ASSISTANTE ADMINISTRATIVE ET ACHATS

Mission et objectifs

Sous la direction et la supervision de l'Associé aux achats et à l'administration, l'Assistant aux achats et à l'administration apporte un soutien aux opérations du bureau en exécutant divers processus administratifs standard et d'achat, garantissant une qualité et une précision élevées du travail. Il/Elle favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats et travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations et du programme du bureau de pays et le personnel d'autres agences des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.

Contexte

Sous la direction et la supervision de l'Associé aux achats et à l'administration, l'Assistant aux achats et à l'administration apporte un soutien aux opérations du bureau en exécutant divers processus administratifs standard et d'achat, garantissant une qualité et une précision élevées du travail. Il/Elle favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats et travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations et du programme du bureau de pays et le personnel d'autres agences des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.

Description de la tâche

Résumé des principales fonctions :

Mise en œuvre de stratégies opérationnelles dans le cadre des activités du PNUD en appui aux agences des Nations Unies.

Appui aux services d'approvisionnement, administratifs et logistiques dans le cadre des activités du PNUD en appui aux agences des Nations Unies.

Appui au renforcement et au partage des connaissances Le Volontaire des Nations Unies national entreprendra les tâches suivantes :

1. Assure la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :

 Conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'ONU/PNUD.

 Fourniture de contributions à la cartographie des processus administratifs du bureau de pays et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles normalisées (SOP) internes.

 Fourniture de contributions à la préparation des plans de travail axés sur les résultats de l'équipe administrative.

2. Assure un soutien efficace en matière d'approvisionnement, d'administration et de logistique dans le cadre des activités du PNUD en appui aux agences des Nations Unies, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :

 Soutien à l'organisation des processus d'approvisionnement, y compris la préparation des documents de demande de devis, d'appel d'offres ou de demandes de propositions, la réception des devis, des offres ou des propositions, et leur évaluation préliminaire. Préparation des PO.

 Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites.

 Maintenance du système de classement assurant la conservation des documents confidentiels.

 Extraction de données de diverses sources.

 Recherche et récupération de données statistiques de sources internes et externes ; préparation de graphiques, tableaux et rapports statistiques.

 Suivi des délais, des engagements pris, des mesures prises et coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d'unité.

 Assistance à la préparation du budget, fourniture d'informations pour l'audit.

3. Soutenir le renforcement des connaissances et le partage des connaissances au sein du CO, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :

 Participation à la formation du personnel des opérations/projets sur les achats et l'administration.

 Solides contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique. Résultats/produits attendus :

 Un rapport final des réalisations en matière de volontariat pour le développement pendant la mission, comme un rapport sur le nombre de volontaires mobilisés, les activités auxquelles on a participé et les capacités développées.

Conditions de vie et remarques

– La mission est d'une durée de 12 mois.

– Une allocation mensuelle de subsistance pour les volontaires, destinée à couvrir le logement, les besoins de base et les frais de services publics (eau, électricité, etc.), équivalant à 1 302,58 $, sera versée.

– Le programme VNU sera inscrit à une assurance médicale, une assurance invalidité et une assurance vie.

– Une indemnité de déménagement sera versée au programme VNU (le cas échéant).

Déclaration d'inclusion

Le programme des Volontaires des Nations Unies est un programme d'égalité des chances qui accueille les candidatures de professionnels qualifiés. Nous nous engageons à assurer la diversité en termes de genre, de soins et de caractéristiques protégées. Dans le cadre de leur adhésion aux valeurs du programme VNU, tous les Volontaires des Nations Unies s'engagent à lutter contre toute forme de discrimination et à promouvoir le respect des droits de l'homme et de la dignité individuelle, sans distinction de race, de sexe, d'identité sexuelle, de religion, de nationalité, d'origine ethnique, d'orientation sexuelle, de handicap, de grossesse, d'âge, de langue, d'origine sociale ou de toute autre situation.

Note sur les exigences en matière de vaccination contre la Covid-19

Les candidats sélectionnés pour certains groupes professionnels peuvent être soumis à des exigences d'inoculation (vaccination), notamment contre le SRAS-CoV-2 (Covid-19), conformément à la politique applicable de l'entité hôte.

Avertissement d'arnaque

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé de faire preuve d'une prudence particulière lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le Web.