ASSISTANT-E ADMINISTRATIF/VE

Job Description

OUVERTURE DE POSTE

Le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) est une organisation humanitaire, neutre, impartiale et indépendante ayant pour mission de protéger la vie et la dignité des victimes de conflits armés ou d’autres situations de violence, et de leur porter assistance. Il veille également à la promotion du Droit international Humanitaire et des principes du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant Rouge. Notre institution emploie plus de 18’170 collaborateurs et est présente dans 99 pays.

En vue de combler une vacance de poste au sein de son équipe Logistique pour sa Délégation à Ouagadougou, le CICR souhaite recruter : Un-e Assistant-e Administratif/ve

Le/la titulaire du poste aura comme responsabilités générales :

• Préparer et finaliser des courriers, des bordereaux, des présentations internes, des procès-verbaux de réunions et d'autres documents ; diffuser les informations pertinentes aux personnes concernées.
• Actualiser les données (calendrier, tableaux, graphiques ainsi que d'autres outils) et assurer le suivi des factures/dossiers et leur archivage.
• Assurer la préparation logistique de réunions, notamment la mise en place des salles et du matériel ainsi que l'aménagement technique nécessaire à la tenue de conférences téléphoniques, de présentations et de vidéoconférences.
• Exécuter des tâches administratives (photocopies, destruction de documents, gestion des stocks de matériel.
• S'assurer que toutes les formalités administratives en lien avec les véhicules sont exécutées de façon professionnelle en accord avec les règles du CICR (gestion de tous les dossiers véhicules ainsi que toute la documentation liée aux importations, exportations de véhicules).
• Gérer l'ensemble des messages entrants et sortants de l’atelier.
• Faire le suivi des fiches de mission pour les éventuelles demandes – motos, générateurs, carburant – adressées au garage
• Mettre à jour le planning d'entretien des engins.
• Faire les fiches de travail pour tous les travaux à exécuter par les mécaniciens sur les engins.
• S'occuper de la justification des avances de travail faites par l’équipe du garage.
• Tenir à jour les saisies dans Fleetwave (gestion du carburant selon les assets du site et le parc véhicule, Job cards).
• Faire les demandes nécessaires au Vehicle Fleet Manager concernant les plaques, assurances, archivages, changements d'affectation des véhicules & engins du site.
• Informer le Vehicle Fleet Manager de tout changement de location des engins pour l'actualisation de Fleetwave.
• S’occuper de la préparation de la vente des engins et envoie tous les dossiers au Vehicle Fleet Manager.
• Faire l’archivage de tous les dossiers de la fleet à la fin de chaque année.

Profil requis :

• BTS/DUT en administration des affaires et/ou en gestion, secrétariat de direction, finance comptabilité ou tout autre diplôme équivalent.
• Au moins 2 ans d'expérience professionnelle confirmée dans un poste similaire ; expérience avec une ONG un atout.
• Parfaite maîtrise du français et de l’outil informatique “Word”, “Excel”… Bonnes connaissances en anglais (écrit et parlé).
• Personnalité fiable et très bien organisée dans son travail. Bon sens de la planification.
• Capacité à travailler aussi bien en équipe que de manière autonome, indépendante et avec rigueur.
• Bon esprit d'équipe et bonne capacité de communication.
• Motivé-e, flexible, dynamique et résistant-e au stress.
• Aptitude à traiter les informations avec toute la confidentialité requise.
• Disponibilité à travailler et voyager sur l’ensemble du territoire burkinabè et si nécessaire à l’étranger.
• Ne pas avoir d'engagements extérieurs/personnels incompatibles avec une organisation humanitaire neutre.

Nous recherchons une personne méthodique, précise, responsable, rigoureuse, organisée, dotée de bonnes aptitudes organisationnelles, ayant un bon sens du travail en équipe, de l’initiative et respectueuse des valeurs du CICR.

Si vous répondez à ce profil, merci de nous faire parvenir votre dossier comprenant les éléments suivants : Curriculum Vitae, lettre de motivation mentionnant la prétention salariale, copies des diplômes et des certificats de travail. Le dossier est à envoyer exclusivement par email à l’adresse suivante : oug_recruitment_services@icrc.org au plus tard le 26 novembre 2024, à l’attention du Manager Ressources Humaines avec en objet la référence Administrative Assistant 2025. 

Date souhaitée d’entrée en fonction : Le 1^er janvier 2025

Lieu du poste : Ouagadougou

Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées. 

 Seuls les candidats correspondant au profil recherché seront contactés pour les prochaines étapes du processus et les dossiers de candidatures reçues deviennent propriété du CICR et ne seront pas restitués.

 Veuillez prendre note que ni frais ni autres faveurs ne seront demandés, à quelque étape que ce soit du processus de recrutement.

Code de conduite pour les collaborateurs et collaboratrices du CICR | Comité international de la Croix–Rouge (icrc.org) / www.icrc.org/fr/document/code-de-conduite-collaborateurs-et-collaboratrices-cicr