Responsable Finances et Subventions

Description de l'emploi

Le responsable des finances et des subventions sera responsable de la gestion financière et des subventions du programme et veillera au respect des procédures, règles et réglementations financières de FHI 360 et de l'USAID. Il / elle aidera à l'élaboration du budget, aux rapports financiers, surveillera les dépenses du programme et maintiendra les systèmes de classement financier. Le responsable des finances et des subventions aidera les sous-bénéficiaires à renforcer leurs systèmes de gestion financière et de conformité. Il / elle supervisera l'examen des rapports financiers des sous-récipiendaires et assurera les processus d'avance et de liquidation des sous-récipiendaires en temps opportun. Le responsable des finances et des subventions travaillera avec le responsable financier pour s'assurer que les coûts contestés par les sous-récipiendaires et les conclusions de l'audit sont traités en temps opportun. 

Responsabilités du poste :

• Effectuer le processus d'évaluation préalable aux sous-récipiendaires et superviser les négociations d'attribution des sous-récipiendaires sélectionnés ainsi que la préparation des lettres d'attribution et du mémorandum de négociation
• Passez en revue les termes et conditions critiques des sous-récompenses avec les sous-récipiendaires pour vous assurer qu'ils ont pleinement
• compréhension de l'accord de sous-attribution
• Faciliter et s'assurer que les contrats de sous-attribution sont entièrement exécutés avant le début des activités et le déblocage des fonds aux sous-récipiendaires
• Gère la configuration des contrats dans le système de gestion des contrats et/ou de gestion financière.
• Élaborer un plan de suivi des sous-subventions pour chaque sous-récipiendaire
• Prépare les obligations et désobligations des sous-attributions, les modifications et autres documents pertinents pour examen par le responsable financier.
• En collaboration avec l'équipe CO Finance, préparer et gérer le processus d'audit, les audits internes et externes
• Gestion des calendriers de suivi des sous-récipiendaires en fonction des risques et assurer le suivi du soutien à l'atténuation ainsi que veiller à ce que des mesures correctives soient prises
• Analyse du pipeline des sous-récipiendaires
• Coordonner la conformité sur site et hors site ainsi que les plans d'assistance technique à la gestion financière pour tous les sous-récipiendaires
• Gestion des plans de développement des capacités financières pour tous les sous-récipiendaires et s'assurer que le mentorat requis est effectué
• Veiller à ce que des séances de mentorat pratiques soient menées et documentées en fonction des initiatives de développement des capacités financières entreprises pour les sous-récipiendaires
• Coordonner le développement et les révisions des supports de formation, outils et ressources pertinents liés au financement pour les sous-récipiendaires, ainsi que faciliter les sessions de formation pertinentes
• Superviser l'examen des rapports financiers des sous-récipiendaires et des rapports de partage des coûts en appliquant les principes de comptabilité et d'audit ainsi que les règles et réglementations de l'USG.
• Gestion du processus d'avance et de liquidation des sous-récipiendaires en temps opportun
• Préparer les bons de paiement et d'avance de voyage et les rapprochements des rapports de frais de voyage
• Coordination entre les départements pour s'assurer que les coûts contestés des sous-récipiendaires sont traités en temps opportun
• Veiller à ce que le SFR, l'OCIA, le contrôle interne et les autres constatations systémiques soient traités et corrigés en temps opportun
• Veiller à ce que les sous-récipiendaires et les sous-traitants respectent les termes et conditions des contrats/sous-subventions signés
• Initier et administrer les modifications et approbations annuelles des contrats et des sous-subventions, telles que la levée de conditions spécifiques, les ajustements de la portée, les changements de personnel, le réalignement du budget, la période de performance et toutes les modifications connexes des sous-accords
• Surveiller et assurer le respect de toutes les règles et réglementations de l'USG
• Veiller à ce que tous les documents liés à la subvention, y compris les rapports, les livrables et la documentation financière/technique connexe, soient mis à jour, complétés et correctement classés
• Travailler avec l'équipe technique sur des processus de démarrage et / ou de clôture transparents des sous-subventions

Exigences minimales:

• Baccalauréat en finance / comptabilité avec 5 à 7 ans d'expérience dans l'administration et la conformité des sous-subventions pour les projets financés par l'USG (USAID / PEPFAR de préférence); ou une maîtrise avec 3 à 5 ans d'expérience dans l'administration de sous-subventions et / ou la conformité pour des projets financés par l'USG (USAID / PEPFAR de préférence).
• Familiarité ou connaissance des projets financés par l'USAID et des politiques et procédures de gestion des subventions. Une expérience antérieure de travail avec un programme soutenu par l'USAID ou le PEPFAR est hautement souhaitable.
• Connaissance de la théorie et des pratiques généralement acceptées en matière de comptabilité, de budgétisation et de contrôle fiscal.
• Suivi budgétaire et compétences en comptabilité générale.
• Compétences logicielles pertinentes, y compris les logiciels de comptabilité automatisés, les tableurs de base de données et les systèmes d'information de gestion.
• Familiarité avec le secteur de la santé publique en Afrique du Sud, les organisations non gouvernementales (ONG)
• Solides compétences en gestion de projet et en gestion du temps.
• Expérience démontrée dans la gestion de gros volumes de sous-subventions de grande valeur avec des partenaires locaux.
• Capacité à répondre aux demandes de renseignements de manière indépendante et à assurer le suivi des demandes de manière efficace avec un minimum de supervision et à gérer efficacement un volume élevé de flux de travail.
• Capacité à travailler de manière collaborative, productive et sensible dans un environnement multidisciplinaire et multiculturel.
• Capacité à superviser l'équipe des finances et à créer et gérer les horaires de l'équipe 
• Haut degré de maîtrise de la communication écrite et orale en anglais.
• Compétences informatiques bien développées.

Les candidats dûment qualifiés vivant ouvertement avec le VIH et/ou représentatifs des populations clés affectées par le VIH sont également activement encouragés à postuler.

Cette description de poste résume les principales tâches du poste. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être confiées pour s'acquitter de ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit d'examiner et de réviser ce document à tout moment.

Il s'agit d'un contrat à durée déterminée se terminant le 30 septembre 2023.

Cette offre d'emploi résume les principales tâches du poste. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être confiées pour s'acquitter de ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit d'examiner et de réviser ce document à tout moment.

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FHI 360 considérera pour l'emploi tous les candidats qualifiés, y compris ceux ayant des antécédents criminels, d'une manière conforme aux exigences des lois nationales et locales applicables.
FHI 360 favorise la force et la santé de sa main-d'œuvre grâce à une ensemble d'avantages concurrentiels, le perfectionnement professionnel et les politiques et programmes qui favorisent un équilibre sain entre le travail et la vie personnelle. Rejoignez notre main-d'œuvre mondiale pour faire une différence positive pour les autres et pour vous-même.

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