AGENT DE SOUTIEN AUX OPERATIONS – LOGISTIQUE ET SYSTEMES (2163)

À propos du rôle : Il s'agit d'un nouveau rôle volontaire de 12 mois avec des mandats non accompagnés, basé à N'Djamena, au Tchad, avec des déplacements dans les zones d'opération de Concern dans les provinces du Sila, du Lac et du Ouaddaï. Vous percevrez une allocation annuelle de 12 329 euros.

Vous relèverez du directeur des opérations et travaillerez en étroite collaboration avec le coordonnateur logistique, les gestionnaires de base, les coordonnateurs de zone, le responsable des ressources humaines et de l'administration, le conseiller régional en logistique, le personnel de la logistique, des finances, des ressources humaines et du programme, selon les besoins.

Nous aimerions que vous commenciez le 1er mai 2024.

 Votre objectif : Le responsable de la logistique et du soutien aux systèmes soutiendra le directeur des opérations dans un certain nombre de tâches liées à la logistique pour les programmes d'urgence et de développement de Concern au Tchad, en se concentrant en particulier sur le soutien à la conformité des systèmes et le renforcement des capacités du personnel. Il/Elle contribuera également à d’autres tâches liées aux systèmes en collaboration avec les RH, l’administration informatique et la préparation à la sécurité. Il/elle recevra une formation et un encadrement sur le terrain, et devra transmettre certaines de ces connaissances et compétences à d'autres membres du personnel.

Les principales tâches comprennent, sans toutefois s'y limiter :

Gestion de la chaîne d'approvisionnement:

• Soutenir le coordonnateur logistique et les gestionnaires de base sur le suivi des commandes de projets, y compris le suivi inter-zones via l'outil de suivi des achats.
• Soutenir l'exécution des procédures de passation de marchés de manière efficace en termes de coûts et de délais, conformément aux politiques et aux orientations de Concern.
• Effectuer des contrôles ponctuels et des évaluations réguliers de la documentation et des processus de passation des marchés pour garantir le respect des procédures de Concern et des donateurs.
• Soutenir les processus de dédouanement.
• Aider le personnel logistique à préparer les offres et à élaborer les contrats-cadres.
• Informer tout le personnel du système de chaîne d'approvisionnement et des contraintes qui y sont liées.
• S'assurer que la base de données des fournisseurs est régulièrement mise à jour
• Organiser les évaluations des fournisseurs lorsque nécessaire
• Participer comme aux réunions du comité d'achat

 Gestion d'entrepôt:

• Fournir un support sur la gestion des entrepôts conformément aux directives Concern.
• Soutenez une gestion efficace des stocks et assurez la disponibilité des données pertinentes sur la gestion des approvisionnements et des registres de stocks.
• Soutenir la sécurité des stocks grâce à la mise en œuvre de contrôles efficaces.
• Assurez-vous que la documentation de l’entrepôt est correctement comprise et utilisée.
• Soutien au renforcement des capacités du personnel et des processus de gestion des entrepôts.
• Documenter et signaler tout écart de stock afin de soutenir l'enquête et la résolution de tout problème potentiel.
• Participer aux inventaires des stocks

 Transport:

• Soutenir les différents gestionnaires de flotte/transport, pour s'assurer que les travaux de maintenance sont correctement documentés (dossiers de maintenance correctement classés, besoins de maintenance mis à jour régulièrement et partagés avec le coordinateur logistique).
• Accompagner les différents gestionnaires de flotte/transport pour suivre la maintenance effectuée sur les véhicules Concern par les prestataires externes et Concern Garage.
• Créer une base de données des pièces utilisées par Concern Chad. Etude de maintenance et de réparations sur mission pour améliorer le suivi et l'efficacité.
• Proposer des initiatives d’écologisation de la flotte
• Soutenir le directeur des opérations dans la collecte de données pour les audits d'empreinte carbone
• Assurer la liaison avec le coordinateur logistique pour garantir que chaque véhicule utilisé par le personnel de Concern dispose d'une trousse de premiers soins appropriée.
• Assurer la liaison avec le directeur des opérations pour rechercher et planifier des cours de base en premiers secours et des cours de recyclage pour les conducteurs.

Réponse d'urgence:

• Soutenir le coordonnateur de la logistique dans l'établissement d'accords-cadres avec les fournisseurs d'équipements nécessaires pour soutenir une intervention d'urgence.
• Soutenir la création et le maintien d'un stock de contingence pour les interventions d'urgence dans chaque endroit
• Soutenir la préparation des plans d’activités de distribution en collaboration avec les départements des programmes.
• Soutenir l’expédition et la réception des marchandises en temps opportun, comme demandé.
• Veiller à ce que les documents de rapprochement de fin de distribution soient compris, utilisés et correctement classés.

Communication et formation :

• Accompagnement dans l'organisation de la maintenance régulière des équipements de communication en collaboration avec le directeur des opérations et le responsable informatique.
• Organiser des formations du personnel sur l'utilisation des équipements de communication et des protocoles de communication.
• Aide à l'intégration des nouveaux collaborateurs
• Aide au développement des formations et évaluations du personnel
• Déplacement sur le terrain pour assurer le coaching des systèmes, par exemple sur la logistique, les achats, le transport, etc.

Responsabilité  

• Contribuer aux initiatives de responsabilisation de l'organisation, notamment en supervisant le déploiement des engagements de Concern dans le cadre des CHS (Core Humanitarian Standards)
• Adhérer pleinement aux engagements et aux règles du code de conduite de Concern et des trois politiques associées ; la Politique de Protection des Participants au Programme (P4), la Politique de Sauvegarde des Enfants et la Politique de Lutte contre la Traite des Personnes, y compris le respect de la confidentialité.

Conformément aux engagements de Concern dans le cadre de la Norme humanitaire fondamentale (CHS) :  

• travailler avec les collègues concernés pour garantir que le mécanisme de retour d'information, de plaintes et de réponse (FCRM) est fonctionnel et accessible, que les commentaires et les plaintes sont bien accueillis et traités ; 
• travailler avec des collègues concernés pour garantir que les informations sur la FCRM, la sauvegarde et le comportement attendu du personnel sont diffusées parmi les participants au programme et les communautés. 

Autre:

• Assister le directeur des opérations et le responsable informatique pour la vérification des actifs
• Soutenir le directeur des opérations pour tout plan de cession d’actifs
• Entreprendre d'autres tâches connexes qui peuvent raisonnablement être exigées par le supérieur hiérarchique ou le directeur pays.

Vos compétences et votre expérience comprendront :

Essentiel:

• Diplôme dans un domaine pertinent (logistique, gestion de la chaîne d'approvisionnement, administration des affaires, etc.)
• Compétences techniques dans au moins deux des domaines suivants : mécanique automobile et gestion de flotte, énergie et électricité, TIC, gestion de la chaîne d'approvisionnement, communications VHF/HF, construction, distributions, achats et appels d'offres, gestion des stocks et entreposage.
• Sensibilisation à la sécurité ou expérience de la vie dans un environnement non sécurisé
• Solides compétences informatiques, y compris l'utilisation de Microsoft Office, en particulier Excel
• Maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit, et bonne maîtrise de l'anglais
• Capacité à organiser et à prioriser la charge de travail, et capacité à faire preuve de sa propre initiative, le cas échéant
• Capacité à agir au sein d'une équipe multiculturelle et multidisciplinaire d'une manière culturellement sensible
• Capacité à communiquer clairement, patiemment et avec respect avec ses collègues
• Capacité à gérer le stress et à travailler sous pression
• Flexibilité, adaptabilité et patience
• Disposé à vivre dans des conditions de vie de base et à voyager dans des lieux éloignés
• Excellente attention aux détails

 Souhaitable:

• Expérience de travail ou de bénévolat antérieure en Afrique subsaharienne
• Expérience en logistique et gestion de la chaîne d'approvisionnement dans des contextes humanitaires ou de développement
• Expérience de travail ou de bénévolat au sein d'une ONG dans un contexte humanitaire

 Compétences particulières, aptitudes ou personnalités requises :

• De bonnes compétences en gestion du temps, la capacité à structurer les processus et à réagir de manière positive et constructive à un environnement opérationnel en évolution rapide sont des compétences clés.

Postuler:

 Les candidatures en français sont les bienvenues

Toutes les candidatures doivent être soumises via notre site Web à l'adresse https://jobs.concern.net avant la date de clôture. Les CV ne doivent pas dépasser 4 pages. 

Tous les candidats présélectionnés pour un entretien du premier tour seront informés par e-mail après la date limite de candidature.

OU

En raison de l'urgence de ce poste, les candidatures seront régulièrement présélectionnées et nous pourrons proposer des postes avant la date de clôture.

Concern Worldwide est une organisation humanitaire internationale non gouvernementale basée en Irlande qui se consacre à la réduction de la souffrance et œuvre à l'élimination définitive de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde.