ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET FINANCIER(E)

Administration des Affaires - Gestion des Affaires, finance, Sciences sociales / Politiques / Humaines
Côte d'ivoire
5 juillet 2024
CDD
Application ends: 18 juillet 2024
Apply Now

Details du poste

  • Date de publication
    5 juillet 2024
  • Pays
    Côte d'ivoire
  • Date d'expiration
    18 juillet 2024
  • Experience
    [1 à 3 ans]
  • Genre
    Homme - Femme
  • Niveau de carrière
    Employé Junior
  • Type d\'emploi
    Nationale , Internationale

Job Description

Identification de l'emploi : 19268
Emplacements : Abidjan, Côte d'Ivoire
Date d'affichage : 07/04/2024, 16:22
Postuler avant : 18/07/2024, 23h59
Horaire des travaux : À temps plein
Agence : Office des Nations Unies contre la drogue et le crime
Grade : SB3
Type de poste vacant : Titulaires de contrats de service
Domaine d'activité : Gouvernance
bureau : Bureau régional pour l'Afrique
Durée de contrat : 1 an
Éducation et expérience professionnelle : Baccalauréat – 2 année(s) d'expérience OU Certificat d'études secondaires – 5 année(s) d'expérience
Langues requises : Français
Langues souhaitées : Anglais
Calendrier des postes vacants : 2 semaines

Description de l'emploi

Arrière-plan
La diversité, l'équité et l'inclusion sont des principes fondamentaux au PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous encourageons l'inclusion comme un moyen de garantir que tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, et nous garantissons l'équité et la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche « ne laisser personne de côté » dans nos efforts en matière de diversité signifie accroître la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s'identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont fortement encouragées à postuler. Apprenez-en plus sur le travail au PNUD, y compris nos valeurs et des histoires inspirantes.
 
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, ni toute forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.

Sous l'autorité et la supervision du Coordonnateur du projet CRIMJUST de l'ONUDC sous le Programme Mondial de Perturbation des Réseaux Criminels (GPCD), l'Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ière) (AAF) fournit une assistance et un soutien administratif au projet de Renforcement des réponses judiciaires en matière pénale au trafic de drogue et crime organisé au Sénégal et au Liberia et autres pays où fonctionne le GPCD. 

L'assistant de projet travaille en collaboration avec le personnel des opérations, des programmes, des projets et d'autres partenaires pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente et de qualité. 

Devoirs et responsabilités

1.) Fournir un soutien à la gestion des activités du projet en cours en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

  • Contributeur à l'élaboration du plan de travail ;
  • Aider à l'organisation de la logistique, à la préparation du programme et à la coordination avec les parties prenantes pour l'organisation d'ateliers en fonction des besoins ;
  • Aider à la coordination des événements prévus du projet ; 
  • Maintenir une forte surveillance financière des activités du projet.
  • Aider à rédiger des contributions substantives et financières pour les rapports du projet.   

2.) Assurer des services administratifs et logistiques efficaces en mettant l'accent sur l'atteinte aux résultats suivants :   

  • Contacts avec les visiteurs et le personnel du projet, organisation des rendez-vous et des réunions en tant qu'interprète si nécessaire et / ou en prenant des notes ;
  • Compilation et préparation des documents d'information et de présentation, des discours, des informations générales et de la documentation pour les réunions et les missions ;
  • Maintenance des enregistrements / documents / fichiers relatifs au projet d'une manière efficace ;
  • Se charger de la correspondance assignée et d’autres tâches administratives, comprenant la création de demandes électroniques ;
  • Organisation des réservations de voyage et d'hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d'identités et autres documents ;
  • Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
  • Soutien pour assurer le respect des procédures d’habilitation des participants conformément aux exigences des donateurs ;
  • Arrangement du transport, entretien des véhicules et assurance ;
  • Aide au bon contrôle des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers ;
  • Vérification des formulaires connexes fournis par les partenaires avant de les soumettre à l'assistant financier pour vérification ;
  • Réception correcte des biens et services ;
  • Préparation de la correspondance de routine, des fax, des mémorandums et des rapports aux partenaires ;
  • Extraction, saisie, copie et classement des données provenant de diverses sources demandées ;
  • Maintien d’un système de classement approprié pour les dossiers financiers qui garantit la sécurisation des documents confidentiels ;
  • Aide à l'organisation, à l'exécution et à la coordination des besoins logistiques en établissant un calendrier des événements, un calendrier du programme et une checklist des événements tenus avec succès ;
  • Surveillance et gestion des fournitures de bureau, y compris l'entretien du stock de papeterie requis par le personnel et la tenue d'un journal pour le matériel distribué ;
  • Extraction de données provenant de différentes sources ;
  • Suivi des délais, des engagements, des actions menées et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d’unité ;
  • Assistance à la préparation du budget, fourniture d'informations pour l'audit.

3.) Fournir un soutien à la maintenance du bureau et à la gestion des actifs en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

  • Servir de point focal dans le suivi des dossiers sur la gestion des actifs ; 
  • Gestion des fichiers et dossiers relatifs à la maintenance du bureau ;
  • Appui à l'entretien des locaux et services communs.

4.) Soutenir le renforcement et le partage des connaissances au sein du projet en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

  • Participation à la formation pour les opérations et le personnel du programme ;
  • Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux pratiques des communautés.
     

Compétences

Compétences organisationnelles :

  • Manifestation d’engagement envers la mission, la vision et les valeurs de l’ABD ;
  • Faire preuve de sensibilité et d'adaptabilité en matière de culture, de genre, de religion, de race, de nationalité et d'âge.

Compétences fonctionnelles :

Gestion et leadership

  • Bonnes compétences en gestion et en leadership ;
  • Démonstration de solides compétences en coordination et en organisation ;
  • Capacité à travailler en équipe, à partager des informations et à coordonner les efforts au sein de l'équipe ;
  • Approche constante du travail avec énergie et une attitude positive et constructive ;
  • Excellentes compétences en analyse et en écriture.

Communication

  • Bonnes compétences en communication, à la fois à l'écrit et à l'oral, y comprises en matière de réseautage et de relations interpersonnelles ;
  • Capacité avérée à persuader et à influencer les autres à coopérer.

Orientation client

  • Recherche des solutions potentielles aux besoins des clients internes et externes et rend compte de manière opportune, succincte et appropriée ;
  • Organiser et prioriser l'emploi du temps pour répondre aux besoins et aux délais des clients ;
  • Établit, développe et entretient des relations efficaces au sein de l'unité de travail et avec les clients internes et externes ;
  • Capacité avérée à établir des relations solides avec les partenaires et les clients pour obtenir des retours positifs ;

Partenariat

  • Établir, coordonner et conseiller sur les partenariats stratégiques et programmatiques ;
  • Faciliter l'engagement des principaux intervenants ou groupes dans la prise de décisions en matière d'environnement et de développement durable, leur accès à l'information et le partage d'informations pour une conformité efficace.

Communication et sensibilisation

  • Conseiller sur le développement et la gestion de la stratégie de communication de l'organisation, les campagnes de sensibilisation et les activités visant à accroître le profil de l'organisation aux niveaux national et international.
  • Démonstration de compétences professionnelles et de maîtrise du sujet ;
  • Consciencieux et efficace dans la réalisation des engagements, le respect des délais et l'obtention de résultats ;

Parle et écrit de manière claire et efficace et fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et le maintien des gens informés ;

  • Disponible à entreprendre d'autres missions telles que fournies par le responsable de l'organisation.

Direction

  • Proactif dans le déroulement de la stratégie pour atteindre les objectifs ;
  • Établit et entretient des relations avec un large éventail de personnes pour comprendre les besoins et obtenir du soutien ;
  • Rechercher le changement et les améliorations ;
  • Fournir un leadership et prendre la responsabilité d'incorporer des perspectives de genre et d'assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
 
Compétences et expérience requises 
Éducation:
  • Un baccalauréat, une licence en administration des affaires en finances, ou en sciences sociales, ou en relations internationales et tout autre domaine connexe. 
Expérience:
  • Pour les candidats titulaires du Baccalauréat, avoir un minimum de cinq (5) années d'expérience professionnelle pertinente dans la gestion administrative ou le service de soutien aux programmes.
  • Un baccalauréat, une licence en administration des affaires en finances, ou en sciences sociales, ou en relations internationales et tout autre domaine connexe , devront avoir une expérience minimum de deux (2) années.
  • La maîtrise de l'outil informatique et une bonne expérience dans l'utilisation des ordinateurs et logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) sont nécessaires ;
  • Une expérience dans le Système des Nations Unies ou des ONG serait un atout ;
  • Une compétence en utilisation de systèmes de gestion fondés sur le web et une connaissance du système UMOJA ou de tout autre système SAP serait un atout.

Langue: 

  • Pour ce poste, une parfaite maîtrise du français et une bonne connaissance de l'anglais sont exigées. 
Clause de non-responsabilité
 
Informations sur les candidatures aux listes de candidats du PNUD 
Remarque : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cet avis de vacance de poste. Nous pouvons également conserver les candidatures et examiner les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences en matière de formation similaires.
 
Non-discrimination
 
Le PNUD applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et de l’inconduite sexuelles, du harcèlement sexuel et de l’abus d’autorité. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à des vérifications rigoureuses de leurs références et de leurs antécédents et devront adhérer à ces normes et principes.  
Le PNUD est un employeur garantissant l’égalité des chances et l’inclusion, qui ne pratique aucune discrimination fondée sur la race, le sexe, l’identité de genre, la religion, la nationalité, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, le handicap, la grossesse, l’âge, la langue, l’origine sociale ou tout autre statut. 
 Avertissement d'arnaque
 Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé de faire preuve d'une prudence particulière lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le Web.

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