ASSISTANTE D’EQUIPE

Application ends: 13 juillet 2024
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Details du poste

  • Date de publication
    18 juin 2024
  • Pays
  • Date d'expiration
    13 juillet 2024
  • Experience
    [3 à 5 ans]
  • Genre
    Homme - Femme
  • Niveau de carrière
    Employé Junior
  • Type d\'emploi
    Nationale 

Job Description

Titre complet du poste vacant : Assistant d'équipe
Lieu : Dakar, Sénégal
Niveau du poste :  GS5
Numéro de poste : 50063715
Date de publication : 14 juin 2024
Date de clôture : 13 juillet 2024

LA BANQUE

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement qui promeut la croissance économique et le progrès social sur tout le continent. Il compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque fournit un soutien financier et technique à des projets transformateurs qui réduiront considérablement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Afin de cibler clairement les objectifs de la Stratégie décennale (2024 – 2033) et d’assurer un plus grand impact sur le développement, cinq domaines majeurs (High 5), qui accéléreront tous notre action en faveur de l’Afrique, ont été identifiés pour une intensification, à savoir : l’énergie, l’agroalimentaire, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque cherche à constituer une équipe de direction qui dirigera la mise en œuvre réussie de cette vision.

LE COMPLEXE

La Banque s'est réorganisée et met en place le Complexe régional de développement, d'intégration et de prestation d'entreprises, dont l'objectif principal est de renforcer les capacités régionales et de rapprocher la responsabilité des activités des clients des régions. Ainsi, cinq bureaux régionaux de développement, d'intégration et de prestation de services, chacun dirigé par un directeur général, ont été créés en Afrique australe, en Afrique du Nord, en Afrique de l'Ouest, en Afrique de l'Est et en Afrique centrale.

DÉPARTEMENT DE RECRUTEMENT/BUREAU DE PAYS

Les différents bureaux nationaux de la Banque relèvent chacun de l'un des cinq (5) bureaux régionaux de développement, d'intégration et de prestation de services. Chaque bureau régional supervise une combinaison de bureaux de pays et de liaison ainsi que des pays dans lesquels la Banque n'a pas de bureaux. Le Directeur général adjoint rend compte au Directeur général des activités menées dans sa région d'affectation. Chaque bureau régional héberge les fonctions pertinentes d'opérations, de mise en œuvre de projets et de développement des affaires ainsi que les capacités administratives dans un service partagé pour un déploiement rapide dans les différents pays, contribuant ainsi à l'efficacité de la Banque sur le terrain.

Les bureaux nationaux du Groupe de la Banque africaine de développement ont été créés pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes, améliorer la performance du portefeuille de projets et assurer la coordination de l'aide avec d'autres partenaires de développement.

LA POSITION

L'assistant d'équipe travaille en étroite collaboration avec le responsable pays et d'autres membres du personnel pour fournir une assistance administrative. Le titulaire du poste aidera le directeur pays et les autres membres du personnel à optimiser leurs horaires en s'occupant des tâches administratives et de secrétariat.

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

Sous la supervision du Country Manager, l'assistant d'équipe effectuera les tâches suivantes :

GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

  1. Recevoir et traiter tous les documents entrants et sortants au bureau pays ;
  2. Planifier les rendez-vous pour le directeur de pays et les autres membres du personnel du bureau de pays et tenir leurs calendriers à jour ;
  3. Veiller à ce que les documents soumis au responsable pays et aux autres membres du personnel pour signature soient complets et exacts et soient accompagnés des pièces jointes et des documents de référence pertinents ;
  4. Rédiger la correspondance (générale ou administrative) de sa propre initiative ou conformément aux instructions et la soumettre à la signature du Country Manager ;
  5. S'assurer que la correspondance sortante est présentée dans le format convenu par la Banque et que tous les documents soumis au responsable pays et aux autres membres du personnel pour autorisation, approbation ou signature sont exempts d'erreurs typographiques, correctement présentés, complets et conformes à la procédure standard ;
  6. Examiner et classer la correspondance prioritaire et importante et la soumettre en conséquence ;
  7. Surveiller le respect des dates et délais fixés à l'aide d'outils de suivi appropriés et s'assurer que la correspondance et les demandes sont traitées rapidement ;
  8. Transférer la correspondance pour action par le responsable pays ou l'envoyer directement à la section concernée, selon les besoins ;
  9. Gérer le gestionnaire de voyages dans SAP pour créer des missions, suivre et demander l'approbation des missions, demander des billets d'avion et créer des demandes de mission au nom du personnel du bureau de pays ;
  10. Veiller à ce que les paiements administratifs soient traités dans SAP conformément aux directives de la Banque sur la séparation des tâches ;

COMMUNICATION ET COORDINATION

  1. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, en agissant selon la nature et l'urgence de chacun, notamment en les dirigeant vers le bureau approprié lorsque nécessaire ;
  2. Filtrer les appels/visiteurs pour le responsable pays et les autres membres du personnel ; prendre rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent le directeur national et les autres membres du personnel ;
  3. Fournir des informations générales au responsable pays et au personnel pour leurs rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou le personnel ;
  4. Gérer le flux d'informations entre le responsable pays et les autres membres du personnel du bureau pays ;
  5. Surveiller les délais d'achèvement des tâches pour le responsable pays et les autres membres du personnel du bureau pays ;
  6. Organiser des réunions pour le Country Manager et les autres membres du personnel selon l'emploi du temps et l'emploi du temps hebdomadaire du Country Manager ;
  7. Fixer l'heure et le lieu des réunions, compiler les documents d'information nécessaires pour les réunions du bureau de pays ; et rappeler au directeur national et aux autres membres du personnel les réunions programmées ; et
  8. Fournir des services de protocole et de gestion d'événements pour les visites et événements de la haute direction dirigés ou auxquels participe le Bureau en coordination avec les agents de protocole du bureau régional et du siège, selon les besoins.

TENUE DES DOSSIERS ET DOCUMENTATION

  1. Maintenir un système de classement papier et électronique pour répondre aux besoins du bureau de pays ;
  2. Tenir un calendrier hebdomadaire des activités indiquant toutes les réunions prévues pour le responsable pays et les autres membres du personnel (y compris toutes les visites en dehors du bureau pays) ;
  3. Assurer la disponibilité de notes d'information et de documents de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc., auxquels assisteront le responsable pays et les autres membres du personnel et s'assurer qu'ils disposent des dossiers d'information et des documents appropriés ;
  4. Tenir à jour une liste de contacts des partenaires travaillant avec le bureau de pays.

BUREAU DE L'ADMINISTRATION

  1. Organiser les voyages du directeur national et des autres membres du personnel, y compris les billets d'avion, les réservations d'hôtel, etc. ;
  2. Aider à préparer des présentations à l'aide de PowerPoint et d'autres logiciels, de sa propre initiative ou selon les instructions ;
  3. Rédiger la correspondance courante sur des questions non substantielles et en assurer le suivi ;
  4. Maintenir un système de classement ; traiter les rapports post-mission du responsable pays et des autres membres du personnel ; assurer la qualité des documents nécessitant approbation et/ou signature ;
  5. Préparer et finaliser les projets de correspondance (lettres, fax, etc.) sur diverses questions au nom des membres du personnel ; préparer les procès-verbaux des réunions;
  6. Effectuer toutes autres tâches administratives (photocopies, courriels, etc.).

COMPÉTENCES (qualifications, expérience et connaissances) :

  1. Au moins un baccalauréat ou équivalent en communication, gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe ; une formation complémentaire en secrétariat, en administration ou en gestion de bureau serait un atout ;
  2. Un minimum de quatre (4) années d'expérience professionnelle pertinente et pratique à des niveaux de plus en plus élevés dans un bureau exécutif, de préférence dans une organisation internationale ;
  3. Capacité à travailler sous pression et à établir des priorités dans un environnement dynamique, international et multiculturel ; capacité à travailler et à coopérer avec des personnes d'horizons divers ;
  4. Capacité à gérer les demandes internes et externes rapidement et efficacement ;
  5. Capacité avérée à gérer des demandes, des priorités et des délais serrés simultanés et changeants ;
  6. Maîtrise de l'utilisation des équipements bureautiques standards (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.);
  7. Un engagement envers un excellent service à la clientèle en mettant l'accent sur la réception et le soutien administratif ;
  8. Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, excellentes compétences en résolution de problèmes et souci du détail ;
  9. Capacité à communiquer efficacement ; démontrer d'excellentes compétences en matière de service à la clientèle, de travail d'équipe et d'établissement de relations ;
  10. Capacité à travailler efficacement dans une organisation multiculturelle ;
  11. Posséder des approches innovantes et créatives des activités afin d'améliorer et de créer de la valeur ajoutée pour les clients et l'organisation ;
  12. Faire preuve d’intégrité et de confidentialité ;
  13. Capacité à communiquer efficacement (oralement et par écrit) en français, avec une connaissance pratique de l'anglais et
  14. Maîtrise des applications Microsoft Office actuelles (Word, Excel, Access et PowerPoint); une connaissance de SAP ou d'autres systèmes ERP serait un atout.

Ce poste n'attire pas de conditions d'emploi internationales. (Le titulaire du poste sera considéré comme un personnel local et n'aura donc pas le statut de fonctionnaire international).

SEULS LES CANDIDATS AYANT DÉJÀ LE DROIT DE RÉSIDENT ET DE TRAVAILLER AU SÉNÉGAL SERONT CONSIDÉRÉS POUR CE POSTE. LA BANQUE NE PREND PAS EN CHARGE LES DEMANDES DE PERMIS DE TRAVAIL OU DE DÉMÉNAGEMENT.

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissant d’un des pays membres de la BAD .

Les candidats qui répondent pleinement aux exigences de la Banque et qui sont pris en considération pour une évaluation plus approfondie seront contactés. Les candidats doivent soumettre un Curriculum Vitae (CV) concis et tout document supplémentaire pouvant être indiqué, si nécessaire. Le président de la Banque africaine de développement se réserve le droit de nommer un candidat à un niveau inférieur. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances. Les candidates sont fortement encouragées à postuler.  http://www.afdb.org

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne demande aucun paiement aux candidats tout au long du processus de recrutement (candidature à un emploi, examen du CV, entretien et traitement final des candidatures). De plus, la Banque ne demande pas d'informations sur les comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité en cas de publications frauduleuses d'offres d'emploi en son nom ou, d'une manière générale, de l'utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit  

« Veuillez noter que la Banque n'accepte pas la double nationalité. Vous devez donc déclarer la nationalité que vous souhaiteriez voir prise en compte par la Banque tout au long de votre carrière, en cas d'embauche. Veuillez télécharger les pièces d'identité délivrées par le gouvernement telles que le passeport, la carte d'identité nationale ou le certificat, etc.