ASSISTANTE D’EQUIPE, PIAC.1

LA BANQUE:

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement qui promeut la croissance économique et le progrès social sur tout le continent. Il compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque fournit un soutien financier et technique à des projets transformateurs qui réduiront considérablement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Afin de cibler clairement les objectifs de la Stratégie décennale (2024 – 2033) et d’assurer un plus grand impact sur le développement, cinq domaines majeurs (High 5), qui accéléreront tous notre action en faveur de l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, Agro-industrie, industrialisation, intégration et amélioration de la qualité de vie des populations africaines. 

LE COMPLEXE :

Le président planifie, supervise et gère les activités du Groupe bancaire. Sous la direction des conseils d'administration, le président dirige les affaires de la Banque et du Fonds africain de développement et gère les opérations et activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le président supervise plusieurs départements et unités, dont le Bureau du Président ; Département indépendant d’évaluation du développement ; Département d'intégrité et de lutte contre la corruption ; Unité de vérification de la conformité et de médiation ; Secrétariat de la Commission de Recours des Sanctions ; Tribunal administratif ; Bureau du vérificateur général ; Direction de la Gestion des Risques Groupe ; Département du contentieux général et des services juridiques ; Direction de la Communication et des Relations Extérieures ; Bureau de l’intégrité et de l’éthique du personnel et Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général.

LE DÉPARTEMENT/DIVISION DE RECRUTEMENT :

Le Bureau de l'intégrité et de la lutte contre la corruption (PIAC) joue un rôle essentiel dans la réalisation de ce mandat en protégeant l'image et la réputation de la Banque et en améliorant le climat d'investissement sur le continent à travers la dissuasion, la prévention et la réduction de la fraude, de la corruption, de la mauvaise conduite du personnel et d’autres pratiques néfastes au sein du Groupe de la Banque.

PIAC a pour mandat principal d'élaborer des mesures préventives visant à réduire la fraude et la corruption dans les opérations bancaires, d'entreprendre des enquêtes sans entrave sur les allégations de corruption, de fraude et d'autres mauvaises pratiques dans les opérations financées par le Groupe de la Banque, et de mener des enquêtes sur les allégations de mauvaise conduite impliquant des membres du personnel de la Banque.

La Division de l'intégrité et de la prévention (PIAC.1) a pour mandat principal d'élaborer des mesures préventives visant à réduire de manière proactive les risques de mauvaise conduite, de fraude ou de corruption du personnel au sein des opérations financées par le Groupe de la Banque.

LA POSITION:

L'assistant d'équipe travaillera en étroite collaboration avec le chef de division et l'équipe pour fournir un soutien administratif. Le titulaire du poste aidera le chef de division et l'équipe à utiliser au mieux leur temps en s'occupant des tâches de secrétariat et d'administration.  

FONCTIONS CLÉS :

Sous la supervision générale du gestionnaire/chef d'équipe, l'assistant d'équipe effectue les tâches suivantes :

1) GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

• Entreprendre des tâches et des processus transactionnels qui soutiennent le bon déroulement du travail du
  gestionnaire et de l'équipe.
• Fournir un soutien et un suivi de la correspondance et des processus administratifs courants.
• Entreprendre la correspondance et les tâches conformément aux formats acceptés par la Banque et vérifier
  les erreurs typographiques probables, la présentation, l'exhaustivité et l'exactitude procédurale de tous les documents
  soumis au gestionnaire/chef d'équipe pour autorisation, approbation ou signature.
• Examiner et prioriser la correspondance et les tâches importantes à exécuter.
•  Effectuer le suivi et s'assurer que les tâches sont complétées avec diligence et dans les délais impartis.

2) COMMUNICATION ET LIAISON

• Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir selon la nature et l'urgence de chacun, y compris les rediriger vers les membres de la division concernée ou les parties à l'action, le cas échéant.
• Faciliter l’organisation des réunions en ce qui concerne leurs horaires et la réservation du lieu.
• Fournir un soutien au gestionnaire/à l'équipe pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel.
• Effectuer le suivi des délais de travail pour les tâches courantes et assignées.
• Planifier les réunions du Manager/Équipe, selon les horaires et l'agenda de la semaine.
• Organiser l'heure et le lieu des réunions et fournir le soutien nécessaire à leur réussite.

3) TENUE DES DOSSIERS ET DOCUMENTATION

• Maintenir un système de classement sous forme de copies papier et électroniques pour répondre aux besoins de la division/de l'équipe.
•  Tenir un calendrier hebdomadaire des activités qui montre toutes les réunions auxquelles assisteront le gestionnaire/chef d'équipe ainsi que les autres membres du personnel, y compris toutes les visites externes au département.
• Obtenir des informations et des documents de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels participera le personnel de l'équipe, en vérifiant leur disponibilité et en s'assurant qu'ils disposent des dossiers et documents d'information appropriés.
• Maintenir l'adresse de contact/répertoire de diffusion des partenaires travaillant avec la division/l'équipe.

4) ADMINISTRATION DU BUREAU

• Organiser le voyage du manager/de l'équipe, y compris les billets, la réservation d'hôtel, etc.
• Soutenir la préparation des présentations selon les besoins.
• Photocopiez et envoyez des communications électroniques lorsque le besoin s’en fait sentir.
• Entreprendre toute autre tâche connexe assignée par le gestionnaire/leadership de l'équipe.

COMPÉTENCES (aptitudes, expérience et connaissances) :

1. Détenir au minimum un baccalauréat ou son équivalent en gestion des affaires, commerce, administration ou discipline connexe.
2. Avoir un minimum de quatre (4) années d'expérience pertinente dans des postes évolutifs, rattachés à un bureau de direction, de préférence dans une organisation internationale ;
3. Être capable de travailler sous pression et d'établir des priorités dans le cadre dynamique d'un environnement international et multiculturel.
4. Capacité à traiter rapidement et efficacement les demandes internes et externes.
5. Capacité à gérer des demandes, des priorités et des délais serrés simultanés et changeants.
6. Maîtrise de l'utilisation des équipements standards (ordinateur, scanner, photocopies etc.)
7. Engagement démontrable à fournir d’excellents services de réception et d’administration axés sur le service client.
8. Être capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois, d'excellentes compétences en résolution de problèmes et une attention aux détails.
9. Communication efficace ; très orienté client, bon travail d'équipe et bonnes relations.
10. Capacité à travailler et à coopérer avec des personnes issues d'horizons divers et donc à opérer efficacement dans une organisation multiculturelle.
11. Bonnes approches innovantes et créatives des activités afin d'améliorer la performance et de créer des avantages supplémentaires pour les clients et l'organisation.
12. Intégrité et confidentialité.
13. Maîtrise de la communication écrite et verbale en anglais ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l'autre.
14. Compétence dans l'utilisation des logiciels standards de la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint). La connaissance de SAP ou d'autres systèmes ERP serait un avantage supplémentaire.

CE POSTE N'ATTIRE PAS LES TERMES ET CONDITIONS INTERNATIONALES. LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN PERSONNEL LOCAL ET NE BÉNÉFICERA DONC PAS DE CONDITIONS GÉNÉRALES D'EMPLOI INTERNATIONALES.