées par les projets.

Assurer une optimisation des Ressources financières à travers un système efficace de recouvrement des coûts 

• Fournir une analyse de tendance et de structure des dépenses.
• Analyser les projets et les dépenses des centres de coûts et fournir des commentaires pour une action supplémentaire
• Réviser les budgétisations des coûts directs partagés et des coûts de fonctionnement partagés dans les budgets des propositions de financements de Plan International Sénégal et WACA Hub pour s’assurer que les politiques de recouvrement de coûts ont été adéquatement appliquées.
• Préparer chaque année des tableaux de bord de suivi des recouvrements de coûts et les mettre à jour en fonction des nouvelles acquisitions de financements
• Partager en début d’année fiscale les objectifs de recouvrements de coûts avec tous les acteurs impliqués dans le processus de recouvrement
• Vérifier l’actualisation mensuelle des lignes budgétaires d’imputation analytique des salaires, permettant une ventilation correcte des charges salariales de chaque paie mensuelle dans les dépenses des projets et les centres de coûts appropriés.
• Calculer les coûts des salaires et de fonctionnement à recouvrer tant au niveau de Plan International  Sénégal que de WACAH Hub tous les mois et coordonner leurs approbations et imputations dans le système financier et comptable
• S’assurer de toutes les imputations mensuelles pour le recouvrement exhaustif des coûts répartis sur les projets et de la disponibilité des pièces justificatives adéquates en support aux dépenses imputées.
• Préparer et partager tous les mois la situation des recouvrements des coûts du Sénégal et WACAH

Mettre en œuvre des mécanismes financiers internes pour soutenir la mobilisation des ressources et une gestion efficace des ressources.

• Travailler avec l’équipe de mobilisation des ressources et avec les responsables de projets pour assurer une budgétisation complète des coûts pour chaque projet (fully costed projects)
• Réviser les planifications budgétaires des projets en début de mise en œuvre et en début d’année fiscale pour s’assurer que les coûts directs partagés et les coûts de fonctionnement partagés sont en alignement avec les budgets approuvés par les bailleurs et dans les Conventions de financement (FADs)
• Soumettre un rapport BVA mensuel sur les coûts de fonctionnement, avec l’analyse des tendances et variations et proposer mesures appropriées de corrections, et recommandations pour la viabilité financière et rentabilité des couts.
• Effectuer des analyses financières sur les performances d’acquisitions des ressources et dépenses a court, moyen et long terme et orienter le management sur les tendances financières de l’Organisation

Préparer des rapports financiers mensuels et contribuer aux processus de clôture et reporting mensuel et annuel pour aider à la préparation du rapport financier global du pays pour la diffusion et la prise de décision.

• Préparer les Rapports financiers Mensuels de Performance des projets (BVA) à l’attention du CFM et du Management de Plan International Sénégal et du WACA Hub
• Soumettre les données de performance financière sur le recouvrement des coûts pour les Rapports Mensuels du Mano-River au/à la CFM pour prise en compte dans le rapport de Dashboard du Mano River
• Préparer les Rapports Trimestriels de performance du Pays a l’attention de la Région et du Siège.

Participer aux travaux de clôture et rapportage financiers mensuels (month-end process) et aux activités de clôture financière de fin d'année (year-end).

Contribution à la performance des équipes

• Développer tout type de rapports visant à améliorer les analyses financières du pays et WACA Hub
• Contribuer à la performance du département des Finances en participant aux activités de renforcement de capacité sur l’utilisation des systèmes de gestion, les politiques organisationnelles et partages de bonnes pratiques, et à toutes autres activités permettant de soutenir les objectifs organisationnels.
• Renforcer les capacités des responsables de projets et les Chefs de département pour l’appropriation des rapports financiers, et les modalités d’élaboration à partir des systèmes de gestion (SAP & SAP BI).

Contribution à l’optimisation des processus en place

• Conduire périodiquement la revue des processus de travail, notamment dans les départements opérationnels pour en identifier les faiblesses (les étapes qui n’ajoutent pas de la valeur) et formuler à l’attention du leadership des propositions en vue de leur amélioration
• Evaluer périodiquement l’efficacité du/des modèles opérationnels en place sur les différents sites de Plan International au Sénégal et proposer à l’appréciation du leadership les mesures correctives.

Implémentation de la sauvegarde des enfants et des jeunes

Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s'y limiter, de s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées :

• Effectue des contrôles de conformité sur la prise en compte de l’éventail des risques menaçant les enfants et les jeunes dans toute leur diversité dans l’ensemble des programmes/projets incluant la mise en œuvre des mesures efficaces de réduction et de mitigation des risques.
• Les organisations partenaires bénéficient d’un soutien pour développer une culture organisationnelle, des systèmes, des processus et des compétences appropriés afin de mettre en œuvre les mesures de sauvegarde convenues.

Relations de travail cles

• Contacts moyens avec les organisations partenaires de Plan International pour s'assurer de l’optimisation des ressources financières et du respect des exigences financières.
• Contacts étroits avec les collègues du Département des Operations du CO et du WACA Hub, y compris le personnel chargé des finances des unités de programme pour faciliter la mise en œuvre des fonctions financières.
• Maintien des contacts moyens avec les autres départements et le personnel des Hubs pour offrir un soutien au suivi du recouvrement des coûts, à l’analyse des coûts opérationnels et au respect des procédures financières et comptables.

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPETENCES ET CONNAISSANCES

• Diplôme (BAC + 4) en Comptabilité, gestion financière, Contrôle de gestion
• Au moins 5 ans d'expérience dans un rôle similaire, ou expérience professionnelle équivalente dans le domaine de la comptabilité et de la finance d'au moins 5 ans, de préférence dans une ONGI.
• Bonne capacité d’organisation et de tenue des dossiers
• Être organisé(e), méthodique et méticuleux.
• Expérience en cartographie de processus en vue de l’identification des blocages afin d’y remédier 
• Avoir le sens du service à la clientèle
• Avoir une facilité de contact avec le personnel et les tiers
• Bonne capacité à communiquer efficacement (orale et écrite) et à influencer les principales parties prenantes pour soutenir les stratégies proposées, les améliorations de processus et les décisions opérationnelles
• Aptitudes à faciliter les processus participatifs.
• Indépendance, objectivité et intégrité.
• Soutien adéquat pour permettre aux programmes d'atteindre les résultats financiers et programmatiques convenus.
• Capacité de recherche active de soutien pour résoudre les difficultés dans l'exécution des tâches.
• Bonnes capacités de travail en équipe
• Capacité à délivrer dans des délais serrés
• Démontre, développe et conserve la crédibilité de sa performance.
• Maîtrise des outils Microsoft Offices, en particulier les tableaux Excel et les tableaux croisés dynamiques
• Bonnes compétences en comptabilité et en analyse
• Comprend les politiques organisationnelles de sauvegarde et de genre.
• Se penche sur le système de valeurs et tient compte de ses propres préjugés vis-à-vis des autres (enfants et jeunes y compris) dans toute leur diversité.
• Comprend la pertinence de la sauvegarde pour son travail.
• Capable de questionner les comportements inappropriés des collègues.
• Capable de mettre en œuvre les exigences en matière de sauvegarde dans leurs domaines de compétences
• Capable de servir de modèle à l’organisation dans sa mission de lutte contre les discriminations, de sauvegarde et de promotion de normes de sauvegarde.

LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE

Nous sommes ouverts et responsables

1. Promouvoir une culture d'ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
   Etre soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d'intégrité.
2. Etre cohérent et juste dans la manière de traiter les gens
3. Etre honnête sur les erreurs et désireux d'apprendre de nos erreurs.
4. Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes

Nous œuvrons pour un impact durable

1. Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
2. Créer un climat d'amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
3. Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l'impact sur le long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
4. Se baser sur les évidences et évaluer notre efficacité

Nous travaillons bien ensemble

• Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute les autres et accepter de faire des compromis quand c'est approprié.
• Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
• Développer des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
• S’Engager et bien travailler avec les autres hors de l'organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et habilitants

• Favoriser une culture d'ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes
• Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail.
• Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie.
• Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel

Environnement physique

Le poste est basé au sein du Hub du Bureau National à Dakar, qui est un environnement de bureau typique, avec des déplacements ponctuels prévus dans les bureaux des unités de programmes de Plan International Sénégal.

Niveau de contact avec les enfants

Contact faible: Aucun contact ou très faible fréquence d'interaction

COMMENT POSTULER ?

Pour postuler, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous et envoyer votre candidature au plus tard le 29 Mars 2023 

Votre candidature doit être accompagnée :

• D’une lettre de motivation claire
• D’un CV détaillé et compréhensible incluant le contact de quatre (4) personnes de référence professionnelle, dont l’une devra être votre employeur actuel.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.