ASSOCIE ADMINISTRATIF, FINANCIER ET APPROVISIONNEMENT

Le Global Green Growth Institute (GGGI) est une organisation intergouvernementale internationale fondée sur des traités qui se consacre à soutenir et à promouvoir une croissance économique forte, inclusive et durable dans les pays en développement et les économies émergentes. Pour en savoir plus, veuillez visiter la page Web de GGGI  . 

BUT

• Veiller à ce que la gestion financière du programme soit effectuée efficacement.
• Exécuter la gestion financière du programme, y compris l'élaboration et le suivi du budget, les rapports aux donateurs, l'appui aux achats et aux audits.
• Examen des feuilles de temps et des dépenses par rapport aux budgets.
• Soutenir les processus de passation de marchés des sociétés de conseil et des prestataires de services conformément aux conditions de l'accord de subvention, aux règles et réglementations de GGGI et aux systèmes internes mis en place pour mener le processus.
• Soutenir les processus de recrutement du personnel et des consultants conformément aux conditions de l'accord de subvention, aux règles et règlements de GGGI et aux systèmes internes mis en place pour mener le processus.
• Soutenir l'examen de la gestion du portefeuille en produisant des rapports périodiques pour le programme pays ;
• Fournir un soutien quotidien à l'évaluation du fonctionnement, de l'efficacité et de la rentabilité du programme,
• Assumer la responsabilité des activités administratives quotidiennes nécessaires à la mise en œuvre réussie du programme.
• Effectuer tout autre soutien administratif selon les besoins, y compris la prise de notes, l'élaboration de l'ordre du jour, les mises à jour du calendrier et la planification des réunions.

FIANÇAILLES

• Travaillant en étroite collaboration avec le représentant national et les chefs de projet, l'associé aux finances, à l'administration et aux achats soutiendra la mise en œuvre du programme dans tous les aspects liés au suivi financier, à la budgétisation, à la planification des achats, aux ressources humaines, à l'administration, à la préparation et à la clôture du projet ;
• Fournir un soutien administratif garantissant une qualité et une précision élevées du travail pour les activités de mise en œuvre du programme : impliquant une liaison approfondie avec diverses unités organisationnelles pour lancer les demandes, obtenir les autorisations nécessaires, traiter et suivre les actions administratives et financières ;
• Gérer les relations fournisseurs avec les cabinets-conseils, les consultants, les prestataires de services et les fournisseurs ;
• Soutenir et motiver le personnel de GGGI dans le pays et les consultants individuels à connaître et à adopter des outils, des systèmes et des processus de manière efficace et efficiente.
• Soutenir l'équipe dans la préparation des rapports financiers et de la tenue des registres conformément aux exigences des donateurs ;
• Coordonne les communications avec les points focaux des donateurs pour les projets indiqués en matière de communications liées aux finances et aux achats ;

LIVRAISON

• Consolider les analyses financières, les rapports et les documents pour le donateur, le comité de pilotage du programme, l'équipe de gestion de GGGI et le chef de projet GGGI ;
• Assumer la responsabilité des activités administratives quotidiennes selon les besoins.
• Préparer et assurer la validation des termes de référence ;
• Développer et fournir du matériel d'intégration aux nouveaux employés et consultants ;
• Élaborer, surveiller et proposer des révisions aux plans financiers et d’approvisionnement ;
• Élaborer et soumettre des demandes au donateur et à GGGI MT pour obtenir l'approbation de la révision des plans financiers et de passation des marchés ;
• Assurer l'utilisation appropriée des outils et systèmes budgétaires GGGI par les membres de l'équipe ;
• Soutenir le chef de projet dans la préparation et la présentation des rapports d'exécution du budget mensuels, trimestriels et annuels, y compris les demandes à des fins d'audit et de rapports financiers des donateurs ;
• Soutenir la fourniture des intrants requis pour effectuer des audits internes/externes conformément aux exigences et aux normes de GGGI et des donateurs respectifs ;
• Guider l'utilisation adéquate et efficace des modules de gestion et financiers pertinents du système de planification des ressources d'entreprise (ERP) de GGGI pour le programme de pays.
• Développer et maintenir à jour les outils de suivi de l'exécution des projets, du plan de travail et des tâches, de la planification des achats, de l'exécution et du processus de modification ;
• Soutenir et former l'équipe à l'utilisation des outils de travail collaboratif ;
• Effectuer tout autre soutien administratif selon les besoins ;

QUALIFICATIONS EXIGENCES

• Un baccalauréat ou une maîtrise en administration des affaires, en finance, en comptabilité ou dans un domaine connexe.
• De préférence, au moins 3 à 4 années d'expérience pertinente dans des rôles d'administration, de planification et de mise en œuvre de plans de développement ainsi que de budgets ; de préférence dans des organisations internationales au niveau local ;
• Excellente maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.);
• Un anglais oral et écrit solide est requis.
• Capacité à préparer des rapports écrits et de la correspondance commerciale, en espagnol et en anglais ;
• Capacité à bien travailler sous pression et à avoir une approche flexible des tâches confiées ;
• Une expérience avec des logiciels de planification des ressources est un plus (par exemple ERP)
• Doit être citoyen de Côte d'Ivoire ou avoir un permis de travail valide en Côte d'Ivoire.

FONCTIONNEL

• Capable d’obtenir des résultats de qualité, dans les délais et de manière rentable. Voit les priorités, planifie l’utilisation efficace des ressources et surveille les progrès par rapport aux objectifs ;
• Rechercher des opportunités pour améliorer les processus et les résultats. Examiner fréquemment les performances pour identifier les domaines à développer ;
• Réagit positivement au changement et est capable de s'adapter rapidement aux nouvelles situations.
• Capable d’assumer un large éventail de tâches avec la même efficacité ;
• Expertise avec des mains fiables dans Microsoft Office ;
• Capacité exceptionnelle à porter une attention aux détails et à l'exactitude, notamment en matière de budgets, d'organisation des reçus et des factures, etc.;
• Apprenant vite, s'adaptant rapidement aux nouveaux environnements de travail et aux nouveaux systèmes, et prêt à apporter une contribution immédiate
• Excellente connaissance des systèmes, des processus et niveau élevé de pensée analytique et logique ;
• Auto-initiative, motivé et axé sur l'équipe, avec la capacité de travailler sous pression et avec peu de supervision ;
• Orienté vers le service aux clients internes et externes, avec des capacités démontrées à trouver des solutions, à résoudre des problèmes et à surmonter les défis.

 CORPORATION

• Comprendre et soutenir activement la mission, la vision et les valeurs de GGGI.
• Promouvoir l’utilisation optimale des ressources publiques
• Promouvoir une culture organisationnelle de confiance, de transparence, de respect et de partenariat.
• Traitez et partagez facilement les informations.
• Gérer les émotions et le stress de manière positive, établir des relations et résoudre facilement les conflits.
• Promouvoir la créativité et l'innovation parmi le personnel.
• Être capable de diriger là où cela est nécessaire et de fournir des solutions aux défis au niveau du projet.

LES CONDITIONS DE TRAVAIL

· L'associé aux finances, à l'administration et aux achats est un niveau X6 dans l'échelle salariale nationale de GGGI en Côte d'Ivoire, qui commence à 23 520 USD. La détermination du salaire de base est soumise à l'expérience du candidat, à sa formation universitaire et à l'équité interne.

· GGGI fournit 15 % du salaire de base pour un plan de retraite/épargne à long terme, 27 jours de congé annuel et une assurance maladie privée.

· GGGI s'engage à fournir un environnement de travail suffisamment flexible pour s'adapter aux divers défis du cycle de vie et aider les membres du personnel à atteindre un meilleur équilibre entre le travail et les engagements personnels/familiaux, garantissant ainsi des performances élevées, une productivité à long terme et un bien-être. étant des membres du personnel.

· Il s'agit d'un poste national et n'inclut pas les avantages de réinstallation.

Protection de l'enfance – GGGI s'engage à protéger l'enfance, qu'un domaine de travail spécifique implique ou non un contact direct avec des enfants. La politique de protection de l'enfance de GGGI est rédigée conformément à la Convention relative aux droits de l'enfant .