ASSISTANT INFORMATIQUE EN GESTION DES STOCKS ET DE LA LOGISTIQUE

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle œuvre à la promotion de la croissance économique et du progrès social sur le continent. Elle compte 81 États membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Son programme de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Afin de mieux cibler les objectifs de la Stratégie décennale (2024-2033) et d’assurer un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (Top 5) ont été identifiés pour accélérer l’action de la Banque en Afrique, à savoir l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La vice-présidence, Technologies et services généraux (TCVP) est chargée de la conception, du développement et de la prestation de services généraux et de solutions informatiques efficaces et orientés client afin d'assurer l'efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services généraux de la Banque. Le complexe assure le leadership dans la formulation et la mise en œuvre des stratégies, politiques, contrôles et approches de la Banque en matière de systèmes informatiques organisationnels, d'applications logicielles, de cybersécurité, de soutien informatique et de systèmes d'infrastructure. Le complexe est également responsable de la gestion des actifs immobiliers de la Banque, des achats institutionnels, des services linguistiques et de la continuité des activités.

LE SERVICE/DIVISION QUI RECRUTE :

Français Le Département de la gestion immobilière, des achats et des services généraux a pour principales missions de gérer les actifs de la Banque, de superviser les achats de biens, travaux, services et biens immobiliers de l'entreprise, de gérer les services institutionnels (voyages d'affaires, logistique, services de restauration et services de courrier, flotte). À cette fin, le Département de la gestion immobilière, des achats et des services généraux : formule et applique les politiques et règles d'achat, les directives pour la gestion des installations et des services immobiliers, élabore et assure l'application correcte et efficace des politiques administratives au sein de la Banque dans des domaines tels que les communications, les transports, les voyages, la sécurité, la protection et la sûreté du personnel et des biens de la Banque ; et s'acquitte des tâches connexes. Le Département est également responsable de la gestion des actifs fixes de la Banque. Le Département de la gestion immobilière, des achats et des services généraux comprend trois divisions :

(i) la Division des opérations et de la maintenance ;

(ii) la Division des achats de l'entreprise ;

et (iii) la Division des services d'appui.

La Division des voyages et des services d'appui à la Banque est chargée de gérer les services de voyages, d'hôtellerie, de restauration, de logistique et de gestion des stocks. La Division est chargée d'élaborer les politiques et les directives opérationnelles pour la gestion des fonctions de stock et de logistique de voyage de la Banque. Elle effectue l'achat de divers articles en stock et est responsable de la réception des stocks et des immobilisations. La Division sert également d'interlocuteur officiel entre la Banque et les fournisseurs. Elle est chargée de :

(i) appliquer les politiques de voyages et de logistique de la Banque, surveiller les règles et réglementations qui régissent les voyages, la logistique et la gestion des stocks ;

(ii) gérer les relations avec les fournisseurs en négociant les prix contractuels avec les compagnies aériennes, les hôtels, les transporteurs, les expéditeurs, les agents de manutention et les prestataires de services ;

(iii) promouvoir une philosophie durable et soucieuse des coûts auprès de toutes les parties prenantes afin de les sensibiliser à l'engagement de la Banque à réduire son empreinte écologique ;

(iv) élaborer et mettre en œuvre les procédures de gestion des stocks de la Banque dans le but de contrôler les coûts, de réduire les dépenses et de rationaliser les stocks ;

(v) améliorer l'ordre, créer des gains d'efficacité, gérer les systèmes et l'environnement de contrôle liés au transport aérien et terrestre ;

et (vi) gérer les services de restauration, y compris le restaurant de la Banque. En outre, le TCGS3 fait office de secrétariat du comité d’élimination.

LE POSTE :

Rattaché au niveau fonctionnel au Responsable de la logistique et de la gestion des stocks et, en dernier ressort, au Chef de division, au sein de TCGS3, l'assistant informatique en gestion des stocks et de la logistique sera chargé de soutenir l'automatisation des processus de gestion des stocks et de la logistique de la Banque ; d'accélérer la livraison des actifs commerciaux au siège, aux bureaux régionaux et aux bureaux de pays ; de rendre compte des performances de la fonction de gestion des stocks et de la logistique et ; de développer de nouvelles applications pour améliorer la gestion logistique. Le titulaire du poste doit être un auditeur actif avec la capacité de proposer des solutions pratiques pour résoudre les problèmes logistiques. Il/elle doit avoir de solides compétences analytiques avec la capacité de collecter, d'organiser, d'analyser et de diffuser des quantités importantes d'informations avec une attention aux détails et à l'exactitude.

FONCTIONS CLÉS :

Sous la supervision du chef de division, le titulaire devra :

1. Soutenir l'équipe dans le développement des flux de travail de contrôle des stocks et l'amélioration des processus opérationnels pour la gestion logistique. Émettre des rapports à partir du système informatisé de contrôle des stocks à la demande de la direction.
2. Soutenir le développement d'applications qui : facilitent l'intégration de données provenant de plateformes complémentaires de financement, de transport terrestre, d'expédition, de dédouanement, de logistique et de gestion des stocks.
3. Aider à la gestion des importations et des exportations ainsi qu'à leur entreposage, conformément aux politiques de la Banque. Coordonner les expéditions des articles de la Banque vers et depuis le siège vers les bureaux extérieurs.
4. Assurer le suivi et la déclaration précis de tous les actifs soumis à TCGS.3 pour exportation depuis leur remise à TCGS.3 jusqu'à leur réception par les bureaux régionaux/nationaux. Surveiller le flux de travail d'expédition et de manutention et signaler les retards/défis.
5. Préparez des rapports de stock hebdomadaires, mensuels et trimestriels ainsi que les positions de stock quotidiennes (sur demande) pour fournir à la direction une visibilité sur les activités de logistique et de gestion des stocks.
6. Soutenir le développement et la maintenance des bases de données et des tableaux de bord de performance.
7. Comptabilité complète, reporting et garantie du bon fonctionnement des systèmes de contrôle interne et de la bonne tenue de tous les registres pertinents.
8. Assurez-vous que les systèmes standards sont correctement entretenus dans les entrepôts, y compris les systèmes de suivi des colis pour assurer un suivi en temps réel par rapport aux AWB/codes de suivi.
9. Évaluer la disponibilité de l'espace, préparer des plans d'empilage/stockage avant la programmation et des plans d'urgence pour garantir que les actifs de la Banque et les marchandises en transit sont correctement stockés et protégés.
10. Travailler avec l’équipe d’assurance de la Banque pour souscrire une assurance supplémentaire pour les actifs sensibles/de grande valeur qui ne sont pas entièrement assurés par l’expéditeur.
11. Aider les équipes de la Banque à effectuer le dédouanement en temps opportun et à recevoir tous les envois arrivant.
12. Surveiller la quantité et la qualité des articles stockés.
13. Effectuer des contrôles physiques réguliers/aléatoires des articles en stock et de l'inventaire.
14. Préparez les plans de chargement et assurez-vous que les lettres de voiture standard sont dûment remplies.
15. Planifier et assister à des réunions avec les services utilisateurs pour discuter des questions de procédure et prendre des notes lors de réunions avec les parties prenantes internes et externes.
16. Coordonner les activités liées à l’expédition d’effets personnels vers/depuis le siège ou les bureaux de pays vers diverses destinations.
17. Coordonner avec les expéditeurs, les transporteurs, les agents de dédouanement, les autorités de fret portuaires et aéroportuaires pour assurer une livraison fluide des envois de la Banque.
18. Aider l’agent logistique à surveiller la mise en œuvre des contrats et les habitudes de dépenses liées à la logistique.
19. Réalisez des études de marché pour vous tenir au courant des tendances du secteur. Identifiez les possibilités d'exploitation de la technologie SMART et de l'intelligence artificielle (IA) pour optimiser les fonctions de logistique et de gestion des stocks de la Banque, notamment l'utilisation d'applications de calcul des coûts en temps réel pour déterminer les coûts d'expédition et de manutention.
20. Soutenir le développement des contrôles du système pour assurer la conformité avec les politiques et procédures de logistique et de gestion des stocks.
21. Suivre et rendre compte des indicateurs de performance clés (KPI) liés à la logistique et à la gestion des stocks.
22. Fournir un soutien de secours aux autres assistants en transport, logistique et gestion des stocks.
23. Exécuter d’autres tâches connexes assignées par la direction.

COMPÉTENCES (aptitudes, expériences et connaissances) :

1. Être titulaire au moins d'un baccalauréat en : Administration des affaires, Gestion de la chaîne d'approvisionnement, Logistique, Ingénierie ou dans toute autre discipline pertinente.
2. Avoir au moins six (6) années d'expérience dans les domaines suivants : gestion du transport et de la logistique, services de messagerie, expédition et manutention, dédouanement, entreposage et gestion des stocks. Une expérience dans le secteur privé constituera un avantage supplémentaire.
3. Démontrer la capacité à développer des systèmes de suivi et à gérer de grands ensembles de données pour les activités logistiques.
4. Capable de fonctionner efficacement dans un environnement matriciel en tant que chef et membre d’équipe.
5. Communiquez efficacement, soyez un joueur d’équipe, soyez axé sur les résultats et orienté vers le service client.
6. Démontrer de solides compétences analytiques et la capacité de travailler de manière transversale et sous pression.
7. Capable d’entretenir de bonnes relations avec les parties prenantes internes et externes et de trouver des solutions concrètes aux contraintes.
8. Capable de communiquer et d’écrire efficacement en français ou en anglais, avec une bonne maîtrise de l’autre langue.
9. Maîtrise des logiciels de logistique et de gestion des stocks, maîtrise des logiciels standards MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et connaissance pratique des systèmes SAP.

CE POSTE NE BÉNÉFICIE PAS DE CONDITIONS D'EMPLOI INTERNATIONALES (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN PERSONNEL LOCAL ET N'AURA PAS DE CONDITIONS D'EMPLOI INTERNATIONALES).

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de la soumission de votre candidature, veuillez envoyer un e-mail avec une description précise du problème et/ou une capture d'écran montrant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG(le lien envoie un e-mail)

Postuler à ce poste

1- Personnel régulier

Si vous travaillez actuellement à la Banque africaine de développement en tant que personnel régulier, cliquez sur le bouton ci-dessous pour postuler à ce poste.

Postuler à ce poste(le lien est externe)

2- Candidat externe

Si vous ne travaillez pas actuellement à la Banque africaine de développement, ou si vous êtes un employé à court terme (STS), un assistant technique ou un consultant à la Banque, cliquez sur le bouton ci-dessous pour postuler au poste.

Postuler à ce poste(le lien est externe)