RESPONSABLE, LOGISTIQUE

RÉSUMÉ DU POSTE : Le gestionnaire de la logistique sera responsable de l'exécution et de la supervision technique et du soutien à la gestion de l'entrepôt, des actifs, de la flotte, du transport de marchandises, des rapports GIK et d'autres activités assignées, conformément aux procédures, règles et réglementations d'International Medical Corps, du pays hôte et des donateurs. Maintient un contact étroit avec l'équipe régionale de la logistique (et l'équipe mondiale si nécessaire) pour obtenir des conseils, un soutien technique et des rapports liés à l'approvisionnement. Travaille généralement sous la supervision directe du coordonnateur de la logistique. Portée géographique : Dans tout le pays.

Pour accomplir ce travail avec succès, une personne doit être en mesure d'exécuter chaque fonction essentielle avec ou sans aménagement raisonnable :

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Coordination et représentation :

• En coordination avec le coordinateur logistique, gère les activités logistiques du pays. Assure la supervision technique, la contribution, l'orientation et la supervision du personnel logistique afin de garantir un soutien efficace et opportun à la mise en œuvre des projets.
• Soutient l'évaluation initiale de la logistique et de la chaîne d'approvisionnement et la réévaluation continue du contexte opérationnel, y compris les infrastructures et les voies d'accès pour la mission dans le pays. Soutient la planification optimale des ressources en fonction de l'évaluation.
• Responsable de la gestion de l'entreposage, des actifs, de la flotte, du transport de marchandises, des rapports GIK, etc. conformément aux politiques, procédures, SOP et directives applicables.
• Participe à la planification, à la conception et à la budgétisation des projets afin de garantir que les ressources humaines et matérielles et les systèmes logistiques requis sont pris en compte et sont adaptés pour soutenir les opérations planifiées et la charge de travail prévue.
• Soutenir la mise en œuvre des stratégies logistiques conformément à la stratégie du programme/opération du pays et au plan de préparation.
• Soutient la mise en œuvre harmonieuse des programmes et des opérations de l'IMC, en participant à la planification des livraisons d'approvisionnement/GIK et des expéditions de produits vers la distribution, ainsi qu'à la coordination efficace d'autres activités logistiques au niveau du pays.
• Améliore la coordination commerciale entre les départements de la logistique, des programmes et des finances pour développer un consensus autour des priorités et une résolution conjointe des problèmes afin d'améliorer la fourniture de l'assistance aux bénéficiaires.
• Identifie et anticipe les risques logistiques qui ont un impact sur les activités du programme. Élabore et met en œuvre des activités d'atténuation/réduction des risques connexes.
• S'assure, en collaboration avec l'équipe de direction du pays, que les besoins en matière de soutien logistique en termes de personnel et d'infrastructure logistique interne, nécessaires à un soutien efficace du projet, sont correctement pris en compte et budgétisés dans toutes les propositions de projet.
• Soutient le coordonnateur logistique, coordonne avec les chefs de service et développe des solutions logistiques, alimente les autres services avec des informations et des données logistiques pertinentes utiles pour améliorer les livrables du projet et sollicite des commentaires pour garantir des actions sur les améliorations identifiées.
• Identifier et partager des idées, des innovations, des meilleures pratiques et des demandes d’amélioration liées aux processus d’affaires et aux outils associés au niveau local et mondial.
• Met en œuvre, analyse et surveille les indicateurs de performance clés pour tous les aspects logistiques.
• Assure que les rapports standards sont préparés, analysés et partagés avec les parties prenantes conformément aux exigences et au calendrier standards.
• Soutenir la collecte de données en temps opportun et la soumission de rapports logistiques aux donateurs.
• Représente positivement l'International Medical Corps auprès des représentants du gouvernement, des représentants de la communauté, du groupe logistique, des forums d'ONG, des partenaires et des fournisseurs de manière positive et professionnelle.
• Contribue à la création d’une image positive et à la crédibilité globale de l’organisation, par l’application du mandat, de l’éthique et des valeurs d’International Medical Corps, tant à l’interne qu’à l’externe.
• Responsable de la mise en œuvre des réglementations américaines en matière de conformité aux exportations et de la politique de lutte contre le terrorisme et de contrôle des parties interdites, dans le cadre de toutes les activités de logistique et de chaîne d'approvisionnement de la mission du pays.
• Assure que les activités logistiques minimisent l’impact négatif sur l’environnement.

Logistique

• Superviser la mise en œuvre correcte des systèmes et procédures standard de l'International Medical Corps pour la gestion des entrepôts, des transports, de la flotte, des actifs et des rapports GIK.
• Responsable de la conception, du déploiement et de la mise en œuvre du système de gestion des informations et de reporting logistique conformément aux normes organisationnelles.
• Collecte et analyse les indicateurs d'évaluation de la productivité et de la qualité, les commentaires des demandeurs/utilisateurs et des partenaires commerciaux/fournisseurs et ajuste les stratégies logistiques en conséquence pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
• Assure que les accords de niveau de service (SLA) avec d’autres départements sont convenus, révisés et mis à jour périodiquement.
• Veille à ce que les délais de planification logistique tiennent compte des SLA convenus.
• Assure la capture, le suivi, l'analyse et le reporting des données logistiques.
• S'assure que les transactions sont documentées, stockées et accessibles conformément aux procédures standard, et qu'une piste d'audit est en place.
• Participe à la coordination avec l'équipe Logistique et Chaîne d'approvisionnement du pays et du siège social sur la livraison des commandes internationales et d'autres activités ou projets de support à distance.
• Soutenir l’obtention de permis d’importation/transit/exportation pour les expéditions internationales et le dédouanement en temps opportun.
• Superviser et coordonner toutes les questions logistiques liées à la gestion de la flotte et du carburant, afin de garantir que les véhicules sont immatriculés, assurés, gérés et entretenus, disposent d'équipements adéquats (sécurité, communication, outils, etc.) et de pièces de rechange/accessoires, et que tous les accidents sont signalés et traités correctement.
• Soutenir le coordinateur logistique dans le maintien d'une flotte de véhicules adaptée et optimisée du pays et, le cas échéant, de générateurs.
• Assure que l'utilisation du carburant est correctement supervisée, enregistrée et rapprochée.
• Assure le transport des marchandises et des personnes en toute sécurité, la formation des conducteurs et la mise en œuvre systématique des procédures de conduite sécuritaire, imposées par l'IMC et les lois locales.
• Soutenir la coordination du transport de marchandises au niveau national par le biais de modes et de moyens de transport appropriés, fournis par l'IMC ou par l'intermédiaire de partenaires, du pôle logistique, etc. et, si nécessaire, en veillant à l'obtention des permis nécessaires à l'expédition auprès des autorités locales.
• Soutenir le coordinateur logistique dans l’élaboration d’un plan adéquat d’acquisition et de remplacement d’équipements/actifs (y compris les articles TIC), et reflété dans les propositions et les budgets des projets.
• En collaboration avec le gestionnaire d'actifs et les points focaux, s'assure que la liste des actifs est à jour et que tous les actifs et éléments attrayants sont correctement enregistrés, attribués à un dépositaire, suivis, entretenus et signalés jusqu'à leur élimination finale, conformément aux exigences du manuel des actifs de l'IMC et aux réglementations applicables des donateurs.
• S'assure que les entrepôts sont sélectionnés et enregistrés conformément aux procédures IMC.
• En collaboration avec le coordonnateur logistique, s'assure que les opérations d'entrepôt disposent du personnel, de l'équipement, du mobilier, des fournitures et des améliorations d'infrastructures nécessaires pour maintenir des conditions de stockage, de sécurité et de sûreté optimales.
• Assure une gestion précise, conforme et transparente de l'entrepôt conformément aux manuels IMC et aux réglementations nationales.
• Assure un contrôle documenté de la quantité et de la qualité de toutes les livraisons.
• Assure la bonne mise en œuvre de l'utilisation du catalogue d'articles dans les activités logistiques.
• Veille à ce que les propriétaires de stocks aient accès aux rapports sur l'état des stocks pour faciliter le réapprovisionnement des stocks en temps opportun et la planification de la distribution.
• En collaboration avec le coordinateur logistique, assure le partage en temps opportun de la documentation GIK nouvellement reçue avec le bureau logistique du siège pour faciliter la réservation financière.
• Soutenir le coordonnateur de la logistique dans l'acquisition d'équipements et de fournitures d'assurance en facilitant l'obtention d'informations opportunes et précises.
• Si nécessaire, soutenir le coordonnateur logistique pour garantir que les licences d'équipement de télécommunication sont acquises auprès des autorités compétentes (HF, VHF, téléphones satellites, BGAN, VSAT, etc.), correctement exploitées et entretenues de manière rentable.

Renforcement des capacités du personnel et gestion des performances, apprentissage et développement :

• Fournit un leadership et un soutien à tout le personnel de l'IMC sous sa supervision.
• Crée et maintient une structure d'équipe adaptée à ses objectifs avec une séparation appropriée des tâches grâce à une planification et une optimisation continues des ressources humaines au sein de l'équipe affectée.
• Recrute, intègre, encadre, forme, supervise et encadre le personnel sous ses ordres directs, notamment en communiquant des attentes claires, en fixant des objectifs de performance, en fournissant régulièrement et en temps opportun des commentaires constructifs sur le rendement et des évaluations de rendement documentées. Veiller à ce que ces mesures soient répercutées jusqu'au niveau d'assistant en encadrant les responsables du personnel pour qu'ils entreprennent un processus similaire.
• En coordination avec le coordonnateur de la logistique, identifie les besoins/lacunes en matière de formation et veille à ce que les plans de formation soient élaborés, entièrement mis en œuvre et que des formations de recyclage soient dispensées au personnel sous supervision, selon les besoins et jugés nécessaires.
• Maintient des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, en favorisant un esprit d’équipe fort et en fournissant une supervision et des conseils pour permettre au personnel de s’acquitter avec succès de ses fonctions.
• Dans le cadre du plan de succession et des objectifs de nationalisation, identifie, forme et développe les capacités du personnel national, sous supervision, pour assurer avec succès la transition des rôles et des responsabilités, chaque fois que cela est possible.

Conformité, Audit et contrôles associés

• Responsable des activités assignées conformément aux politiques et procédures de l'IMC et aux réglementations applicables des donateurs et aux lois locales.
• Soutient la mise en œuvre des mécanismes de contrôle du département sur la conformité des processus d'affaires et des activités connexes.
• Reste informé des politiques et procédures des donateurs liées à la logistique et à la chaîne d'approvisionnement et est responsable de la diffusion rapide et de l'application cohérente du programme dans l'ensemble du pays.
• Soutient l'évaluation et l'appréciation des risques ayant un impact sur la logistique et veille à ce que des plans d'action soient en place pour atténuer, minimiser ou supprimer l'impact des risques.
• Assure le maintien de systèmes de classement précis, avec des enregistrements documentés et vérifiables de toutes les transactions et rapports de logistique et de chaîne d'approvisionnement.
• Prend en charge la soumission en temps opportun des rapports logistiques obligatoires à l'équipe de direction du pays et à l'équipe de logistique et de chaîne d'approvisionnement mondiale, conformément aux politiques et procédures de l'IMC.
• Travaille avec les collègues des services Finances, Conformité, Audit, Logistique du pays et l'équipe Logistique régionale pour évaluer la conformité des processus opérationnels et de la documentation associée afin d'identifier les lacunes et de mettre en œuvre les mesures correctives nécessaires et d'atténuation des risques. Met en œuvre des mesures correctives en coordination avec la direction du pays et du siège. Fournit des réponses aux questions d'audit, le cas échéant.
• En coordination avec le coordinateur logistique, s'assure que les exigences de conformité à l'exportation pour toutes les actions de logistique et de chaîne d'approvisionnement sont examinées, appliquées et correctement documentées conformément aux conditions générales de licence applicables, afin d'éviter toute violation potentielle. Le cas échéant, consulte les points focaux du siège pour la conformité à l'exportation sur les exigences des licences existantes et la nécessité de toute nouvelle licence ou renouvellement de licences requis pour mener des opérations.

Prévention de la fraude

• Engagé dans la prévention, la détection, le signalement et la réduction des risques de fraude conformément aux politiques et procédures de l'IMC, aux réglementations des donateurs et aux lois locales.

Système d'information et de gestion logistique (SIGL)

• Soutient la mise en œuvre de solutions logicielles pour la logistique au niveau national.
• Soutient le coordinateur logistique dans ses efforts pour que les utilisateurs du LMIS soient formés et utilisent les solutions logicielles de manière cohérente et précise.
• Aide le coordinateur logistique à garantir que les rapports/tableaux de bord LMIS relatifs au pays sont disponibles ou accessibles aux parties prenantes.

Accomplir d’autres tâches qui lui seront confiées. Les tâches et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

QUALIFICATIONS MINIMALES

• En règle générale, un baccalauréat en logistique humanitaire, en gestion de la chaîne d'approvisionnement, en transport international, en commerce ou en gestion de la chaîne d'approvisionnement humanitaire est requis. Une combinaison équivalente d'études et d'expérience pertinentes peut être substituée si nécessaire.
• Généralement, 7+ années d’expérience pertinente de travail dans la logistique humanitaire.
• Engagement et compétences démontrées pour renforcer les capacités du personnel national dans les domaines de la gestion logistique, de la supervision et du suivi.
• Solides compétences d’organisation et de résolution de problèmes avec une approche analytique.
• Excellentes compétences interpersonnelles, de gestion et de leadership. Expérience en gestion à distance.
• Capacité à créer et à maintenir un esprit d’équipe efficace, à travailler de manière participative avec le personnel sous supervision et d’autres intervenants pour évaluer les besoins, mettre en œuvre et suivre les activités.
• Capacité à s'intégrer et à bien travailler au sein d'une équipe multiethnique et multiculturelle.
• Utilisation avancée du pack MS. Capable de renforcer les capacités du personnel sur la conception et l'utilisation de formulaires Excel.
• Anglais (Capacité à lire, analyser et interpréter des contrats commerciaux, des procédures techniques ou des réglementations gouvernementales. Capacité à rédiger des rapports). Le français, l'espagnol et l'arabe sont un plus.
• Une connaissance et une compréhension préalables des règles et réglementations des donateurs applicables à la logistique (USAID/BHA, ECHO, CE, DFID, etc.) sont souhaitées.
• Capacité à définir des problèmes, à collecter des données, à établir des faits et à tirer des conclusions valables
• Capacité à interpréter une grande variété d'instructions techniques (y compris dans le domaine médical) et à faire preuve d'ingéniosité, de flexibilité et de créativité, essentielles pour travailler avec un large éventail d'activités de programmes.
• Permis de conduire valide (préféré).