RESPONSABLE DES SUBVENTIONS ET DES CONTRATS

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Responsable des subventions et des contrats

Conservation International protège la nature au profit de l’humanité. Grâce à la science, aux politiques, au travail sur le terrain et à la finance, nous mettons en lumière et protégeons les endroits les plus importants de la nature pour le climat, la biodiversité et les populations. Avec des bureaux dans 30 pays et des projets dans plus de 100 pays, Conservation International s’associe aux gouvernements, aux entreprises, à la société civile, aux peuples autochtones et aux communautés locales pour aider les populations et la nature à prospérer ensemble.

 RÉSUMÉ DU POSTE – Ce poste est disponible à Honolulu-HI ou Seattle-WA, avec une préférence pour les candidats basés à Hawaï

Conservation International recherche un professionnel de la finance dévoué et passionné pour rejoindre le groupe Subventions et contrats de sa division financière. Les candidats retenus pour ce poste seront motivés par la mission de CI de construire une planète plus saine, plus prospère et plus productive en fournissant un niveau supérieur de soutien et de formation en matière de conformité financière et contractuelle à nos programmes et sous-bénéficiaires dans le monde entier. Le titulaire du poste relèvera du directeur principal des subventions et contrats externes au sein du département des finances de Conservation International et soutiendra le portefeuille de subventions et de contrats émis par le Center for Oceans.

Le Centre pour les océans de Conservation International préserve la biodiversité et les écosystèmes marins afin de protéger leurs avantages écologiques, sociaux et économiques pour les personnes et la nature. Nous appliquons des approches scientifiques et une programmation innovante pour résoudre les problèmes les plus urgents, établir des partenariats stratégiques solides et, surtout, donner la priorité à l'équité sociale et aux intérêts des communautés avec lesquelles nous travaillons. Conservation International se concentre sur trois domaines importants : étendre les protections marines durables, promouvoir une gestion durable des pêches et faire progresser les solutions basées sur l'océan pour l'adaptation et l'atténuation du changement climatique.

Le poste de responsable des subventions et des contrats supervise un portefeuille de sous-attributions mises en œuvre par un large éventail d'organisations, des organisations communautaires locales aux organisations internationales à but non lucratif, aux cabinets de conseil et aux experts individuels. Les programmes de CI reçoivent un soutien financier généreux d'un large éventail de donateurs, notamment le gouvernement américain, des institutions multilatérales telles que la Banque mondiale, le FEM et les banques de développement, des entreprises et des fondations privées. Dans ce rôle, le responsable coordonne le processus complet de sous-attribution, depuis les appels à propositions, en passant par la diligence raisonnable, la négociation des attributions, la supervision de la mise en œuvre et la conformité financière jusqu'à la clôture. Le responsable a pour principale responsabilité de veiller à ce que le portefeuille de subventions et de contrats du Center for Oceans soit attribué et géré de manière transparente, efficace et conforme à toutes les politiques et procédures de CI et des donateurs. Le poste accorde une importance particulière à la réactivité, au soutien et à la prise en compte du contexte et des besoins des organisations partenaires. Les candidats retenus pour ce poste auront de l'expérience en matière d'approvisionnement, de gestion de sous-subventions ou d'autres domaines liés aux finances, seront capables de communiquer de manière professionnelle avec tous les niveaux de direction à l'intérieur et à l'extérieur de CI et respecteront les normes d'intégrité les plus élevées.

RESPONSABILITÉS

Le responsable des subventions et des contrats sera chargé de coordonner et de gérer l’ensemble du cycle de vie des subventions et des contrats, notamment :

Subventions, pré-attribution

• Communication ouverte, opportune et respectueuse avec les partenaires et l'équipe CI sur le statut et les défis, tout au long du processus de pré-attribution.
• Interpréter et expliquer les politiques du CI et des donateurs aux programmes, aux collègues et aux organisations partenaires.
• Effectuer une vérification diligente pour l'octroi de subventions, notamment :
  • évaluations des risques financiers, évaluation de la capacité financière et des contrôles internes; établissement de mesures appropriées d’atténuation des risques financiers et communication des lacunes de capacité identifiées à l’équipe du programme.
  • contrôles de sécurité
• Effectuer des visites de terrain avant l'attribution si nécessaire, organiser des séances d'orientation virtuelles pour les nouveaux bénéficiaires et des réunions de lancement.
• Préparer et coordonner l’examen et l’approbation des nouveaux accords de subvention.

Subventions, Suivi actif du portefeuille

• Communication ouverte, opportune et respectueuse avec les partenaires et l'équipe CI sur l'état d'avancement et les défis, tout au long du processus de mise en œuvre.
• Examiner les rapports financiers et les pièces justificatives des dépenses soumis par les bénéficiaires pour en vérifier l'exactitude et l'admissibilité, conformément aux politiques de CI et des donateurs.
• Demander des décaissements en temps opportun et garantir l’exactitude des informations de décaissement dans les systèmes de subventions.
• Veiller à ce que tous les achats effectués dans le cadre de sous-contrats soient exécutés en conformité avec les politiques des principaux donateurs.
• Examiner les demandes d’amendement et rédiger les dossiers d’amendement, le cas échéant, et coordonner la signature et la contresignature.
• Effectuer des visites sur site et des examens sur dossier selon les besoins.
• Résolvez les problèmes de conformité quotidiens et repérez/résoudre les problèmes de conformité signalés par un drapeau rouge en traitant les informations sensibles ou confidentielles avec soin et diligence.
• Élaborer des plans d’action de conformité, recommander des systèmes de suivi et de communication pour les problèmes de non-conformité.
• Offrir des formations sur la gestion des sous-contrats et l’approvisionnement à des collègues et à des sous-bénéficiaires du monde entier, virtuellement et en personne.
• Veiller à ce que les sous-subventions soient clôturées en temps opportun et en totale conformité avec les politiques du CI et des donateurs.

Contrats de conseil, cycle complet

• Coordonner et soutenir le processus d'approvisionnement des consultants, en garantissant une documentation complète du cycle de vie conformément aux politiques du CI et des donateurs.
• Préparer et diffuser ou publier des demandes de devis, des demandes de propositions et coordonner le processus d'évaluation et de sélection.
• Préparer et coordonner l’examen et l’approbation des nouveaux accords de consultation et des modifications.
• Payer les factures dans les délais et garantir l’exactitude des informations.
• Veiller à ce que les accords de service soient conclus en temps opportun et en totale conformité avec les politiques du CI et des donateurs.
• Assurer l’exactitude et l’exhaustivité des informations, des données et de la documentation pour tous les éléments susmentionnés dans les systèmes d’enregistrement.

Autres tâches assignées par le superviseur.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Les fonctions de ce poste s'exercent dans un environnement de bureau normal, en collaboration avec un vaste réseau de personnes à distance. Des déplacements limités, nationaux ou internationaux, peuvent être requis pour le poste.
• Ce poste suit une structure de travail hybride, certains jours de travail au bureau et d'autres à distance. Des conseils seront partagés pendant le processus d'entrevue.

QUALIFICATIONS

Requis

• Baccalauréat, de préférence dans un domaine lié à la finance.
• 4 à 6 ans d’expérience dans un environnement à but non lucratif, travaillant dans la gestion des subventions, l’approvisionnement ou les finances.
• Expérience des règles et réglementations des donateurs publics et multilatéraux.
• Connaissance des récompenses fédérales (aide, contrats), y compris le 2CFR200 et les réglementations fédérales en matière d'acquisition.
• Solides compétences informatiques, notamment Excel intermédiaire, familiarité avec les bases de données, les systèmes de gestion de documents basés sur le cloud et les outils de collaboration.
• Expérience en mentorat ou en formation du personnel ou des partenaires de mise en œuvre.
• A démontré sa compréhension du contexte culturel et des défis du travail dans diverses régions géographiques, y compris dans les pays en développement.
• À l’aise dans la gestion de tâches multiples et dans l’adaptation aux priorités changeantes.
• Capacité à travailler sous supervision générale et à prendre des initiatives pour résoudre les problèmes sous la direction du superviseur.
• Attitude positive et capacité à surmonter les obstacles pour atteindre des objectifs ambitieux.

Préféré

• Maîtrise de l'une des langues suivantes : français, espagnol ou portugais.
• Connaissance de la philanthropie fondée sur la confiance.
• Expérience du financement, des règles et des réglementations du Fonds pour l’environnement mondial.
• Quelques connaissances en environnement et en affaires internationales.
• Expérience avec Salesforce. 

Pour postuler à ce poste, veuillez soumettre un CV et une lettre de motivation.

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Conservation International est un employeur engagé en faveur de l'égalité des chances, de la discrimination positive et de la diversité, de l'équité, de l'inclusion et de l'accessibilité. Nous sommes fiers d'avoir une main-d'œuvre diversifiée et mondiale où les décisions d'embauche sont basées sur les qualifications, l'expérience, les exigences du poste, les besoins de l'entreprise, les conditions du marché, le mérite et d'autres facteurs légitimes non discriminatoires.