ADJOINTE ADMINISTRATIVE
Details du poste
- Date de publication4 novembre 2024
- Pays
- Date d'expiration29 novembre 2024
- Experience[3 à 5 ans]
- GenreHomme - Femme
- QualificationBEP - BQP], BAC +3 [LICENCE, BACHELOR]
- Type d\'emploiNationale
Job Description
Offre d'emploi
ID de l'offre d'emploi : 246382
Réseau d'emplois : Gestion et administration
Famille d'emplois : Administration
Catégorie et niveau : Services généraux et catégories apparentées , G-6
Lieu d'affectation : OUAGADOUGOU
Département/Bureau : Système de coordonnateurs résidents
Date de publication : 31 octobre 2024
Date limite : 29 novembre 2024
Organisation et établissement de rapports
Français Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l'assistant administratif sera responsable des tâches suivantes :
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
· Lancer, examiner, traiter et suivre les mesures liées à l'administration des activités de ressources humaines de l'unité, par exemple, recrutement du personnel et des consultants, affectation, promotion, réinstallation, évaluation du rendement, examen de la classification des postes, cessation de service des membres du personnel, formation, etc., en veillant à la cohérence dans l'application des règles et procédures de l'ONU.
· Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant ses droits, les procédures, processus et pratiques administratifs, les conditions de service, les devoirs et responsabilités et les droits prévus par le Statut et Règlement du personnel.
· Superviser la tenue des dossiers d'avis de vacance de poste et assurer le suivi de l'état d'avancement des avis de vacance de poste. Examiner et traiter les mesures prises par le personnel au moyen du progiciel de gestion intégré (ERP – connu sous le nom d'Umoja à l'ONU).
· Surveiller le tableau des effectifs et préparer les données/graphiques statistiques pertinents.
BUDGET ET FINANCES :
· Aider à la préparation et à l'examen des propositions/besoins financiers et en ressources humaines. Consolide le budget/programme de travail par rapport au budget du Siège, aux fonds d'affectation spéciale, aux subventions et aux achats.
· Surveille les dépenses et les compare au budget approuvé ; suggère des ajustements si nécessaire.
· Aide les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
· Aide à la préparation des soumissions d'exécution du budget et à la finalisation des rapports d'exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
· Prépare ou personnalise les rapports financiers à partir des rapports générés par le système de planification des ressources de l'entreprise (ERP – connu sous le nom d'Umoja à l'ONU).
ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
· Rédige la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d'audit financier et de personnel pertinentes.
· Coordonne étroitement avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l'équipe interne et le personnel administratif des agences des Nations Unies, tant au Siège que sur le terrain.
· Accomplit d'autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyages opérationnels ; suivi des comptes et paiement des fournisseurs et des entrepreneurs individuels pour les services ; planification de l'espace physique ; identification des besoins en technologie de bureau et maintenance du matériel, des logiciels et des systèmes ; organisation et coordination d'événements, séminaires, conférences et traductions).
· Agit en tant que point focal pour le demandeur d'Umoja et le gardien de la petite caisse du bureau de pays · Peut être chargé de guider, de former et de superviser le travail du personnel des services généraux plus subalterne.
ADMINISTRATION DES CONTRATS/ACHATS :
· Assure la coordination opérationnelle et les services administratifs dans Umoja, pour soutenir les projets et activités d'approvisionnement, en suivant les processus standard ; formule des demandes de biens, de services,et recrutement de consultants/entrepreneurs individuels
· Coordonne l'administration quotidienne des contrats entre l'ONU et les entrepreneurs externes pour des biens et services
· Tient à jour les dossiers internes et les documents pertinents pour toutes les activités administratives et d'approvisionnement
· Inspecte et réceptionne les biens/services reçus par rapport au bon de commande, les factures fournies par l'entrepreneur et effectue des activités de gestion des actifs
· Traite le paiement des factures des entrepreneurs et surveille les paiements dès réception et exécution satisfaisantes
· Prépare et traite tous les formulaires et autorisations de l'ONU pour le personnel contractuel et de travail de l'unité, de la section ou du service de l'ONU, y compris : les laissez-passer de l'ONU, les laissez-passer de propriété, les permis de stationnement de l'ONU, les accès par carte magnétique et les clés de porte.
· Aide à la collecte et à l'analyse des données ainsi qu'à la préparation des présentations et des rapports de données pour le partage d'informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décisions.
· Aide à la visualisation et à la mise à jour du matériel d'information tel que les pages Web ou les brochures.
· S'assure que les exigences et les informations de base utilisées pour l'analyse des données sont documentées.
· Exécute d'autres tâches pertinentes qui lui sont assignées.
PROFESSIONNALISME : Aptitude à s'acquitter d'un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer dans des situations professionnelles la connaissance des diverses règles et réglementations administratives, financières et de ressources humaines de l'ONU. Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l'obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes ; s'engage à atteindre l'objectif d'égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Élabore des objectifs clairs qui sont compatibles avec les stratégies convenues ; identifie les activités et tâches prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue suffisamment de temps et de ressources à l'achèvement du travail ; prévoit les risques et prévoit des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les mesures selon les besoins ; utilise le temps efficacement.
ORIENTATION CLIENT : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l'intérieur et à l'extérieur de l'environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des échecs des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou des services au client.
Un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent est requis. Un diplôme universitaire de premier cycle pertinent peut être accepté à la place des deux années d'expérience requises.
Emploi – Qualification spécifique
Pas disponible.
Au moins sept (7) années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, l'audit, les ressources humaines ou dans un domaine connexe sont requises. Le nombre minimum d'années d'expérience pertinente est réduit de deux ans pour les candidats titulaires d'un diplôme universitaire de premier cycle. Une expérience professionnelle avec un système de planification des ressources d'entreprise, tel qu'Umoja ou similaire, est souhaitable. Une expérience professionnelle avec les Nations Unies ou une organisation internationale similaire est souhaitable. Au moins un (1) an d'expérience professionnelle dans l'analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'ONU. Pour le poste faisant l'objet du présent avis, la maîtrise de l'anglais et du français, à l'oral comme à l'écrit, est indispensable. La connaissance d'une autre langue officielle de l'ONU est un avantage. REMARQUE : « La maîtrise de l'anglais et du français est un atout. » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et « Connaissance de l'anglais » est un atout.
L’évaluation des candidats qualifiés pour ce poste peut inclure une évaluation approfondie, comme un test écrit, qui sera suivi d’un entretien basé sur les compétences par téléphone ou par téléconférence.
La nomination ou l'affectation à ce poste est pour une période initiale d'un an et toute prolongation sera soumise à la disponibilité des fonds. La nomination ou l'affectation et son renouvellement sont soumis à la disponibilité du poste ou des fonds, à l'approbation budgétaire ou à la prolongation du mandat. Ce poste est soumis au recrutement local conformément à la disposition 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Toutefois, les candidats peuvent postuler et être pris en considération pour des postes recrutés localement, quel que soit leur lieu de travail actuel (y compris les fonctionnaires en poste dans d'autres lieux d'affectation), à condition qu'ils soient disponibles localement au moment de leur nomination. Ils seront considérés comme recrutés localement aux fins de la disposition 4.4 du Règlement du personnel. S'ils sont sélectionnés, les fonctionnaires des services généraux seront responsables de tous les frais liés à leur voyage et à leur réinstallation dans le contexte ou à leur intégration. S'ils n'ont pas déjà le droit de travailler dans le lieu d'affectation, leur nomination est subordonnée à la délivrance d'un visa par les autorités locales. Le Secrétariat des Nations Unies s'est engagé à atteindre un équilibre entre les sexes de 50/50 au sein de son personnel. Les candidates sont vivement encouragées à postuler à ce poste.
Candidats internes : Lorsque vous remplissez le formulaire, assurez-vous que TOUS les champs, TOUTES les expériences professionnelles et les coordonnées sont complétés et à jour. Ces informations permettent au responsable du recrutement d'évaluer votre admissibilité et votre aptitude au poste et de vous contacter. Les membres du personnel sont soumis à l'autorité du Secrétaire général et à ses affectations. Dans ce contexte, tous les membres du personnel sont censés changer périodiquement de fonctions au cours de leur carrière, conformément aux règles et procédures en vigueur. Aux Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement et l'emploi du personnel est la nécessité d'assurer les normes les plus élevées d'efficacité, de compétence et d'intégrité, tout en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions d'embauche sont prises sur la base des qualifications et des besoins organisationnels. L'Organisation des Nations Unies s'engage à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L'Organisation recrute et emploie du personnel sans distinction d'identité de genre, d'orientation sexuelle, de race, d'origine religieuse, culturelle et ethnique ou de handicap. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement lorsque cela est demandé et indiqué dans la candidature. Les femmes qualifiées et les personnes handicapées sont vivement encouragées à postuler. Tous les candidats doivent postuler en ligne dès que possible après la publication de l'offre d'emploi et bien avant la date limite indiquée dans l'offre d'emploi. Les candidatures en ligne seront confirmées si une adresse électronique a été fournie. Si vous ne recevez pas d'accusé de réception par courrier électronique dans les 24 heures suivant la soumission, il se peut que votre candidature n'ait pas été reçue. Dans ce cas, veuillez soumettre à nouveau la candidature, si nécessaire. Si le problème persiste,Veuillez demander une assistance technique via le lien Inspira « Besoin d'aide ? ».
Considérations des Nations Unies
Conformément au paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’abus ou de harcèlement sexuels, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de l’un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L’expression « abus sexuel » désigne toute atteinte physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou toute menace d’atteinte sexuelle. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on peut raisonnablement attendre ou qui peut être perçu comme offensant ou humiliant, lorsqu’un tel comportement entrave le bon déroulement du travail, est présenté comme une condition d’emploi ou crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant, et lorsque la gravité du comportement justifie la résiliation de la relation de travail de son auteur. Les candidats qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent être retenus. Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies ne pose aucune restriction à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions d’égalité, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeur. Des aménagements raisonnables peuvent être fournis aux candidats handicapés qui en font la demande, afin de faciliter leur participation au processus de recrutement. En acceptant une lettre de nomination, les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui peut les affecter à l’une quelconque des activités ou à l’un quelconque des bureaux de l’Organisation des Nations Unies conformément à l’article 1.2 c) du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires de la catégorie des administrateurs et fonctionnaires de rang supérieur jusqu’au niveau D-2 inclus et de la catégorie du Service mobile sont normalement tenus de se déplacer périodiquement pour exercer des fonctions dans différents lieux d’affectation, dans les conditions établies dans la circulaire ST/AI/2023/3 sur la mobilité, telle qu’elle peut être modifiée ou révisée. Cette condition de service s’applique à tous les postes vacants spécifiques et ne s’applique pas aux postes temporaires. Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira et à se référer au Guide du candidat en cliquant sur « Manuels » dans la mosaïque « Aide » de la page d’accueil du titulaire du compte Inspira.L'évaluation des candidatures sera menée sur la base des informations soumises dans le dossier de candidature conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux lois internes applicables des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans Inspira pour que leur candidature soit prise en considération pour l'avis de vacance de poste actuel. Aucune modification, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apportée aux candidatures qui ont été soumises. Les candidats dont la candidature est sérieusement envisagée seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans leur candidature. Les offres d'emploi publiées sur le Portail des carrières seront supprimées à 23 h 59 (heure de New York) à la date limite.
LES NATIONS UNIES NE PERÇOIVENT AUCUN FRAIS À AUCUNE ÉTAPE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DOSSIER, ENTRETIEN, TRAITEMENT OU FORMATION). LES NATIONS UNIES NE S'OCCUPERONT PAS DES INFORMATIONS RELATIVES AUX COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS.
