Assistant Administratif

Contexte

Enabel a été sollicitée par l’Union européenne pour la mise en œuvre du projet « Relance de l'Enseignement et Formation Professionnelle et Technique pour l’Emploi (RESET) », financé par le 11ème FED, dont l’objectif vise à accroitre les opportunités socio-économiques de la population en Guinée-Bissau et à renforcer l’efficacité du système d’enseignement et de formation professionnelle et technique en Guinée-Bissau.

Dans le cadre du développement de ses activités, en coopération déléguée de l’UE en Guinée-Bissau, Enabel cherche (1) Assistant Administratif RH (H/F), pour rejoindre l’équipe du projet pour une durée de six (6) mois

Description de la fonction

Sous l’autorité hiérarchique du Coordonnateur logistique, l’Assistant(e) s’occupera d’une part de la réception et de l’appui au secrétariat et d’autre part donnera un appui à la gestion logistique et financière de l’intervention afin d’assurer un environnement de travail qui permet aux collègues de se concentrer sur leur cœur de mission.

Domaine de résultat 1 : Support administratif 

Exécuter des tâches administratives afin de garantir un support efficace aux collaborateurs de l’intervention. 
• Gérer le courrier in/out
• Assurer un soutien administratif général (copies, scanner les documents, …)
• Rédiger des lettres/documents
• Assurer le lay-out des documents et présentation, introduire des corrections dans des textes ;
• Tenue générale de ou des agendas

Domaine de résultats 2 : Organisateur

Assurer l’organisation et le suivi de réunions ou d’évènements internes ou externes afin d’en favoriser le bon déroulement et d’assurer la diffusion d’information à tous les participants.
• Assurer une organisation pratique des réunions (réservation, envoi invitations, matériel de réunion, équipement, …) ;
• Elaborer des rapports de réunions dans des cas spécifiques ;
• Diffuser des rapports/documents vers les principaux concernés.

Domaine de résultats 3 : Support logistique 

Veiller à la présence du matériel nécessaire au bon fonctionnement du service afin de permettre à chacun de bénéficier pour ses activités du support logistique adéquat.
• Veiller à la présence de matériel de bureau adéquat ;
• Commander le matériel nécessaire ;
• Contrôler de façon proactive les stocks et gérer le stock.
• Préparer les bons de commande
• Elaborer les ordres de mission
• Préparer les documents et assurer le suivi (permission de travail pour expats …)
• Réserver les hôtels, vols, restaurants, …
• Veiller à ce que les personnes disposent du transport nécessaire

Domaine de résultats 4 : Gestionnaire de documentation 

Veiller au classement et à la conservation de toute correspondance pertinente et de tout document utile au service afin de permettre aux supérieurs et aux collaborateurs d’accéder rapidement aux informations recherchées.
• Classer et archiver la documentation de tout type ;
• Mettre à jour les informations pertinentes ;
• Collecter la documentation de façon proactive ;
• Gérer les archives.

Domaine de résultats 5 : Téléphoniste-réceptionniste

Accueillir les visiteurs et traiter les appels téléphoniques afin d’y donner une suite adéquate et/ou de les orienter vers les interlocuteurs internes recherchés.
• Accueillir et diriger/orienter les visiteurs
• Répondre et transférer l’appel vers les personnes concernées ;
• Actualiser la liste téléphonique des contacts professionnel de la représentation (interne et externe…) ;
• Appeler les collaborateurs externes sur demande 

Domaine de résultats 6 : Assistant à la gestion de l’administration du personnel national

Apporter son support à la gestion RH administrative du personnel national afin de participer à une gestion des ressources humaines transparente et efficace et au respect des obligations sociales et fiscales d’Enabel au regard de la législation nationale
• Apporter un support administratif à la gestion de l’administration du personnel national et du payroll en fonction des dispositions légales nationales ;
• Transmettre au secrétariat social les informations nécessaires à la préparation du calcul des salaires du personnel national 
• Transmettre au secrétariat social les informations nécessaires au traitement de la sécurité sociale du personnel national et des cotisations de l’impôt sur le salaire/les revenus ; 
• Apporter son support à la tenue des dossiers du personnel et à la collection des documents nécessaires en cas de demande de congé, absence, maladie, etc.
• Veiller à la tenue et à l’archivage des documents RH ;
• Collaborer et répondre aux demandes d’envois d’information formulées par le département RH de la Représentation ENABEL au Sénégal

Votre profil

Niveau de formation requis
• Bachelor (Bac+3) pertinent pour le poste 

Expériences requises
• 2 à 3 ans dans la gestion de tâches administratives ;
• Expérience dans une ONG/agences bilatérales est un atout 

Connaissances et compétences requises
• Très bonnes connaissances MS Office (Word, Excel, Powerpoint…) ;
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Compétence avérée en communication orale et écrite
• Capacité à la concertation et à la gestion des relations inter-institutionnelles
• Connaissance du Français, du Portugais et du créole

Vous vous engagez à respecter la vision, la mission et les valeurs d’Enabel (https://www.enabel.be/fr/content/vision-mission-valeurs-de-enabel)

Intéressé(e) ?
Le dossier de candidature complet comprend les éléments suivants : 
• Lettre de motivation et CV à jour
•Liste de trois personnes de référence dont deux des derniers employeurs/collaborateurs, avec leurs contacts (détails de fonctions actuelles, numéros de téléphone et/ou adresse email)

Envoyer votre candidature par courrier électronique à l’adresse suivante : 
sonia.soares@enabel.be au plus tard 31/03/2023 à 17h, en précisant au niveau de l’objet la référence « Assistant Admin RH ». Les envois sans mention de cette référence ne seront pas considérés.

Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans les offres d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel. Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, l’âge, la religion, l’orientation sexuelle, le handicap ou tout autre facteur que les compétences »