Responsable Administratif et Logistique

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Job Description

Responsable Administratif et Logistique

Emplacements : Harare, Zimbabwé
Type d'heure : À temps plein
ID de la demande d'emploi : Réquisition – 2023200771
  • Titre du poste : Agent administratif et logistique 
  • Lieu : Hararé
  • Superviseur : agent principal des finances et de l'administration

Résumé de la position

Sous la direction et la supervision de l'agent principal des finances et de l'administration, il soutiendra le bon fonctionnement des installations, des achats, des stocks, de la sécurité et de la gestion des voyages de l'organisation. Il / elle assurera également le fonctionnement efficace de la flotte de véhicules de FHI 360 Zimbabwe, y compris le contrôle, les allocations, la maintenance, le ravitaillement en carburant, l'entretien et les réparations. Gérer les conducteurs et assurer le respect des normes de sécurité routière. Fournissez à la direction des informations régulières sur l'entretien et les coûts de la flotte, y compris les performances des conducteurs et les besoins de formation. L'agent administratif et logistique sera responsable de l'utilisation efficace des ressources organisationnelles dans la réalisation des livrables susmentionnés.

Devoirs et responsabilités

  • Soutenir le département des finances et des opérations pour planifier, organiser et superviser les dispositions multifonctionnelles de l'approvisionnement, de la sécurité et du soutien administratif à FHI 360 Zimbabwe.
  • Planifiez et allouez des véhicules, au niveau du pays, de la province et du district, et utilisez de manière optimale les actifs de transport de FHI 360.
  • Planifiez et approuvez tous les travaux de maintenance, d'entretien et de réparation de tous les véhicules, en garantissant l'utilisation de pièces de rechange de qualité et en vous concentrant sur la limitation des temps d'immobilisation des véhicules. 
  • Assurez-vous que tous les véhicules sont correctement immatriculés et assurés et que tous les registres et journaux de bord sont à jour.
  • Gérez les contrats avec les fournisseurs de carburant et assurez une comptabilisation précise des kilomètres, de la consommation de carburant et des coûts.
  • Superviser tous les conducteurs en s'assurant qu'ils sont tous formés, qualifiés et titulaires d'une licence appropriée.
  • Participer aux stratégies d'approvisionnement qui soutiennent les objectifs de l'entreprise et sur le terrain , offrant un avantage concurrentiel à FHI 360 dans les domaines de la gestion des matériaux, des fournitures, de la sécurité et des services.
  • Maintenir un calendrier d'entretien, de réhabilitation et de maintenance de l'ensemble de l'installation FHI 360 , y compris la structure physique du bâtiment, tous les équipements mécaniques, électriques et connexes, conformément aux programmes d'économie d'énergie et d'entretien préventif.
  • Assurer la maintenance et le suivi de l'inventaire/stock de tous les équipements de bureau.
  • Supervision de toutes les demandes de petite caisse pour le bureau de pays
  • Gérer les préparatifs de voyage pour le personnel provincial et de district et les autres participants.
  • Prend en charge la planification, la coordination et l'attribution des espaces de bureau en consultation avec les parties concernées.
  • Assure l'étiquetage approprié du matériel de bureau, du mobilier et des accessoires.
  • Superviser et gérer la réceptionniste et/ou les adjoints administratifs
  • Fournir des services d'astreinte en cas de pénurie de chauffeurs.
  • Effectuer d'autres tâches pertinentes assignées.

Connaissances, compétences et attributs

  • Compétences proactives éprouvées dans l'identification des économies de coûts, de l'évitement des coûts et des opportunités d'efficacité.
  • Connaissance des lois et réglementations en matière de transport au Zimbabwe, de la logistique, de la planification de la flotte, de l'administration et de la maintenance
  • Connaissance approfondie de l'assurance automobile, des règles de sécurité et de circulation, solide expérience au Zimbabwe et connaissance du contexte du Zimbabwe
  • Expertise démontrée dans l'établissement de relations efficaces avec les clients internes clés et d'autres parties prenantes clés.
  • Connaissance démontrée de la tarification, des négociations de contrats, de la résolution des conflits, des politiques et des procédures.
  • Bonnes compétences analytiques, numériques et matures en résolution de problèmes.
  • Capacité à s'adapter facilement à l'évolution des besoins et des modes de travail.
  • Maîtrise avancée des applications Microsoft Office telles que MS Word, Excel, PowerPoint, Pastel, AccPac, Quick Books ou tout logiciel de comptabilité
  • Capacité à gérer et à travailler sous pression avec un minimum de supervision.
  • Bon esprit d'équipe , attitude positive, esprit flexible, à l'aise pour travailler dans des environnements multiculturels.
  • Fort sens de l'éthique, de l'intégrité, de la crédibilité et du respect de la diversité.
  • Capacité à communiquer efficacement avec le personnel et la direction avec diplomatie et fermeté.

Qualifications et expérience

  • BS / BA en administration des affaires, comptabilité, finance ou dans un domaine connexe et un minimum de 3 ans d'expérience pertinente dans les opérations, l'approvisionnement, la maintenance et / ou l'administration des installations / gestion de flotte.
  • Ou complété ACCA, CIMA, ICSA, SAA, IAC, HND ou toute autre qualification professionnelle pertinente avec un minimum de 3 ans après la qualification est requis.
  • Un minimum d'un diplôme en transport et logistique ou dans un domaine connexe, la possession d'un certificat d'examen commercial ou de tout certificat de circulation reconnu serait un avantage supplémentaire.
  • Une connaissance approfondie des règles de circulation est indispensable.
  • La possession d'un permis de conduire valide est indispensable.
  • Une connaissance des règles et réglementations d'approvisionnement financées par les donateurs (en particulier une expérience des réglementations d'approvisionnement de l'USAID ) est requise.

Cette offre d'emploi résume les principales tâches du poste. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être confiées pour s'acquitter de ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit d'examiner et de réviser ce document à tout moment.

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FHI 360 considérera pour l'emploi tous les candidats qualifiés, y compris ceux ayant des antécédents criminels, d'une manière conforme aux exigences des lois nationales et locales applicables.
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