Officier supérieur de l’administration (AfCFTA)

Informations sur l'organisation

Relève du : Chef de l'administration et de la gestion des ressources humaines  Direction
/Département/Organe : Administration et gestion des ressources humaines (AfCFTA)
Nombre de subordonnés directs : 19 Nombre de subordonnés indirects: 3 : Accra, Ghana

Objectif du travail

Aide à la gestion et à la supervision des activités des services administratifs du Secrétariat de l'AfCFTA pour assurer la livraison des résultats dans les délais proposés, les règles, les règlements, le budget et le calendrier.

Fonctions principales

• Fournir un soutien et des conseils techniques et intellectuels dans la gestion de diverses activités administratives liées au domaine de travail.
• Gérer le secrétariat du conseil d'enquête et d'autres organes administratifs
• Concevoir le secrétariat de l'AfCFTA et des politiques complètes de services administratifs 
• Élaborer et mettre en œuvre une politique complète d'enregistrement et des SOP de l'AfCFTA 
• Surveiller et évaluer la mise en œuvre des diverses activités de l'administration

Responsabilités spécifiques

• Assurer la mise à disposition des ressources (humaines, matérielles et services) nécessaires pour soutenir les activités quotidiennes du personnel du bureau
• Gérer le personnel au jour le jour et les opérations administratives du bureau
• Veiller à ce que l'environnement de travail est sain et respectueux, et exempt de danger ou de risques de sécurité
• En coordination avec les ressources humaines, entreprendre des examens périodiques pour s'assurer que les locaux du Bureau sont mis en place 
• Examiner les arrangements administratifs et faire des recommandations appropriées au besoin
• Formuler et mettre en œuvre des mesures de sûreté et de sécurité du personnel, en consultation avec les agents de sécurité (OS)
• Assurer la liaison avec le gouvernement et d'autres acteurs externes pour fournir des services de soutien vitaux (c'est-à-dire le traitement des visas ; les exonérations fiscales, etc.
) services communs)
• Participer au recrutement, aux nominations et aux formalités administratives concernant le personnel local
• Examiner et approuver le règlement des droits des employés, y compris l'indemnité journalière de subsistance, les salaires locaux et le régime d'assurance médicale (MIP)
• Donner des conseils sur les questions relatives aux besoins administratifs et en personnel de la Division
• En coopération avec les RH, approuver les stratégies de gestion du personnel et assurer la conformité locale avec les normes de l'UA sur le lieu de travail
• Coordonner les activités de formation et de renforcement des capacités du personnel dans les domaines liés à l'administration
• Contrôler et vérifier les comptes mensuels et diverses activités administratives
• S'assurer que des contrôles internes appropriés sont en place
• Attribuer, émettre et résilier des contrats (locaux) et des accords-cadres conformément aux pouvoirs délégués et règlements, règles et procédures de l'UA
• Servir en tant que membre du Comité local des contrats (LCC) conformément aux pouvoirs délégués
• Faire respecter les règles, politiques et instructions financières et administratives de l'UA
• Et s'acquitter de toutes les autres tâches et responsabilités assignées .
• Gérer et participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des buts, des objectifs, des politiques et des priorités pour les programmes assignés ; et administrer les politiques et procédures

Exigences académiques et expérience pertinente

Une maîtrise universitaire en administration des affaires, administration publique, gestion administrative, gestion de projet ou dans des domaines connexes avec 7 ans d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés 

ou

Baccalauréat en administration des affaires, administration publique, gestion administrative, gestion de projet ou dans des domaines connexes avec 10 ans d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dont 3 ans à un niveau de supervision dans une organisation internationale similaire.

Compétences requises

• Une capacité démontrée à initier et à promouvoir des approches collaboratives et à mettre en œuvre des activités conjointes ; 
• Capacité à établir et à maintenir des partenariats et des relations de travail efficaces à la fois en interne et en externe dans un environnement multiculturel et multiethnique, avec sensibilité et respect de la diversité, y compris l'équilibre entre les sexes • Capacité à aider à développer des objectifs, des plans et des actions de programme clairs
qui sont conformes aux stratégies convenues et de déléguer, suivre et ajuster de manière appropriée ces plans et actions
• Capacité à produire des rapports clairs et professionnels
• Maîtrise de l'une des langues de travail officielles de l'UA (arabe, anglais, français, kiswahili, portugais et espagnol) et aisance dans une ou plusieurs autres langues de l'UA est un avantage supplémentaire ;

Compétences en leadership

Les compétences de base

Compétences fonctionnelles