Responsable Administratif

• Date : 24 janvier 2023
• Lieu : Freetown, Sierra Leone
• Entreprise : Plan International

L'organisation

Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits des enfants et l'égalité pour les filles.

Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l'exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.

Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu'à ce qu'ils atteignent l'âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer – et de réagir – aux crises et à l'adversité. Nous conduisons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.

Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 85 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 80 pays.

Plan International Sierra Leone cherche à recruter des professionnels de haut niveau pour occuper le poste de  responsable administratif (poste national) basé à Freetown afin d'accomplir les tâches décrites ci-dessous :

RÉSUMÉ DU POSTE

Ce rôle est nécessaire pour assurer la gestion, le leadership et l'orientation stratégique de la fonction administrative au sein de la Sierra Leone conformément aux principes, politiques, normes mondiales ainsi qu'aux meilleures pratiques de Plan tout en tenant compte de l'environnement local et des besoins commerciaux en ligne / en s'engageant avec le Stratégie pays en lien avec la stratégie globale de Plan International.

(S) il sera chargé de superviser tous les aspects administratifs des activités soutenant les programmes de Plan International Sierra Leone et de s'assurer que le fonctionnement de Plan se déroule dans un environnement sûr et sécurisé. (S) il s'assure que toutes les activités sont effectuées conformément aux procédures et pratiques établies par Plan, telles que prescrites dans le manuel des opérations de Plan et sont conformes à l'accord entre Plan International Sierra Leone et le gouvernement de la Sierra Leone.

Le responsable administratif est membre de l'équipe élargie de direction du pays (ECLT) de Plan International Sierra Leone.

DIMENSIONS DU RÔLE

Le responsable administratif sera responsable de la gestion et de la supervision de la fonction administrative pour les opérations dans le pays, y compris l'administration du bureau. Ce poste est chargé d'assurer l'exécution du plan départemental administratif et un soutien opérationnel adéquat pour que le pays mette en œuvre une grande variété de programmes et de projets.

Le gestionnaire administratif est donc responsable de l'organisation et de la coordination efficientes et efficaces des équipes d'administration assurant la planification et le soutien administratif frontal proactif pour répondre aux besoins et aux exigences du projet.

RESPONSABILITÉS

1. S'assurer que les installations de Plan sont en bon état pour le travail de Plan

• Veiller à ce qu'il existe un mécanisme solide pour l'entretien régulier, rapide et efficace des locaux de Plan ;
• Veiller à ce que les bureaux, les complexes et les logements de Plan soient en bon état de gestion
• Veiller à ce que Plan dispose d'un système de sécurité adéquat dans ses locaux pour le personnel, les véhicules, les équipements, etc.
• Superviser/faciliter les conférences/ateliers et les arrangements de visites.
• Veiller à ce que les installations de Plan International Sierra Leone soient couvertes par des assurances appropriées et qu'un mécanisme de surveillance existe pour s'assurer que les dommages sont rapidement réparés par l'assureur.
• Faciliter l'enquête annuelle d'assurance et soumettre un rapport de qualité au siège

1. Entretenir de bonnes relations avec le gouvernement de la Sierra Leone

• Veiller à ce que le bureau de pays adhère à tous les aspects de l'accord de pays entre Plan et le gouvernement de la Sierra Leone
• Veiller à ce que les rapports requis de Plan au gouvernement de la Sierra Leone soient envoyés en temps opportun.
• Faciliter l'enregistrement/le renouvellement de l'enregistrement auprès du ministère de la Planification et du Développement économique
•  Assurez-vous que Plan est conforme à toutes les lois et réglementations applicables en Sierra Leone
• Veiller à ce que Plan maintienne un enregistrement approprié, comprenne et respecte ses exigences

1. Veiller à ce que l'administration de Plan International Sierra Leone soutienne la prestation de programmes de qualité

• Participer à la proposition et à la conception du projet, y compris la budgétisation du projet, ainsi que fournir des commentaires aux propositions de projet sur les principaux aspects administratifs
• Transmettre les politiques et procédures de l'organisation liées à l'administration à tout le personnel administratif tout en garantissant une compréhension et une application claires à tout moment
• Élaborer, réviser et mettre en œuvre des procédures administratives spécifiques
• Examiner les procédures opérationnelles standard (SOP) pour fournir des conseils institutionnels sur les domaines d'affectation 
• Veiller à ce que le permis de travail et la carte d'identité de résident du personnel international soient traités conformément à la loi de la Sierra Leone
• Collaborer avec les chefs de service et le personnel pour s'assurer que le soutien administratif est correctement planifié et fourni en temps opportun
• Veiller à ce que des mises à jour périodiques soient fournies aux principales parties prenantes sur leurs demandes

1. Fournir un soutien administratif, la gestion du bureau du directeur de pays et de l'administration exécutive

• Gérer et maintenir la planification des voyages du directeur de pays et assurer un soutien logistique, le cas échéant
• Veiller à ce que les services demandés dans le bureau / la maison du directeur de pays soient fournis
• Planifier et mettre à jour le calendrier annuel des réunions de l'équipe de direction du pays
• Collectez, compilez et partagez les données de voyage du personnel, y compris les visites de NO, GH, Sponsors et Media Crew avec les parties concernées.

1. Développer et diriger une équipe administrative compétente et motivée 

• Planification des ressources humaines – Recruter, développer et retenir le personnel.
• Gestion des performances – Gérer, motiver, développer et superviser les performances du personnel conformément aux systèmes, règles et réglementations de l'organisation en matière de gestion des ressources humaines, y compris l'évaluation du personnel, la formation et la planification de carrière.
• Élaborer des plans de travail pour l'équipe sous supervision.
• Surveiller les performances de l'équipe et prendre des mesures si nécessaire pour que les objectifs soient atteints (soit en continu, soit à temps, le cas échéant),
• Créer un environnement de travail positif dans lequel l'amélioration continue, l'esprit de service, la transparence et les communications ouvertes sont des valeurs clés.
• Superviser et gérer la performance du personnel, y compris l'encadrement, le mentorat et le renforcement des capacités.

RELATIONS CLÉS

Interlocuteurs internes

• Chef des opérations de contact élevé en tant que superviseur direct
• Contact élevé avec les responsables de la mise en œuvre du programme et de l'influence
• Contact élevé avec les départements des finances et de la chaîne d'approvisionnement
• Contact élevé avec le personnel du programme

Interlocuteurs externes

• Contact élevé avec le ministère de la Planification et du Développement économique

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES

Diplôme et expérience :

Essentiel

• Éducation/Parcours professionnel :
• Baccalauréat en gestion logistique/administration des affaires, en approvisionnement ou dans un domaine d'études connexe et au moins 3 ans d'expérience professionnelle.
• Capacité à répondre/gérer plusieurs demandes provenant de diverses unités/services
• Capable de travailler en équipe et de manière autonome
• Capacités de planification et d'organisation sur des cadres à court et à long terme
• Compétences décisionnelles et analytiques
• Orienté vers les solutions axé sur les résultats du programme
• Expérience dans la préparation et la soumission de dossiers commerciaux
• Souci du détail et solutionneur de problèmes – capable de sortir des sentiers battus
• Capable de garder la vue d'ensemble à l'esprit
• Capable de donner une orientation claire et de gérer des priorités concurrentes
• Compétences en leadership situationnel, y compris être capable de montrer l'exemple
• Compétences en communication
• Reste calme et positif sous pression et dans des situations difficiles
• Conscient de l'impact sur les autres et adaptant son propre comportement en conséquence

ENVIRONNEMENT PHYSIQUE

Environnement de bureau typique

NIVEAU DE CONTACT AVEC LES ENFANTS

Interaction occasionnelle avec les enfants.

RESPONSABILITÉ GÉNÉRALE

Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la protection de l'enfance (CPP) et l'égalité et l'inclusion des genres (GEI) soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre pertinentes applicables à leur domaine de responsabilité. Cela inclut, mais sans s'y limiter, s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite (CoC) de Plan International, leur pertinence par rapport à leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Assurez-vous que le personnel comprend l'engagement de Plan International à mener un programme féministe au sein de l'organisation, et que l'ambition d'égalité des sexes et de leadership transformateur en matière de genre est intégrée dans notre cadre de leadership fondé sur les valeurs.

Les valeurs de Plan International

https://plan-international.org/about-us/careers-plan-international/our-values-work

Pour postuler à cet emploi, veuillez cliquer sur “Postuler” Votre candidature doit inclure : 

• Une lettre de motivation
• Un CV complet comprenant les détails de deux arbitres, dont l'un doit être votre superviseur actuel ou le plus récent

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Des références seront prises et des vérifications des antécédents et de la lutte contre le terrorisme seront effectuées conformément à la politique de protection des enfants et des jeunes de Plan International.

Plan International suit une politique d'égalité des chances et encourage activement la diversité en accueillant les candidatures de tous, en particulier les femmes et les personnes vivant avec un handicap.

Les candidatures anticipées sont encouragées car nous examinerons les candidatures tout au long de la période de publicité et nous nous réservons le droit de fermer l'annonce plus tôt.

• Lieu : Bureau de pays/ Freetown
• Type de rôle : Responsable administratif
• Relève du : chef des opérations
• Classe : E
• Date de clôture : 4 février 2023

L'égalité, la diversité et l'inclusion sont au cœur même de tout ce que représente Plan International.

Nous voulons que Plan International reflète la diversité des communautés avec lesquelles nous travaillons, offrant des opportunités égales à tous, quels que soient l'âge, le handicap, le changement de sexe, le mariage et le partenariat civil, la grossesse et la maternité, la race, la religion ou les convictions, le sexe ou l'orientation sexuelle.

Plan International est basé sur une culture d'inclusion et nous nous efforçons de créer un environnement de travail qui garantit que chaque équipe, dans chaque bureau, dans chaque pays, est riche en personnes, pensées et idées diverses.

Nous favorisons une culture organisationnelle qui embrasse notre engagement envers la justice raciale, l'égalité des sexes, les droits des filles et l'inclusion.

Plan International estime que dans un monde où les enfants sont confrontés à tant de menaces de maltraitance, il est de notre devoir de veiller à ce que nous, en tant qu'organisation, fassions tout notre possible pour assurer la sécurité des enfants. Cela signifie que nous avons des responsabilités particulières envers les enfants avec lesquels nous entrons en contact et que nous ne devons en aucune façon contribuer à nuire ou à mettre les enfants en danger.

Une série de contrôles préalables à l'emploi seront effectués conformément à la politique de Plan International sur la protection des enfants et des jeunes. Plan International participe également au programme inter-agences de divulgation des fautes professionnelles. Conformément à ce programme, nous demanderons des informations aux employeurs précédents des candidats sur toute découverte d'exploitation sexuelle, d'abus sexuel et / ou de harcèlement sexuel pendant l'emploi, ou sur les incidents faisant l'objet d'une enquête lorsque le candidat a quitté son emploi. En soumettant sa candidature, le demandeur d'emploi confirme sa compréhension de ces procédures de recrutement.

Veuillez noter que Plan International n'enverra jamais d'e-mails non sollicités demandant un paiement aux candidats.