ASSISTANTE D’EQUIPE

Job Description

Description

Vous souhaitez bâtir une carrière qui en vaille vraiment la peine ? Le Groupe de la Banque mondiale (GBM) est l’une des plus grandes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement ; il s’agit d’un partenariat mondial unique de cinq institutions qui se consacrent à mettre fin à l’extrême pauvreté et à promouvoir une prospérité partagée. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des partenaires des secteurs public et privé, en investissant dans des projets novateurs et en utilisant les données, la recherche et la technologie pour développer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, visitez le  site www.worldbank.org La région de l’Afrique de l’Ouest et du Centre Contexte :

https://www.worldbank.org/fr/region/afr/afrique-occidentale-et-centrale

La Banque mondiale au Sénégal : https://www.worldbank.org/en/country/senegal

La Banque mondiale, institution multilatérale de premier plan dans le domaine du développement économique mondial, recherche cinq assistants d'équipe hautement organisés et motivés pour fournir un soutien administratif, logistique et opérationnel au bureau de pays de la Banque mondiale au Sénégal. Les candidats idéaux peuvent travailler efficacement dans un environnement exigeant et en évolution rapide. Ils seront rattachés au responsable des opérations et travailleront sous la direction de l'assistant exécutif. 

Rôles et responsabilités : 

Les assistants d'équipe font partie intégrante de l'équipe de soutien administratif et client (ACS) du bureau de pays du Sénégal. Il/elle fournira un soutien administratif et client au personnel opérationnel. Le poste implique une interaction fréquente avec d'autres unités institutionnelles, le personnel d'autres sites (localement et internationalement), des responsables gouvernementaux, des consultants et des organisations externes.
Les principales fonctions comprennent, sans s'y limiter :

Support opérationnel et administratif

• Fournir un soutien à la préparation et à la mise en œuvre des projets et activités de la Banque mondiale conformément aux procédures de la Banque.
• Utiliser des compétences en informatique de bureau pour produire des rapports, des présentations et des graphiques complexes conformément au format et à la distribution de la Banque.
• Recueillir et saisir les données fournies par les chefs d'équipe de travail dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports sur l'état d'avancement des projets.
• Rédiger la correspondance courante (lettres types, mémos) conformément aux normes régionales de l'Organisation, en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés et relire les documents.
• Rédiger les procès-verbaux des réunions et aider à la révision de documents volumineux.
• Assister l'équipe ou l'unité de travail en traduisant/rédigeant une variété de documents de routine, en appliquant des compétences efficaces en relecture et en grammaire en anglais et en français.

Gestion de l'information et interaction avec les clients

• Tenir à jour les listes de distribution, les listes de numéros de téléphone et d'adresses des contacts du projet/produit et distribuer les documents à l'équipe.
• Tenir à jour les fichiers de l'unité de travail, du projet et d'autres fichiers (sur papier et électroniques).

Gestion du temps et planification logistique

• Organiser le calendrier de travail et les réunions avec les homologues des équipes en visite.
• Coordonner la gestion du temps et les calendriers, en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et suivre les changements, et communiquer les informations au personnel approprié, à l'intérieur et à l'extérieur du travail immédiat, y compris les responsables extérieurs au Groupe de la Banque, suivre et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l'équipe.
• Suivre les tâches assignées/les étapes du projet/les calendriers en utilisant les technologies modernes de gestion de bureau, coordonner avec le personnel concerné, aider et/ou fournir des informations sur les questions liées au projet.
• Résoudre les problèmes non routiniers de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple, conférences, ateliers, réunions de haut niveau.

Autres fonctions

• Servir de remplaçant aux autres membres du personnel et aux assistants d'équipe pour les tâches de projet et administratives.
• Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande du chef d'équipe.
• Effectuer d'autres tâches à la demande du superviseur.

Les critères de sélection

• Baccalauréat minimum et au moins 2 années d'expérience pertinente.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français.
• Compétences informatiques avancées et maîtrise complète de l'utilisation des applications logicielles pertinentes (Excel, Power Point, Word).

Compétences :

• Bonnes compétences en organisation, résolution de problèmes, analyse et capacité à travailler avec compétence sous une supervision minimale. Démontrer l'attention aux détails et à la qualité. A la capacité de gérer plusieurs tâches et de les terminer dans les délais convenus.
• Attitude / Adaptabilité – Faire preuve de flexibilité et être réceptif à la mise en œuvre de nouvelles solutions. Être prêt à étendre ses propres capacités. Démontrer la motivation pour se servir et s'adapter pour effectuer des changements.
• Orientation client – Faire preuve de bonnes compétences en communication, d'une attitude positive et professionnelle envers le service à la clientèle ; est capable de comprendre les besoins des clients et d'y répondre avec un haut niveau de professionnalisme.
• Apprentissage, partage des connaissances et communication – Bonnes compétences en anglais (verbales et écrites) Capable de rédiger clairement, de modifier et de relire des projets de communication. Capable d'apprendre et de partager des connaissances/informations dans toute l'unité.
• Jugement commercial et prise de décision analytique – Capable de gérer l'information et de soutenir la conservation et l'élimination de l'information et des dossiers. Peut rechercher, signaler et fournir des informations de base à partir de diverses sources et répondre de manière autonome aux demandes de renseignements de base.
• Volonté d'obtenir des résultats – Capable de prendre ses responsabilités et de respecter les délais et d'atteindre les résultats convenus, et doté de l'organisation personnelle pour le faire.
• Travail d'équipe (collaboration) et inclusion – Collaborer avec les autres membres de l'équipe et contribuer efficacement au travail et aux résultats de l'équipe, en faisant preuve de respect et de flexibilité pour les différents points de vue.
• Une connaissance du travail opérationnel et des projets de la Banque mondiale est souhaitable.

Remarque : Toutes les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être présentées en anglais uniquement. Les candidatures reçues dans une autre langue ne seront pas prises en considération.

Compétences de base du Groupe de la Banque mondiale

Le Groupe de la Banque mondiale offre des avantages sociaux complets, notamment un plan de retraite, une assurance médicale, vie et invalidité, ainsi que des congés payés, y compris un congé parental, ainsi que des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées.

Nous sommes fiers d’être un employeur garantissant l’égalité des chances et l’inclusion, doté d’une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.

Apprenez-en davantage sur le travail à la  Banque mondiale  et  à l’IFC , y compris nos valeurs et nos histoires inspirantes.