PERSONNEL A COURT TERME – ASSISTANT D’UNITE

LA BANQUE:

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement qui promeut la croissance économique et le progrès social sur tout le continent. Il compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque fournit un soutien financier et technique à des projets transformateurs qui réduiront considérablement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Afin de cibler clairement les objectifs de la Stratégie décennale (2024 – 2033) et d’assurer un plus grand impact sur le développement, cinq domaines majeurs (High 5), qui accéléreront tous notre action en faveur de l’Afrique, ont été identifiés pour une intensification, à savoir : l’énergie, l’agroalimentaire, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque cherche à constituer une équipe de direction qui dirigera la mise en œuvre réussie de cette vision.

LE COMPLEXE :

La vice-présidence pour « l'agriculture, le développement humain et social » est un complexe sectoriel axé sur les priorités High 5 de la Banque : « Nourrir l'Afrique » et « Améliorer la qualité de vie des populations africaines ». Les objectifs complexes sont (i) élaborer une politique et une stratégie ; (ii) fournir une expertise sectorielle approfondie aux Régions en rassemblant des pools de personnes expérimentées qui peuvent être consultées pour fournir une expertise sectorielle sur des transactions complexes ; (iii) développer de nouveaux instruments de financement ; (iv) représenter la Banque auprès des parties prenantes externes sur les aspects de « Nourrir l’Afrique » et d’améliorer la qualité de vie des populations africaines ».

LE SERVICE DE RECRUTEMENT :

Le Département du financement agricole et du développement rural travaille en étroite collaboration avec le Département de l’agriculture et de l’agro-industrie et les directions régionales pour apporter un soutien à la mise en œuvre de Nourrir l’Afrique : Stratégie pour la transformation agricole en Afrique, 2016-2025.

Le Département du financement agricole et du développement rural se concentre sur la réalisation des éléments suivants :

• Concevoir, financer et promouvoir des partenariats public-privé et des zones spéciales de transformation agro-industrielle (SAPZ) dirigées par le secteur privé ;
• Financer, étendre et catalyser les flux de capitaux de prêts commerciaux et d’investissements privés dans les entreprises agroalimentaires ;
• Accélérer la transformation de l’agriculture grâce aux acteurs du secteur privé ;
• Concevoir et soutenir des structures de financement des risques de catastrophe pour atténuer l'impact financier des catastrophes naturelles et des événements liés au climat sur les populations vulnérables en Afrique grâce à des mécanismes d'assurance et de couverture dirigés et activés par le secteur privé ;
• Soutenir le financement des petites et moyennes entreprises (PME) agricoles par le biais de mécanismes catalytiques, y compris, mais sans s'y limiter, le financement concessionnel et mixte ;
• Catalyser et soutenir les flux de capitaux pour faire évoluer les PME en établissant des mécanismes de partage des risques et d'autres produits.

Le Département dispose d'un front office et est structuré en deux Divisions : (i) Division de l'Agriculture et de la Finance Rurale ; et (ii) Division du développement des infrastructures rurales. Le Front Office du Directeur héberge des initiatives clés qui visent à améliorer l'accès au financement innovant pour les agro-PME, y compris le recours à l'assurance.

LA POSITION:

Le personnel à court terme – Assistant d'unité soutiendra et assurera le bon déroulement du travail dans les initiatives spéciales au sein du front office du directeur de l'AHFR en ce qui concerne les activités administratives de l'unité et de ses équipes. Plus précisément, les objectifs du poste sont les suivants :

1. Fournir un soutien administratif aux initiatives spéciales et à leurs équipes respectives, via le rapport direct du coordonnateur du programme de financement des risques de catastrophe en Afrique (ADRiFi) ;
2. Décharger les équipes des détails d'administration par des tâches liées à leur emploi ;
3. Soutenir l'exécution des tâches, processus et activités requis au sein de l'équipe, garantissant ainsi que les décisions de gestion sont efficacement exécutées au sein du département ;
4. Servir d’intermédiaire entre les équipes et les publics externes.

FONCTIONS CLÉS :

Sous la supervision du responsable des PME agroalimentaires et des finances innovantes, l'assistant d'unité effectuera les tâches suivantes :

1) GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

• Entreprendre des tâches et des processus transactionnels qui soutiennent le bon déroulement du travail des équipes ;
• Fournir un soutien et un suivi de la correspondance et des processus administratifs courants ;
• Entreprendre la correspondance et les tâches conformément aux formats acceptés par la Banque et vérifier les erreurs typographiques probables, la présentation, l'exhaustivité et l'exactitude procédurale de tous les documents soumis au gestionnaire/chef d'équipe pour autorisation, approbation ou signature ;
• Examiner et prioriser la correspondance et les tâches importantes à exécuter ;
• Effectuer le suivi et s'assurer que les tâches sont complétées avec diligence et dans les délais impartis.

2) COMMUNICATION ET LIAISON

• Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir selon la nature et l'urgence de chacun, y compris les rediriger vers les membres de la division concernée ou les parties à l'action le cas échéant ;
• Faciliter l'organisation des réunions en ce qui concerne leurs horaires et la réservation du lieu ;
• Fournir un soutien au gestionnaire/équipe pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ;
• Effectuer le suivi des échéanciers de travail pour les tâches courantes et assignées ;
• Planifier les réunions du gestionnaire/équipe, selon les horaires et l'ordre du jour de la semaine ;
• Organiser l'heure et le lieu des réunions et fournir le soutien nécessaire à leur réussite ;
• Rédiger des rapports/minutes de réunion.

3) TENUE DES DOSSIERS ET DOCUMENTATION

• Maintenir un système de classement en versions papier et électronique pour répondre aux besoins de l'équipe ADRiFi ;
• Tenir un calendrier hebdomadaire des activités qui montre toutes les réunions auxquelles assisteront le gestionnaire/chef d'équipe ainsi que les autres membres du personnel. Il comprend également toutes les visites externes au Département ;
• Obtenir des informations et des documents de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels participeront le personnel de l'équipe, en vérifiant leur disponibilité et en s'assurant qu'ils disposent des dossiers et documents d'information appropriés ;
• Maintenir l'adresse de contact/répertoire de diffusion des partenaires travaillant avec la division/l'équipe.

4) ADMINISTRATION DU BUREAU

• Organiser le voyage du manager/de l'équipe, y compris les billets, la réservation d'hôtel, etc.
• Soutenir la préparation des présentations selon les besoins.
• Photocopiez et envoyez des communications électroniques lorsque le besoin s’en fait sentir.
• Entreprendre toute autre tâche connexe assignée par le gestionnaire/chef d'équipe.

COMPÉTENCES (aptitudes, expérience et connaissances) :

1. Détenir au minimum un baccalauréat ou son équivalent en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe ou dans un domaine connexe ; 
2. Avoir un minimum de 5 ans d'expérience pertinente dans des fonctions administratives et de secrétariat, dans un bureau d'organisations internationales, de banques de développement ou d'institutions similaires ;
3. Preuve de citoyenneté ou preuve de résidence permanente ou d'autorisation de travail dans le pays d'emploi proposé ;
4. Maîtrise de l'utilisation des équipements standards (ordinateur, fax, scanner, photocopies etc.) ;
5. Engagement démontrable à fournir un excellent service de réception et d'administration axé sur le service à la clientèle ;
6. Capacité à gérer des demandes, des priorités et des délais serrés simultanés et changeants ;
7. Capable de travailler sous pression dans le cadre dynamique d'un environnement international et multiculturel, en traitant rapidement et efficacement les demandes internes et externes ;
8. Bonnes compétences écrites et orales en français ou en anglais avec une bonne connaissance pratique de l'autre langue ;
9. Compétence dans l'utilisation des logiciels standards de la Banque (Word, Excel, Powerpoint et Access). La connaissance de SAP est un avantage supplémentaire.

CE POSTE N'ATTIRE PAS LES TERMES ET CONDITIONS INTERNATIONALES. LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN PERSONNEL À COURT TERME (personnel local).