COLLABORATEUR/TRICE ADMINISTRATIF/VE

L'UNICEF travaille dans plus de 190 pays et territoires pour sauver la vie des enfants, défendre leurs droits et les aider à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l'adolescence.

À l’UNICEF, nous sommes engagés, passionnés et fiers de ce que nous faisons. Promouvoir les droits de chaque enfant n’est pas seulement un travail, c’est une vocation.

L'UNICEF est un lieu où les carrières se construisent : nous offrons à notre personnel diverses opportunités de développement personnel et professionnel qui les aideront à développer une carrière enrichissante tout en accomplissant une mission gratifiante. Nous sommes fiers de notre culture qui aide notre personnel à s'épanouir, ainsi que d'une rémunération et d'avantages sociaux attrayants.

Visitez notre site Web pour en savoir plus sur ce que nous faisons à l’UNICEF.

Pour chaque enfant, un Champion !

La mission fondamentale de l’UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant, partout dans le monde, dans toutes les activités de l’organisation – dans les programmes, dans les activités de plaidoyer et dans les opérations. La stratégie d’équité, qui met l’accent sur les enfants et les familles les plus défavorisés et les plus exclus, traduit cet engagement en faveur des droits de l’enfant en actions. Pour l’UNICEF, l’équité signifie que tous les enfants ont la possibilité de survivre, de se développer et de réaliser leur plein potentiel, sans discrimination, préjugés ou favoritisme. Dans la mesure où un enfant a des chances inégales dans la vie – dans ses dimensions sociales, politiques, économiques, civiques et culturelles – ses droits sont violés. Il est de plus en plus évident qu’investir dans la santé, l’éducation et la protection des citoyens les plus défavorisés d’une société – en s’attaquant aux inégalités – non seulement donnera à tous les enfants la possibilité de réaliser leur potentiel, mais conduira également à une croissance et une stabilité durables des pays. C’est pourquoi l’accent mis sur l’équité est si essentiel. Il accélère les progrès vers la réalisation des droits de l’homme de tous les enfants, qui est le mandat universel de l’UNICEF, tel que défini par la Convention relative aux droits de l’enfant, tout en soutenant le développement équitable des nations.

Comment pouvez-vous faire la différence

Ce poste relève du chef du bureau de zone de Dori. Le rôle du titulaire est de fournir des services de soutien administratif au bureau de zone conformément aux tâches énumérées ci-dessous.

Approvisionnement

• Guide les gestionnaires dans le processus de PCA/SSA conformément aux politiques et aux directives émises par FRG, la division des approvisionnements et la DHR.
• Facilite le traitement des contrats pour les consultants et les partenaires externes qui fournissent un service à la section. Cela comprend la préparation et le classement des documents, le remplissage des formulaires et modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires.

• Tient à jour les listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.

Communications et flux de travail

• Facilite les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle pour améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.
• Gère la correspondance entrante et sortante, les courriels et les appels téléphoniques.
• Communique des informations courantes et certaines informations non courantes relatives au travail de l’équipe.
• Établit et maintient les systèmes de classement et de référence du bureau, à la fois traditionnels et numériques ; et veille à ce que les sites Web inter/intranet soient à jour et exacts.

Gestion du calendrier/des réunions/de la correspondance

• Tient à jour le calendrier du bureau et organise les réunions
• Rédige les comptes-rendus des réunions, garantissant l'exactitude, le souci du détail et la cohérence.

Evénements/Logistique

• Soutient les activités de développement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en collaborant avec les animateurs, les traiteurs et les hôtes.
• Organise les horaires en liaison avec les participants en fonction des disponibilités.
• Assure la liaison avec les points focaux du budget et la section sur les coûts et les besoins.
• Prépare les documents de référence pour les participants et télécharge les documents approuvés sur l'intranet.
• Prépare et tient à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.

 Voyage

•  Fournit une assistance aux membres du personnel de la section pour les préparatifs et les droits en matière de voyage en fonction des règles et politiques de l'organisation. Assure la liaison avec les points focaux de voyage concernés pour s'assurer que l'organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
• Informer/débriefer les membres du personnel sur les questions relatives aux questions administratives connexes telles que les visas, les autorisations de sécurité et les procédures de documentation.
• Extrait, saisit, conserve et vérifie l'exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l'organisation afin de garantir l'exactitude des transactions liées aux frais de voyage et aux déplacements du personnel.
• Aide à la préparation des budgets relatifs aux frais de déplacement et à la tenue à jour des plans de déplacement et des registres de contrôle budgétaire.
• Surveille la certification des voyages et rend compte à l'équipe.

Traitement des factures 

• Responsable de la collecte des factures et du classement des documents pour approbation, puis traitement dans VISION.
• Télécharge les fichiers électroniques et vérifie les résultats dans le système de destination.
• Répond à l’état des transactions des clients et à d’autres demandes.

Fournitures/Équipement 

• Soutient la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et la mise à jour de l’inventaire des articles.
• Contrôle et supervise l'utilisation adéquate et appropriée des fournitures. S'assure que les services et l'entretien des locaux sont conformes aux normes organisationnelles.
• Organise l’achat et la distribution en temps opportun des fournitures de bureau.

Présence

•  Maintient et met à jour un système qui surveille l’absence du personnel.

Pour être qualifié de défenseur de chaque enfant, vous devrez…

• Un diplôme d'études secondaires est exigé, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail, tels que l'administration publique, les affaires, les sciences sociales.
• Un minimum de 6 années d’expérience pertinente en travail administratif ou de bureau est requis.
• La connaissance de la préparation et de la réponse aux situations d’urgence est considérée comme un atout.
• La maîtrise du français et une bonne connaissance de l'anglais sont requises

Désirables :

• Expérience de travail dans un pays en développement et/ou connaissance des situations d’urgence. 

Pour chaque enfant, vous démontrez…

Les valeurs fondamentales de l'UNICEF, à savoir l'attention, le respect, l'intégrité, la confiance, la responsabilité et la durabilité (CRITAS), sous-tendent tout ce que nous faisons et la manière dont nous le faisons. Familiarisez-vous avec notre charte des valeurs : Valeurs de l'UNICEF

Les compétences requises par l’UNICEF pour ce poste sont…

(1) Établir et entretenir des partenariats

(2) Démontre une conscience de soi et une conscience éthique

(3) Volonté d'obtenir des résultats pour un impact

(4) Innove et embrasse le changement

(5) Gère l'ambiguïté et la complexité

(6) Pense et agit de manière stratégique

(7) Travaille en collaboration avec les autres 

Familiarisez-vous avec notre référentiel de compétences et ses différents niveaux.

L'UNICEF est là pour servir les enfants les plus défavorisés du monde et notre personnel mondial doit refléter la diversité de ces enfants. La famille UNICEF s'engage à inclure tout le monde , indépendamment de la race/origine ethnique, de l'âge, du handicap, de l'identité de genre, de l'orientation sexuelle, de la religion, de la nationalité, du milieu socio-économique ou de toute autre caractéristique personnelle.

Nous proposons un large éventail de mesures pour favoriser la diversité au sein de notre personnel , comme des congés parentaux rémunérés, des congés pour l'allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées . L'UNICEF encourage vivement le recours à des modalités de travail flexibles.

L'UNICEF n'embauche pas de candidats mariés à des enfants (personnes de moins de 18 ans). L'UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l'égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l'UNICEF, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. L'UNICEF s'engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tous les candidats sélectionnés seront soumis à des vérifications rigoureuses de leurs références et de leurs antécédents et devront adhérer à ces normes et principes. Les vérifications des antécédents comprendront la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés pourront être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents.

Les nominations à l’UNICEF sont soumises à une autorisation médicale. La délivrance d’un visa par le pays hôte du lieu d’affectation est requise pour les postes de PI et sera facilitée par l’UNICEF. Les nominations peuvent également être soumises à des exigences de vaccination, notamment contre le SARS-CoV-2 (Covid). Si vous êtes sélectionné pour un poste à l’UNICEF, vous devez soit être vacciné comme requis, soit recevoir une exemption médicale du département compétent de l’ONU. Dans le cas contraire, la sélection sera annulée.

Remarques :

Conformément à l’Article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence et d’intégrité.

L'engagement actif de l'UNICEF en faveur de la diversité et de l'inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants. Pour ce poste, les candidates éligibles et aptes sont encouragées à postuler.

Les fonctionnaires du gouvernement dont la candidature est envisagée par l’UNICEF doivent normalement démissionner  de leur poste au sein de la fonction publique avant d’accepter une affectation auprès de l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d’emploi, sans indemnisation, si un visa ou une autorisation médicale n’est pas obtenu, ou si les exigences de vaccination nécessaires ne sont pas respectées, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit. 

L'UNICEF ne facture pas de frais de traitement à aucune étape de ses processus de recrutement, de sélection et d'embauche (c'est-à-dire au stade de la candidature, de l'entretien, de la validation ou de la nomination et de la formation). L'UNICEF ne demandera pas aux candidats de fournir leurs coordonnées bancaires.

Tous les postes à pourvoir à l'UNICEF sont annoncés et seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l'étape suivante du processus de sélection. Un candidat interne exerçant des fonctions au niveau du poste dans le domaine fonctionnel concerné, ou un candidat interne/externe dans le groupe de talents correspondant, peut être sélectionné, s'il convient au poste, sans évaluation des autres candidats.

Des informations complémentaires sur le travail à l’UNICEF peuvent être trouvées ici .