Assistant/e Administratif/ve et Financier/e

posted 1 an ago by OIT
Application deadline closed.
Shortlist

Job Description

Assistant/e Administratif/ve et Financier/e – G4 (DC)

  • Grade: G4 
  • No. du poste: KINSHASA/DC/GS/2023/003
  • Date de publication: mardi, le 21 mars 2023
  • Date de clôture (minuit, heure de Kinshasa): lundi, le 04 avril 2023
  • Job ID: 10573
  • Départment: BR-Afrique 
  • Unité: BP-Kinshasa
  • Lieu d'affectation: Ndjamena   
  • Type de contrat: Durée déterminée
  • Durée du contract: 12 MOIS 

Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.

Dans le but de s'assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.

Peuvent soumettre leur candidature:

  • Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'Annexe I du statut du Personnel.
  • Les candidats/tes externes*

*Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident et permis de travail valables au Tchad.

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l'Organisation. Un an de contrat à durée déterminée sera accordé. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. 

Introduction

L'Organisation Internationale du Travail (OIT) cherche à recruter un(e) assistant/e administratif/ve et financier/e du projet de niveau G4 pour soutenir les efforts du Gouvernement à mettre en place un dispositif d’appui visant la réduction de l’informalité en vue de soutenir les petits producteurs et faciliter l’application de la R204 sur la transition de l’économie informelle vers l’économie formelle, ainsi que la création d’emplois pour les groupes vulnérables (jeunes, femmes..), avec une attention particulière pour les emplois verts.
Le projet « Intervention d’appui à la réduction de l’informalité dans le secteur agricole en République du Tchad », sur une durée de 02 ans et financé par le Bureau International du Travail/fonds RBSA a pour objectif de soutenir la formalisation des petits producteurs évoluant au sein des coopératives par la création d’emplois de qualité et la mise en place des mécanismes durables,  en soutien au:
1.Ministères sectoriels clés: pour les aider à : i) mettre en place des mesures incitatives et promouvoir les avantages qu’offrent la transition effective vers l’économie formelle dans le secteur agricole, y compris un accès amélioré des entreprises et coopératives à la gestion des services, au financement, aux marchés, aux technologies, aux programmes d’éducation et d’acquisition de compétences, ainsi qu’aux droits de propriété, 2) renforcer les fonctions du  service public d’emploi en termes d’informations, d’intermédiation, de formations pour atteindre davantage la main d’œuvre vulnérable incluant les personnes opérant dans l’économie informelle ;
2.Organisations de travailleurs et d’employeurs pour les aider à améliorer leurs services et à les étendre aux travailleurs et aux unités économiques informelles 
Par ailleurs, ces appuis auront un impact positivement sur : i) l’amélioration de l’offre de formation professionnelle agricole , (ii) la promotion de l’employabilité des jeunes particulièrement des jeunes femmes et des petits producteurs et productrices par l’entreprenariat dans le secteur agricole, et (iii) le renforcement des mécanismes de concertation et coordination pour une mise en place d’un dialogue sociale tripartite en faveur de la réduction de l’informalité et la mise en œuvre effective de  certaines dispositions clés  de la R204.

Le projet abordera également les questions de genre dans le secteur agricole et sera mis en œuvre dans le cadre du Programme Pays Travail Décent.  

Pour assurer une mise en œuvre efficace du projet en République du Tchad, l'OIT nommera un(e) assistant administratif et financier national(e) de grade G4 pour une période de 12 mois, renouvelable. Le poste est situé à Ndjamena, en République du Tchad. Le (la) titulaire s'acquittera des tâches d’assistant administratif et financier de projet (AAF) et travaillera en étroite collaboration avec l’unité Administrative et financière du Bureau du Bureau de Pays de Kinshasa (BP-Kinshasa) selon les besoins.

Le Projet et son équipe seront basés à Ndjamena avec des interventions dans des provinces.

Fonctions et responsabilités essentielles

Sous la responsabilité générale de la Directrice du Bureau de Pays de l’OIT à Kinshasa et sous la supervision directe du/de la Chef(fe) du Projet, et en étroite collaboration avec l’équipe de gestion du Bureau de l’OIT à Kinshasa, l’Assistant/e Administratif/ve et Financier/e sera en charge des opérations administratives et financières, y compris le suivi des activités prévues dans le cadre dudit Projet.

A cet effet, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier (e) sera globalement chargé(e) de,

Tâches administratives :

•Fournir un appui administratif à l’occasion des activités organisées dans le cadre du projet qui consiste en l’évaluation et la gestion des registres et des dossiers administratifs, l'interprétation, le maintien des documents officiels, des fichiers et bases de données, la rédaction de rapports d’évaluation dans le cadre du suivi du projet d’assistance technique du BIT ; fournir au supérieur hiérarchique du projet des informations sur les procédures administratives ;

•Gérer les activités administratives du projet en collaboration avec les sections administratives du bureau, et tenir informés les membres du personnel, les experts et/ou consultants, sur les procédures administratives ;

•Participer à des réunions internes afin de prendre des notes et de fournir des informations sur des questions administratives ;

•Fournir un appui administratif ou de secrétariat pour les réunions, séminaires et/ou colloques ;

•Rédiger des projets de correspondance, mémorandums et rapports administratifs sur la base de directives orales ou écrites, de correspondances antérieures ou d’autres sources d’informations disponibles conformément aux procédures standards du bureau.  

Tâches financières :

•Tenir les dossiers financiers liés au projet en vue de concilier les dépenses, les soldes, les paiements ; élaborer les rapports financiers des séminaires et ateliers ;

•Préparer les achats sur la base des spécifications et les estimations des coûts des activités prévues en conformité avec les procédures du BIT ;

•Préparer et vérifier les pièces justificatives, assurer le suivi des paiements des dépenses du projet et préparer l’analyse du budget et des prévisions selon les besoins ;

•Conseiller et assister le personnel du projet, les experts et consultants sur les questions financières ; procéder à l’analyse et à l’amélioration des rapports financiers périodiques et finaux des agences d’exécution du projet ;

•Prendre les dispositions de voyage, effectuer les réservations d’hôtels et établir les autorisations de voyage ;

•Exécuter toutes autres tâches assignées par la hiérarchie.

Qualifications requises
Formation

Le/la titulaire du poste doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’une formation en gestion, comptabilité et/ou finance, ou une autre formation jugée équivalente.

Expérience

Au moins cinq ans d'expérience dans les domaines de la gestion financière et administrative ; avoir de bonnes références en matière d’organisation des ateliers, de communication et des relations publiques.

Langues

Excellente maîtrise du français et la connaissance de l'anglais est un atout.

Compétences
  • Aptitude à traiter les opérations administratives et financières, à tenir les documents financiers et administratifs, et à élaborer les rapports y afférent ;
  • Bonne maîtrise de l’outil informatique. Connaissance des logiciels de bureautique standard, du courrier électronique et du système de gestion de l’information automatisé requis par l’unité de travail, notamment WORD, EXCEL, PowerPoint ainsi que des logiciels courants de comptabilité ;
  • Aptitude à tenir des documents financiers et à préparer des rapports et des états d’écritures comptables ;
  • Aptitude à rechercher et à extraire des informations à partir de bases de données et aptitude à répertorier des rapports ;
  • Aptitude à répondre aux requêtes formulées par les responsables des organismes publics, les ministères, les mandants de l’OIT et les ONG. Aptitude à répondre de façon appropriée aux demandes de renseignements formulées en personne ou par téléphone ;
  • Aptitude à travailler avec le personnel des autres projets et des autres unités de travail ;
  • Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels ;
  • Connaissance des pratiques de la gestion des projets et aptitude à maîtriser rapidement les procédures propres à l’OIT en matière administrative et financière ;
  • Faculté d’organisation de son propre travail ; 
  • Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement en vue de déterminer la démarche à suivre ;
  • Aptitude à s'intégrer au sein d'une équipe et à travailler sous pression ;
  • Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues ;
  • Aptitude à obtenir des services d’autres unités de travail, à l’intérieur et à l’extérieur du bureau, afin d’accomplir les tâches ;
  • Sens des responsabilités et disponibilité ;
  • Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT – ilo@.org – ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.

Related Jobs

recrutes@alertejob.africa