Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (ère) de Projet

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Job Description

Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (ère) de Projet

Identification du poste : 10798
Emplacements : Libreville, Gabon
Date d'affichage : 25/05/2023, 11:02
Appliquer avant : 08/06/2023, 06:02
Horaire de travail : À temps plein
Agence : PNUD
Type de poste vacant : Accord de service du personnel national
Zone de pratique : Croissance inclusive
Bureau : Bureau régional pour l'Afrique
Durée de contrat : 1 an avec possibilité de prolongation
Éducation et expérience de travail : Licence
Autres critères : 2 ans d'expérience avec un Baccalauréat dans des postes liés à un soutien administratif et/ou aux systèmes financiers et d'approvisionnement.
Langues requises : English
Langues souhaitées : Anglais
Calendrier des postes vacants : 2 semaines
Description de l'emploi

Contexte

Le Gabon est un pays équatorial dans l'Afrique centrale de l'Ouest connu pour sa haute couverture forestière et sa faible déforestation ainsi qu'une riche biodiversité et un endémisme substantiel. Plus de 88% de la surface du Gabon est toujours boisé et le pays a longtemps maintenu des taux de déforestation annuels très bas autour de 0,05%. Pour sauvegarder la biodiversité et les écosystèmes du Gabon – avec toutes leurs valeurs intrinsèques, ainsi que les services écologiques, économiques et socioculturels qu'ils fournissent aux populations – le gouvernement a récemment mis en place un réseau de 13 parcs nationaux, en 2008. Ces parcs sont complétés par deux sites du patrimoine mondial de l'UNESCO (WHS), une réserve de l'homme et de la biosphère (MAB) et 9 sites de zones humides d'importance mondiale (sites Ramsar). Dans plusieurs cas, les aires protégées désignées constituant des désignations qui se chevauchent pour une même zone géographique, y compris les parcs nationaux, les réserves naturelles et les sites Ramsar. Il existe également un chevauchement important entre les aires protégées formelles (AP) au Gabon, d'une part, et les ICCA-territoires de vie, d'autre part bien que l'étendue actuelle de ces territoires reste inconnue, mais supposée (sur la base des territoires traditionnels et actuels et des zones utilisées/conservées par les populations locales) est vaste.

Le gouvernement du Gabon a répété la mise en œuvre en 2022 du projet « Transformation de la gouvernance des paysages forestiers dans le couloir paysager du Bas Ogooué – Basse Nyanga, Gabon » financé par le cycle 7 du Fonds Mondial pour l´Environnement (FEM) . Le projet est mis en œuvre par la Direction Générale de l'Environnement et de la Protection de la Nature (DGEPN) sous l'égide du ministère gabonais des Eaux et Forêts, de l'Environnement et du Changement climatique (MEF), avec soutien du PNUD Gabon. Ce projet de conservation des forêts du Gabon est l'un des sept projets dans le cadre du programme d'Impact du Congo qui fait lui-même partie du Programme d'impact du FEM pour la gestion durable des forêts.

Objectif du poste 

De façon globale, sa mission sera d'assurer un suivi financier et administratif des activités, et de produire des rapports d'avancées et de reporting sur les dépenses du projet ; soutenir la communication, la facilitation et l'organisation d'activités de sensibilisation, de communiqués de presse, de notes d'information sur le programme, le PNUD et le gouvernement, de traductions, et renforcé la liaison avec le bureau pays du PNUD et l'équipe de la DGEPN pour faciliter l'établissement des rapports financiers et la conformité du programme.

L'assistant(e) financier(ère) aura pour tâches de :

Fournir un soutien à la planification et à la coordination du programme :

  • Travailler avec le gestionnaire de projet national (NPM), le spécialiste technique international et le personnel du projet et du bureau de pays du PNUD dans la préparation des plans de travail, l'allocation des budgets et la demande de budgets auprès des agences contributrices.
  • Préparer la documentation pour s'assurer que le flux de fonds pour la mise en œuvre du projet se produit en temps opportun – cela nécessitera l'élaboration d'une documentation financière spécifique et la fourniture d'un soutien au personnel du gouvernement dans l' élaboration d'une documentation spécifique.
  • Participer aux réunions de planification du travail et de rapport d'avancement.
  • Aide à l'organisation d'événements, y compris des ateliers, des séminaires et des réunions.

Développer, mettre en œuvre et améliorer les procédures de comptabilité et de reporting :

  • Examiner et mettre à jour les procédures opérationnelles standard pour l'approvisionnement, les stocks et la gestion financière.
  • Assurer la mise en place d'un système d'inventaire efficace pour tous les équipements achetés par l'UGP.
  • Assurer la supervision des processus de gestion financière et opérationnelle pour s'assurer qu'ils sont dirigés conformément aux directives des partenaires.
  • S'assurer que les transactions de petite caisse sont bien conservées. Cela comprend la rédaction des reçus, la préparation du formulaire de demande de paiement, la réception et le décaissement des espèces et le dédouanement des avances.
  • Préparer les rapports financiers du projet et les soumettre aux responsables concernés pour approbation.

Assurer un contrôle financier et opérationnel solide :

  • Vérifier et s'assurer que toutes les dépenses du projet sont adaptées aux procédures applicables. Il s'agit notamment de s'assurer que des reçus sont obtenus pour tous les paiements
  • Vérifiez les lignes budgétaires pour vous assurer que toutes les transactions sont correctement enregistrées dans les bonnes lignes budgétaires.
  • vérifiez-vous que la documentation relative aux paiements est autorisée.
  • Améliorer sans cesse le système et les procédures pour améliorer les contrôles internes et satisfaire aux exigences d'audit.

Développer les processus d'approvisionnement et le registre d'inventaire :

  • Élaborer un plan d'approvisionnement pour le projet et s'assurer que tous les achats sont effectués conformément aux directives applicables.
  • Établir et maintenir un inventaire approprié du registre des actifs du projet, y compris la numérotation, l'enregistrement et les rapports.
  • Maintenir le fichier d'inventaire pour soutenir les achats de tous les équipements/biens.

Aménagement institutionnel 

Sous la direction et la supervision directe du Chef de Projet GEF-7, l'Assistant(e) à l'Administration et aux Finances a contribué à une mise en œuvre efficace et efficiente des activités du projet par le biais d'activités de gestion financière .

Compétences principales

Obtenir des résultats, Niveau 1 : Planifie et contrôle son propre travail, fait attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais ;

Penser de manière innovante, Niveau 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations ;

Apprendre en permanence, Niveau 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d'information ;

S'adapter avec agilité, Niveau 1 : S'adapter au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible ;

Agir avec détermination, Niveau 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable d'agir calmement face à l'adversité, est confiant ;

S'engager et s'associer, Niveau 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives ;

Favoriser la diversité et l'inclusion, Niveau 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination.

Qualifications minimales 

Éducation : 

  • Diplôme d'enseignement secondaire, 
  • La licence ou un Bachelor en finance, comptabilité, gestion ou administration des affaires est préférable, mais non obligatoire.

Expérience : 

  • Minimum 5 ans d'expérience dans l'enseignement secondaire 
  • Ou 2 ans d'expérience avec un baccalauréat dans des postes liés à la fourniture d'un soutien administratif et/ou aux systèmes financiers et d'approvisionnement, au portefeuille et à l'administration, de préférence pour des projets environnementaux financés par des étrangers .

Compétences demandées :

  • Excellente connaissance des procédures administratives, financières et de passation des marchés du gouvernement et des agences de développement.
  • Excellentes connaissances en informatique avec une expérience dans la conception et la maintenance de sites Web et le travail avec des packages de conception graphique sont un avantage. 
  • Solides compétences de coordination et d'organisation.

Aptitudes requises en plus des compétences approuvées dans la section Compétences :

  • Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, de l'élaboration et de la gestion des budgets d'équipe ;
  • Capacité à identifier et exécuter des opportunités pour améliorer l'efficacité opérationnelle ;
  • Capacité à évaluer les données financières, à tirer des conclusions pertinentes et à les présenter de manière significative ;
  • Capacité à diminuer et à fournir des services conformément aux accords de niveau de service et aux normes d'excellence du PNUD.

Langue(s) requise(s) :

  • Maîtrise du français (oral et écrit) ;
  • La connaissance de l'anglais est un avantage, mais n'est pas indispensable.

Clause de non-responsabilité :

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Compétences requises
Compétences
  • Capacité de planifier, d'organiser, de prioriser et de contrôler les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques.
  • Capacité à gérer des événements, y compris l'identification du lieu, l'hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements en espèces, etc.
  • Connaissance des politiques et procédures sur les immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles.
  • Connaissance du module ERP Voyages et Dépenses ; capacité à fournir un soutien technique au PNUD et à d'autres agences des Nations Unies.
  • Connaissance et compréhension des cadres opérationnels de l'organisation et capacité à faire de bons jugements et à prendre des décisions rapides dans ces cadres.

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