ASSISTANTE ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE PRINCIPALE

Introduction

L’enquête nationale sur le travail des enfants en Égypte (2010) indique qu’il y a au total 1,8 million d’enfants qui travaillent en Égypte, dont 1,6 million sont engagés dans des travaux dangereux ou illégaux.

Le gouvernement égyptien a exprimé une forte volonté politique d'accélérer les mesures visant à éliminer le travail des enfants. En conséquence, avec le soutien de l'OIT, le gouvernement égyptien, sous la direction du ministère du Travail, a lancé le Plan d'action national de lutte contre le travail des enfants et de soutien aux familles (2018-2025) (PAN). Dans le PAN, l'Égypte a identifié les rôles et les objectifs des agences gouvernementales, des organisations d'employeurs et de travailleurs chargées d'aider les enfants astreints au travail ou risquant de l'être, et a promu des actions conjointes pour s'attaquer à ce problème.

Le projet Accélérer l'élimination du travail des enfants, améliorer les conditions de travail et autonomiser les familles dans la chaîne d'approvisionnement du jasmin en Égypte (ACCEL Égypte – Récolter l'avenir) vise à éliminer le travail des enfants dans la cueillette du jasmin grâce à des mesures de protection de l'enfance et à améliorer les conditions de travail dans la chaîne d'approvisionnement du jasmin en Égypte, ainsi qu'à résoudre les problèmes de conditions de travail dans la production de jasmin grâce au partenariat entre la Fair Labour Association et l'Organisation internationale du travail (OIT).

Ce poste est requis pour fournir des services de programmation et d'administration et de soutien à la mise en œuvre des activités de projet dans le domaine de l'élimination du travail des enfants. Le titulaire applique les principes de la gestion axée sur les résultats (GAR) et veille à l'application correcte des règles, règlements, politiques, procédures et lignes directrices établis. Le titulaire évalue et fournit des contributions à la conception et au développement de programmes améliorés, de services administratifs et financiers et de processus de prestation.

2. Lignes hiérarchiques : 

L'assistant administratif et financier principal fournira un soutien administratif, opérationnel et financier au projet et sera directement rattaché au chef de projet et assurera la liaison avec le responsable national du projet sous la responsabilité globale de l'équipe du travail décent/directeur de pays pour l'Égypte et l'Érythrée.
 

Description des fonctions

1. Exécuter une gamme de fonctions et de services de soutien administratif et financier spécialisés pour les travaux opérationnels et liés aux paiements, y compris le lancement et le traitement des transactions financières dans le système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) et la vérification que les informations et les documents justificatifs sont conformes aux règles et réglementations financières, aux politiques, aux procédures et aux normes applicables.

2. Compiler, analyser et diffuser les données et autres informations nécessaires à la préparation du projet et du budget et à l'examen des besoins en ressources financières et humaines. Coordonner la soumission des propositions de projets et des estimations budgétaires et proposer les ajustements nécessaires.

3. Servir de point focal pour les questions administratives du projet. Initier les demandes, préparer les termes de référence standard (TDR) relatifs au programme sur le travail des enfants et/ou aux objectifs du projet, obtenir les autorisations nécessaires, traiter et suivre les actions administratives et résoudre les problèmes liés au programme sur le travail des enfants et à la mise en œuvre du projet. Assurer la liaison avec les partenaires externes et assister aux réunions pour fournir et recueillir des informations.

4. Effectuer toutes les opérations nécessaires aux dépenses au titre du financement de la coopération au développement, en veillant à l'utilisation la plus rationnelle des fonds. Cela comprend les calculs, les demandes de fonds, la vérification des pièces justificatives et les paiements. Examiner les cas complexes et formuler des recommandations sur l'amélioration des procédures de travail du projet. 

5. Demander des informations supplémentaires sur les rapports financiers des partenaires de mise en œuvre du projet, en veillant au respect des règles de l'OIT. Cela comprend la vérification et le traitement des arrangements de voyage et de missions, l'organisation de séminaires, d'ateliers et de réunions, la rédaction de procès-verbaux et de correspondance, la préparation des budgets d'activités, le recrutement et le paiement des consultants et des prestataires de services, les demandes de paiement et la vérification des bons de paiement, des prix et des factures de réclamation. Coordonner toutes les dispositions administratives importantes pour la conduite d'ateliers/séminaires et de formations, selon les besoins du projet.

6. Participer à la publication des différentes versions linguistiques (selon les connaissances linguistiques) des publications de l'ETEL. Cela comprend la coordination de la diffusion des publications, y compris la préparation du matériel promotionnel, des cartes de médias sociaux et des listes de contacts pour la diffusion.

7. Examiner les rapports, les propositions et les données sur les dépenses reçues des partenaires de mise en œuvre pour s'assurer que les transactions financières, les engagements et les autorisations sont conformes aux règles et réglementations financières. Préparer des rapports sur l'exécution du budget en comparant les budgets approuvés aux dépenses réelles et en indiquant les écarts éventuels. 

8. Tenir à jour et actualiser les bases de données. Répondre aux demandes administratives complexes sur les programmes et le budget ou les rediriger vers la source la plus appropriée. Rédiger la correspondance et les communications relatives à tous les aspects de l'administration des programmes et/ou des projets. 

9. Se tenir au courant des changements apportés aux politiques, procédures, directives et processus relatifs aux projets et aux programmes de lutte contre le travail des enfants, et fournir des conseils et des formations au personnel en vue d'accroître ses connaissances. Superviser et guider le travail du projet et des autres personnels de soutien, selon les besoins.

10. Suivre les comptes en ce qui concerne les allocations et les dépenses et procéder aux ajustements nécessaires pour optimiser l'utilisation des fonds. Rédiger et clarifier la correspondance administrative relative aux questions budgétaires afin de vérifier les données, répondre aux questions et obtenir des informations supplémentaires.

11. Évaluer et proposer des améliorations aux méthodes et processus de travail. Évaluer l'impact des changements et formuler des recommandations sur les mesures de suivi. Assurer une liaison étroite avec d'autres secteurs administratifs pour assurer une conception et une prestation de services efficaces et fluides, en recommandant des améliorations sur les processus interdépendants.

12. Accomplir d’autres tâches pertinentes qui lui seront assignées.

Qualifications requises

Éducation

Diplôme d'études secondaires complété par une formation formelle en comptabilité, finance et/ou administration d'une école de commerce reconnue ou équivalente.

Expérience

Au moins sept années d’expérience de travail administratif à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés avec une expérience de supervision.

Langues

Excellente connaissance de l'anglais et bonne connaissance pratique de l'arabe.

Compétences

Outre les compétences de base du BIT [Intégrité et transparence, Sensibilité à la diversité, Orientation vers l'apprentissage et le partage des connaissances, Orientation client, Communication, Orientation vers le changement, prise de responsabilité en matière de performance, Orientation qualité, Collaboration], ce poste requiert

• A démontré une connaissance approfondie des logiciels appropriés tels que les logiciels de comptabilité, MS (Microsoft Word, PowerPoint, Excel et Adobe Reader) et la capacité d'utiliser d'autres progiciels requis par le Bureau.
• Connaissance et compréhension d’un ensemble complexe de règles, de lignes directrices et de procédures administratives.
• Capacité à communiquer efficacement en anglais et en arabe, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Connaissance des procédures internes de préparation de documents et de formulaires administratifs, ainsi que de création et de maintenance de systèmes de classement.
• Bonnes capacités d'analyse. Capacité à raisonner et à porter des jugements éclairés.
• Capacité à tenir des registres financiers et à préparer des rapports et des états comptables.
• Faire preuve de normes élevées de conduite éthique, notamment en matière de confidentialité, d’exactitude et d’attention aux détails.
• Capacité à évaluer la correspondance et les demandes de renseignements pour déterminer la meilleure marche à suivre.
• Capacité à répondre aux demandes de renseignements liées au travail de manière appropriée.
• Capacité à obtenir des services d’autres unités de travail à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau pour l’accomplissement des tâches.
• Capacité à travailler de sa propre initiative ainsi qu'en tant que membre d'une équipe en démontrant un niveau élevé de collégialité et de coopération.
• Capacité à prioriser les tâches, à organiser son propre horaire, à effectuer des travaux de routine de manière autonome, à respecter les délais et à s'adapter aux demandes changeantes.
• Capacité à traiter des questions confidentielles avec discrétion.
• Capacité à traiter avec les gens avec tact et diplomatie.
• Compétences organisationnelles efficaces.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à faire preuve d’un comportement et d’attitudes sensibles au genre, non discriminatoires et inclusifs.