ADJOINTE ADMINISTRATIVE
Details du poste
- Date de publication29 août 2024
- Pays
- Date d'expiration11 septembre 2024
- Experience[5 à 8 ans]
- GenreHomme - Femme
- QualificationBAC +3 [LICENCE, BACHELOR]
- Niveau de carrièreEmployé Junior
- Type d\'emploiNationale , Internationale
Job Description
Référence de l'avis de vacance : 242374
Réseau d'emplois : Gestion et Administration
Famille d'emplois : Administration
Catégorie et classe : Service sur le terrain , FS-5
Lieu d'affectation : BANGUI
Département/Bureau : Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la stabilisation en République centrafricaine
Date de publication : 28 août 2024
Date limite de candidature : 11 septembre 2024
Organisation et établissement de rapports
Ce poste est à pourvoir au sein de la Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la stabilisation en République centrafricaine (MINUSCA). L'assistant administratif sera basé à Bangui et relèvera du Chef des opérations et de la gestion des ressources (CORM) pour gérer efficacement toutes les questions administratives liées au Front Office et fournir un soutien administratif général au personnel du Front Office.
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l'assistant administratif sera responsable des tâches suivantes : Gestion des ressources humaines
• Coordonne les actions relatives aux transactions liées à l'administration des activités de ressources humaines de la section/du bureau, par exemple, recrutement, placement, réinstallation, évaluation des performances, examens de classification des postes, cessation de service, formation, etc., en veillant à la cohérence dans l'application des règles et procédures de l'ONU. Assure la liaison avec les bureaux administratifs et des ressources humaines concernés, selon les besoins.
• Supervise la tenue des dossiers d'avis de vacance de poste et assure le suivi de l'état d'avancement des avis de vacance de poste.
• Tient à jour les dossiers de l'évaluation des performances de la section/du bureau. Aide à formuler des réponses relatives aux cas de réfutation.
• Conseille le personnel sur les questions de visa et autres règles et réglementations pertinentes ; coordonne l'intégration et l'orientation des nouveaux membres du personnel de la section/du bureau.
• Fournit des conseils et répond aux questions sur les procédures et processus de classification.
• Fournit des informations et des conseils au personnel/aux consultants concernant les conditions de service, les devoirs et responsabilités, les privilèges et les droits prévus par le Règlement du personnel.
• Surveille les tableaux d'effectifs de la section ou du bureau pour diverses activités de ressources humaines, par exemple, nominations, départs à la retraite, expiration des nominations, réaffectations, transferts et mouvements de personnel.
Budget et finances• Fournit une assistance spécialisée et une coordination dans la préparation et l'élaboration du plan de travail et du budget de la section ou du bureau.
• Aide au suivi du budget/plan de travail par rapport à divers budgets, sur une base régulière, suggère des réaffectations de ressources et met en œuvre les réaffectations si nécessaire.
• Collecte des données à partir de bases de données pertinentes et prépare des rapports financiers personnalisés si nécessaire.
• Examine, analyse et aide à la finalisation des estimations de coûts et des propositions budgétaires, en termes de besoins en personnel et hors personnel pour la section ou le bureau, y compris les aspects programmatiques.
• Aide les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
• Surveille la mise en œuvre du budget/des dépenses et recommande la réaffectation des fonds si nécessaire.
• Examine et vérifie la disponibilité des fonds pour toutes les demandes en s'assurant que le bon objet de dépense a été imputé. Assure la mise à jour régulière des allocations et des taux de change dans les systèmes concernés.
• Surveille les ressources extrabudgétaires, notamment l'examen des accords et des plans de coûts, en veillant au respect des réglementations et des règles ainsi que des politiques et procédures établies.
• Aide à la préparation des rapports de fin d'année sur l'exécution du budget.
• Aide à la finalisation des rapports sur l'exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles. Administration générale
• Coordonne la fourniture de conseils,formation et supervision quotidienne d'autres membres du personnel dans son domaine de responsabilité.
• Fournit une assistance dans la rédaction des accords avec le pays hôte, des accords budgétaires et des contributions pour les subventions ou d'autres activités, selon le cas.
• Identifie et résout divers problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent, en déterminant les mesures appropriées.
• Coordonne étroitement avec les sections et les unités du service de gestion des opérations et des ressources (ORM) et assure fréquemment la liaison avec les membres de l'équipe interne au siège et dans la mission sur le terrain.
• Accomplit d'autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyages opérationnels, suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services, planification de l'espace physique et identification des besoins en technologie de bureau et maintenance du matériel, des logiciels et des systèmes, organisation et coordination des séminaires, des conférences et des traductions)
Professionnalisme : Faire preuve d'un haut degré de confidentialité dans le traitement des rapports internes. Capacité à s'acquitter d'un large éventail de fonctions administratives ; Capacité à appliquer sa connaissance des divers règlements et règles administratifs de l'ONU dans des situations de travail. S'adapter aux changements d'horaires de travail, selon les besoins. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. S'acquitter consciencieusement et efficacement des engagements pris, tenir les délais et obtenir les résultats escomptés. Être motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles. Faire preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; garder son calme dans les situations stressantes. Communication : S'exprimer clairement et efficacement par écrit et oralement ; écouter les autres, interpréter correctement les messages des autres et répondre comme il convient ; poser des questions pour clarifier les choses et manifester son intérêt pour la communication bilatérale ; adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public visé ; faire preuve d'ouverture dans le partage des informations et tenir les personnes informées. Planification et organisation : Élaborer des objectifs clairs qui sont compatibles avec les stratégies convenues ; identifier les activités et les tâches prioritaires ; ajuster les priorités selon les besoins ; allouer suffisamment de temps et de ressources à l'achèvement du travail ; prévoit les risques et prévoit des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis.
Emploi – Qualification spécifique
Un certificat technique ou professionnel en services administratifs, en finances, en ressources humaines, en administration des affaires ou en gestion du personnel est exigé.
Au moins huit (8) années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au sein du système des Nations Unies ou du secteur privé dans le domaine de l'administration, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines, de l'audit ou dans d'autres domaines connexes sont requises. Au moins trois (3) années d'expérience à un niveau de supervision sont requises. Une expérience de travail dans les bureaux de direction de hauts fonctionnaires du système des Nations Unies ou d'organisations internationales comparables est requise. Une expérience des opérations internationales sur le terrain dans un environnement post-conflit est souhaitable. Une expérience de l'analyse de données dans les rapports de gestion est souhaitable.
L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, est indispensable ; une connaissance pratique du français est souhaitable.
Les candidats déjà inscrits ne sont pas soumis à une évaluation supplémentaire et ne seront donc pas invités à une telle évaluation.
Cette offre d'emploi « Recruter à partir de la liste de réserve » est ouverte uniquement aux candidats inscrits sur des listes préapprouvées, après examen par un organe central de contrôle des Nations Unies. Seuls les candidats inscrits sur des listes avec des fonctions similaires au même niveau sont considérés comme des candidats éligibles. Les candidats éligibles reçoivent un courriel les invitant à postuler. Les candidats inscrits sur la liste sont encouragés à postuler uniquement s'ils sont intéressés et disponibles pour occuper le poste au(x) lieu(x) d'affectation spécifié(s) dans l'avis de vacance de poste. Le fait de postuler à cette offre d'emploi implique l'acceptation de l'offre, s'il est sélectionné. Le Secrétariat des Nations Unies s'engage à assurer la parité des sexes et la diversité géographique de son personnel. Les candidatures féminines sont vivement encouragées à postuler à ce poste.
Considérations des Nations Unies
Conformément au paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’abus ou de harcèlement sexuels, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de l’un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L’expression « abus sexuel » désigne toute atteinte physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou toute menace d’atteinte sexuelle. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on peut raisonnablement attendre ou qui peut être perçu comme offensant ou humiliant, lorsqu’un tel comportement entrave le bon déroulement du travail, est présenté comme une condition d’emploi ou crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant, et lorsque la gravité du comportement justifie la résiliation de la relation de travail de son auteur. Les candidats qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent être retenus. Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions d’égalité, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeur. Des aménagements raisonnables peuvent être fournis aux candidats handicapés qui en font la demande, afin de faciliter leur participation au processus de recrutement. En acceptant une lettre de nomination, les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui peut les affecter à l’une quelconque des activités ou à l’un quelconque des bureaux de l’Organisation des Nations Unies conformément à l’article 1.2 c) du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires de la catégorie des administrateurs et fonctionnaires de rang supérieur jusqu’à la classe D-2 incluse et de la catégorie du Service mobile sont normalement tenus de se déplacer périodiquement pour exercer des fonctions dans différents lieux d’affectation, dans les conditions établies dans la circulaire ST/AI/2023/3 sur la mobilité, telle qu’elle peut être modifiée ou révisée. Cette condition de service s’applique à tous les postes vacants spécifiques et ne s’applique pas aux postes temporaires. Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira et à se référer au Guide du candidat en cliquant sur « Manuels » dans la mosaïque « Aide » de la page d’accueil du titulaire du compte Inspira.L'évaluation des candidatures sera menée sur la base des informations soumises dans le dossier de candidature conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux lois internes applicables des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans Inspira pour que leur candidature soit prise en considération pour l'avis de vacance de poste en cours. Aucune modification, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apportée aux candidatures qui ont été soumises. Les candidats dont la candidature est sérieusement envisagée seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans leur candidature. Les offres d'emploi publiées sur le Portail des carrières seront supprimées à 23 h 59 (heure de New York) à la date limite.
LES NATIONS UNIES NE PERÇOIVENT AUCUN FRAIS À AUCUNE ÉTAPE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DOSSIER, ENTRETIEN, TRAITEMENT OU FORMATION). LES NATIONS UNIES NE S'OCCUPERONT PAS DES INFORMATIONS RELATIVES AUX COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS.
