Job Description
Chargée d'administration et RH
- Date : 20-mars-2023
- Lieu : Hargeisa, Somalie
- Entreprise : Plan International
PROFIL DE RÔLE
Titre | Chargée d'administration et RH | ||
Domaine fonctionnel | Administration et RH | ||
Discipline/domaine | Administration | ||
Spécialité | Administration | ||
Rapports à | Spécialiste Administratif et RH | ||
Emplacement | Hargeisa, Somalie | Déplacement requis | Oui
|
Étendue géographique du rôle | Somaliland | ||
Date effective | avril 2023 | Grade | C2 |
Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits des enfants et l'égalité pour les filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l'exclusion et la discrimination. Et ses filles qui sont les plus touchées. En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables. Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu'à ce qu'ils atteignent l'âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer – et de réagir – aux crises et à l'adversité. Nous conduisons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances. Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 80 ans,
Plan international a ouvert un bureau au Somaliland et lancé des programmes axés sur la protection de l'enfance, l'éducation et l'autonomisation économique des jeunes en programmant à la fois le cadre humanitaire et le développement, en travaillant avec/par l'intermédiaire de partenaires et en fournissant un soutien technique aux ONGI, aux ONG du Somaliland et au gouvernement du Somaliland dans le cadre de Plan. domaines d'expertise
RÔLE BUT
Le but de ce travail est de contribuer à l'efficacité et à l'efficacité des processus administratifs et RH de l'organisation. Le titulaire du poste soutiendra le spécialiste administratif et RH dans les domaines du recrutement, du recrutement, de l'approvisionnement et de la mise à jour des actifs et des stocks. et d'autres tâches administratives quotidiennes conformément au système et aux procédures de Plan.
périmètre de gestion, lignes hiérarchiques, relations clés
Relève de : Spécialiste administratif et RH
Relations clés
Interne
- Prévoyez du personnel international, y compris ;
- Équipe des finances
- Programme team
- Équipe de développement commercial
- L'équipe REMF
- Bureaux régionaux
Externe
- Vendeurs et Fournisseurs.
- Partenaires de mise en œuvre
- Ministères de tutelle
Niveau de contact avec les enfants
Contact intermédiaire : Interaction occasionnelle avec les enfants
Environnement physique
- Basé dans un environnement de bureau typique pendant que vous êtes au bureau ;
- Si nécessaire, déplacements périodiques
Principales responsabilités
Administration – RH, gestion des stocks et des magasins et gestion des services de bureau
- Organiser et soutenir la gestion de l'accueil et des débriefings pour le personnel et les visiteurs entrants et sortants.
- Assurez-vous que les services de bureau tels que le nettoyage des bureaux, le café / thé, Internet, les connexions téléphoniques sont en ordre et que toutes les autres factures de services publics sont payées en temps opportun.
- Recevoir tous les biens achetés, en s'assurant qu'ils sont conformes aux bons de commande pour la qualité, la quantité et selon les spécifications.
- Maintenir un inventaire des articles achetés par le Bureau.
- Agir comme point de contact principal avec les prestataires externes ou le bailleur pour assurer le bon fonctionnement des locaux partagés.
- Exécuter toutes autres tâches et fonctions connexes pouvant être assignées par le supérieur hiérarchique de temps à autre.
- Contribuer à tout le processus de recrutement
Approvisionnement
- Pour gérer le bureau, y compris le suivi des baux, des contrats, des assurances des locaux et des actifs et récurrents.
- Soutien pour assurer la gestion efficace des coûts et que le budget RH et administratif a été dépensé judicieusement au moment prévu.
- Soutenir tous les achats pour les activités opérationnelles.
- Traiter les paiements et les enregistrer régulièrement
Logistique – Faciliter les déplacements, les réunions et les formations
- Organiser / faciliter les voyages du personnel du bureau de Plan International Somaliland / Somalie et de ses associés, y compris les visas, les billets d'avion et les réservations d'hôtel.
- Organiser/faciliter les lieux et autres logistiques nécessaires pour les réunions, les formations, les ateliers organisés par Plan et communiquer efficacement avec les participants.
- Gère les coupons/reçus de carburant et autres documents connexes pour le véhicule officiel en marche.
- Prendre toutes les dispositions nécessaires pour organiser des réunions et des conférences au besoin.
- Superviser les processus d'obtention de visas, permis de travail, autorisations gouvernementales.
- Organiser les déplacements et l'hébergement du personnel régional et des visiteurs, au besoin.
- Augmenter tous les PR des départements opérationnels et administratifs selon les besoins.
- Développer et maintenir les fichiers électroniques et physiques partagés pour assurer un accès simple à l'information.
- Aide à la tenue à jour des dossiers du personnel du personnel ; de manière à ce que toutes les informations pertinentes, telles que l'éducation, les formations reçues, les dates d'embauche, les dates d'expiration des contrats, les soldes de congés, les évaluations de performance soient enregistrées de manière appropriée et en lieu sûr.
- Aider à l'enregistrement et à la gestion des actifs pour le bureau et les résidences du personnel
- Effectuer en temps opportun toutes les taxes requises du bureau de Plan Somaliland et de la Somalie.
- Enregistrez tous les actifs achetés sur le bon de réception et inscrivez-vous dans le formulaire d'enregistrement des immobilisations avec la valeur et la date des articles achetés ;
- Couvrir l'administrateur et le spécialiste des ressources humaines pendant les congés.
- Soutenir les femmes dans le plan d'action de sécurité et les rapports
- Effectuer toute autre tâche assignée par le supérieur hiérarchique
Expertise technique , compétences et connaissances
Diplôme/expérience indispensable :
- Un baccalauréat en administration des affaires, en économie, en travail social, en relations internationales, en développement ou dans un domaine similaire ;
- 5 ans d'expérience pertinente dans le secteur des ONGI ou combinaison équivalente démontrée ;
Langues requises
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais
- D'excellentes compétences en communication écrite et verbale en somali sont également obligatoires (car le rôle est réservé aux nationaux)
Les valeurs de Plan International en pratique
Nous sommes ouverts et responsables
- Favorise une culture d'ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
- Se tient responsable, ainsi que les autres, d'atteindre les normes d'intégrité les plus élevées.
- Cohérent et équitable dans le traitement des personnes.
- Ouvert sur les erreurs et désireux d'apprendre d'eux.
- Responsable de veiller à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes
Nous nous efforçons d'avoir un impact durable
- Énonce un objectif clair pour le personnel et fixe des attentes élevées.
- Crée un climat d'amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
- Concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l'impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou aux crises.
- Basé sur des preuves et évalue l'efficacité.
Nous travaillons bien ensemble
- Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis le cas échéant.
- Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- S'engage et travaille bien avec d'autres personnes extérieures à l'organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et responsabilisants
- Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis le cas échéant.
- Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- S'engage et travaille bien avec d'autres personnes extérieures à l'organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Les candidates sont fortement encouragées à postuler
Processus de demande:
Veuillez envoyer remplir la candidature en ligne dans le facteur de réussite apparaît dans le lien de la candidature et joindre votre CV et lettre de motivation dans le système.
Des références professionnelles avec des e-mails institutionnels doivent être incluses dans votre CV.
Veuillez noter que les candidatures contenant des e-mails personnels ou des références non pertinentes seront automatiquement rejetées.
Veuillez noter que Plan International ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement.
Date limite de candidature : 4 avril 2023