ASSISTANT D’EQUIPE

LA BANQUE

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement qui promeut la croissance économique et le progrès social sur tout le continent. Il compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque fournit un soutien financier et technique à des projets transformateurs qui réduiront considérablement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Afin de cibler clairement les objectifs de la Stratégie décennale (2024 – 2033) et d’assurer un plus grand impact sur le développement, cinq domaines majeurs (High 5), qui accéléreront tous notre action en faveur de l’Afrique, ont été identifiés pour une intensification, à savoir : l’énergie, l’agroalimentaire, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque cherche à constituer une équipe de direction qui dirigera la mise en œuvre réussie de cette vision.

LE COMPLEXE

La Banque a réorganisé et développe le Complexe de développement régional, d'intégration et de prestation de services, dont l'objectif principal est de renforcer les capacités régionales et de rapprocher la responsabilité des activités des clients des régions. En conséquence, cinq pôles régionaux de développement, d'intégration et de prestation de services ont été créés, chacun dirigé par un directeur général, en Afrique australe, en Afrique du Nord, en Afrique de l'Ouest, en Afrique de l'Est et en Afrique centrale.

DÉPARTEMENT DE RECRUTEMENT/BUREAU DE PAYS

Les différents bureaux de pays relèvent de l'un des cinq (5) pôles régionaux de développement, d'intégration et de prestation de services. Chaque hub supervise une combinaison de bureaux de pays et de liaison et de pays non présents. Le Directeur général adjoint rend compte au Directeur général des activités menées dans sa région d'affectation. Chaque pôle héberge les opérations pertinentes, les fonctions de mise en œuvre des projets et de développement des affaires ainsi que les capacités administratives dans un service partagé pour un déploiement rapide dans chaque pays, contribuant ainsi à l'efficacité de la Banque sur le terrain.

Les bureaux nationaux du Groupe de la Banque africaine de développement ont été créés pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes, améliorer la performance du portefeuille de projets et assurer la coordination de l'aide avec d'autres partenaires de développement.

LA POSITION

L'assistant d'équipe travaille en étroite collaboration avec le responsable pays et d'autres membres du personnel pour fournir une assistance administrative. Le titulaire du poste aidera le directeur pays et les autres membres du personnel à optimiser leurs horaires en s'occupant des tâches administratives et de secrétariat.

FONCTIONS CLÉS

Sous la supervision du Country Manager, l'assistant d'équipe effectuera les tâches suivantes :

GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

1. Recevoir et traiter tous les documents entrants et sortants du bureau pays ;
2. Planifier les rendez-vous pour le directeur de pays et les autres membres du personnel du bureau de pays et tenir à jour leurs calendriers ;
3. Veiller à ce que les documents soumis au responsable pays et aux autres membres du personnel pour signature soient complets et exacts et soient accompagnés de la documentation de référence pertinente ;
4. Rédiger la correspondance (générale ou administrative) de sa propre initiative ou sur la base d'instructions et la soumettre à la signature du Country Manager ;
5. Examiner la correspondance sortante pour vérifier qu'elle est conforme aux formats convenus par la Banque et vérifier tous les documents soumis au responsable pays et aux autres membres du personnel pour détecter les erreurs typographiques, la présentation, l'exhaustivité et l'exactitude des procédures ;
6. Examiner et classer la correspondance prioritaire et importante et la soumettre en conséquence ;
7. Surveiller le respect des dates et délais fixés à l'aide d'outils de suivi appropriés et garantir que la correspondance et les demandes sont traitées rapidement ;
8. Rediriger la correspondance pour action par le Country Manager ou l'envoyer directement à la section concernée si nécessaire ;
9. Gérer le gestionnaire de voyages dans SAP pour créer des missions, suivre et demander l'approbation des missions, demander des billets d'avion et créer des demandes de mission au nom du personnel du bureau de pays ;
10. Traiter les paiements administratifs dans SAP conformément aux directives de la Banque sur la séparation des tâches ;
11. Aider les chefs de tâches à capturer et à saisir des données dans le système de rapport sur les résultats (RRS) afin de faciliter le traitement des IPR et des RAP.
12. Soutenir le responsable administratif et financier pour faire le point et compiler les données si nécessaire.

COMMUNICATION ET COORDINATION

13. Traiter les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, en agissant selon la nature et l'urgence de chacun, notamment en les dirigeant vers le bureau approprié lorsque nécessaire ;
14. Filtrer les appels/visiteurs pour le responsable pays et les autres membres du personnel ; prendre rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent le directeur national et les autres membres du personnel ;
15. Fournir des informations générales au responsable pays et au personnel pour leurs rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou le personnel ;
16. Gérer le flux d'informations entre le responsable pays et les autres membres du personnel du bureau pays ;
17. Surveiller les délais pour le responsable pays et les autres membres du personnel du bureau pays ;
18. Organiser des réunions pour le Country Manager et les autres membres du personnel selon l'horaire hebdomadaire et l'emploi du temps du Country Manager ;
19. Organiser l'heure et le lieu des réunions, rassembler les documents d'information nécessaires pour les réunions, y compris les bureaux de pays, selon les besoins ; rappeler au directeur national et aux autres membres du personnel les réunions programmées ;
20. Fournir des services de protocole et de gestion d'événements pour soutenir les visites et événements de haut niveau dirigés ou auxquels participe le Bureau, en coordination avec les responsables du protocole du bureau régional et du siège, selon les besoins.
21. Préparer et diffuser, en temps opportun, les notifications de mission au gouvernement tout en garantissant le succès des missions en fournissant un soutien adéquat.

TENUE DES DOSSIERS ET DOCUMENTATION

22. Maintenir un système de classement papier et électronique pour répondre aux besoins du bureau de pays ;
23. Tenir à jour un calendrier hebdomadaire des activités indiquant toutes les réunions prévues pour le responsable pays et les autres membres du personnel. Cela inclut également toutes les visites en dehors du bureau de pays ;
24. Assurer la disponibilité de notes d'information et de documents de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc., auxquels assisteront le responsable pays et les autres membres du personnel et fournir les dossiers d'information et les documents appropriés ;
25. Tenir à jour une liste de contacts des partenaires travaillant avec le bureau de pays.

BUREAU DE L'ADMINISTRATION

26. Organiser les préparatifs de voyage du directeur national et des autres membres du personnel, y compris les billets d'avion, les réservations d'hôtel, etc. ;
27. Aider à préparer des présentations à l'aide de PowerPoint ou d'autres logiciels, de leur propre initiative ou selon les instructions ;
28. Rédiger la correspondance courante et assurer le suivi des questions non substantielles ;
29. Maintenir un système de classement ; traiter les rapports post-mission du responsable pays et des autres membres du personnel ; assurer la qualité des documents nécessitant l’approbation et/ou la signature
30. Préparer et finaliser les projets de correspondance (lettres, fax, etc.) sur diverses questions au nom des membres du personnel ; préparer les procès-verbaux des réunions;
31. Effectuer toutes autres tâches administratives (photocopies, courriels, etc.).

COMPÉTENCES (qualifications, expérience et aptitudes) :

1. Au moins un baccalauréat ou équivalent en communication, gestion d'entreprise, commerce, administration ou dans une discipline connexe. Une formation complémentaire en secrétariat, en administration ou en gestion de bureau serait un atout.
2. Un minimum de quatre (4) années d'expérience professionnelle pertinente et pratique à des niveaux de plus en plus élevés dans un bureau exécutif, de préférence dans une organisation internationale.
3. Capacité à travailler sous pression et à établir des priorités dans un environnement dynamique, international et multiculturel.
4. Capacité à gérer les demandes internes et externes rapidement et efficacement.
5. Capacité avérée à gérer des demandes et des priorités simultanées et changeantes, ainsi que des délais serrés.
6. Maîtrise de l'utilisation des équipements standards (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.).
7. Un engagement envers un excellent service à la clientèle en mettant l’accent sur l’accueil et le soutien administratif.
8. Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois ; excellentes compétences en résolution de problèmes et souci du détail.
9. Capacité à communiquer efficacement ; démontrer d’excellentes compétences en matière de service à la clientèle, de travail d’équipe et d’établissement de relations.
10. Capacité à travailler efficacement dans une organisation multiculturelle et à coopérer avec des personnes d'horizons divers.
11. Posséder des approches innovantes et créatives des activités pour améliorer et créer de la valeur ajoutée pour les clients et l'organisation.
12. La connaissance des outils de reporting des opérations serait un atout.
13. Faire preuve d’intégrité et de confidentialité.
14. Capacité à communiquer efficacement oralement et par écrit en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l'autre langue.
15. Maîtrise des applications Microsoft Office actuelles (Word, Excel, Access et PowerPoint). Une connaissance de SAP ou d'autres systèmes ERP serait un atout.

Ce poste n'attire pas de conditions d'emploi internationales. (Le titulaire du poste sera considéré comme un staff local et n'aura pas de statut international).

SEULS LES CANDIDATS QUI ONT DÉJÀ LE DROIT DE RESTER ET DE TRAVAILLER EN ZAMBIE SERONT CONSIDÉRÉS POUR CE POSTE. LA BANQUE NE PREND PAS EN CHARGE LES DEMANDES DE PERMIS DE TRAVAIL OU DE DÉMÉNAGEMENT.