ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET FINANCIER(E)

comptabilité, finance
Mali, Afrique de l'Ouest
22 novembre 2024
CDD
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Details du poste

  • Date de publication
    22 novembre 2024
  • Pays
    Mali, Afrique de l'Ouest
  • Date d'expiration
    29 novembre 2024
  • Experience
    [1 à 3 ans]
  • Genre
    Homme - Femme
  • Qualification
    BAC+2 [DUT, BTS , DEUG, ...]
  • Type d\'emploi
    Nationale , Internationale

Job Description

Description de l'offre

Objetifs:

  • L’Assistant administratif(ve) du bureau de la FUNDACION AYUDA EN ACCION Mali, s’assurera de l’application des normes, des procédures, des politiques et des exigences administratives de la FONDATION AYUDA EN ACCION et des bailleurs de fonds pour une meilleure gestion des ressources allouées et l’atteinte des résultats.
  • Elle/il aura la responsabilité de la gestion Administrative du bureau, en conformité avec les normes et apportera un appui en ressources humaines et logistique. L’assistant(e) administratif(ve), sous l'autorité de l’Administratrice Pays travaillera en étroite collaboration avec les programmes et les partenaires du projet.

Responsabilités:

Gestion administrative

  • Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives d’Ayuda en Accion
  • Accueil et orientation des collaborateurs & visiteurs au sein de la structure ;
  • Réceptionner et envoyer les courriers en respectant le système d’enregistrement mis en place ;
  • Classer de façon logique et structurée, toutes les correspondances et autres documents administratifs ;
  • Réceptionner les appels entrants et faciliter la transmission des appels téléphoniques
  • Aider dans la rédaction des rapports de réunion ;
  • Secrétariat du bureau, rédaction, saisie des documents administratifs ;
  • S’assurer de l’approbation (signature) des différents documents du bureau ;
  • Rédaction, préparation, transmission et réception des correspondances / courriers, etc… ;
  • Appui à la préparation de tous les contrats et leur classement ;
  • Préparation des ordres de mission, des avances et des justificatifs des missions
  • Appui à la gestion des ressources humaines (préparation mensuelle des salaires, des contrats de travail, etc.) ;
  • Assurer le suivi des factures des coûts récurrents du bureau de la coordination (loyers, SOMAGEP, EDM et Orange.)
  • Assurer le paiement des impôts/taxes sur salaire (ITS/TL, INPS/AMO, TVA)
  • S’assurer que les TimeSheet sont soumis dans le délai ;
  • Effectuer la compilation mensuelle des TimeSheet des personnels ;
  • Effectuer les courses administratives du bureau.
  • Assister l’officier Administratif pour toutes autres tâches.

Gestion Logistique

  • Appui à l’organisation des opérations de logistiques telle que la planification des achats, selon les procédures AeA ;
  • Organiser et coordonner les mouvements de matériels,
  • Suivi de la maintenance du matériel et des locaux de l’organisation ;
  • Suivi du parc de véhicules, de la maintenance des groupes électrogènes et fournitures et effectuer un rapport mensuel de consommation et de maintenance.
  • Suivi des stocks du bureau ;
  • Suivi et pointages journaliers des prestataires ;
  • Toute autres tâches spécifiquement demandées selon les besoins

Appui à la Gestion Comptable

  • Gestion de la petite caisse,
  • Réception et vérification des factures pour les préparations des « voucher » de paiement
  • Etablissement des chèques, virement et transfert pour le règlement des dépenses et des fournisseurs, selon la procédure d’engagement des dépenses en vigueur
  • Gestion de la petite caisse.
  • Rapprochement quotidien entre la caisse et le livre de caisse
  • Effectuer des tâches supplémentaires correspondant aux responsabilités du profil/du poste.

Exigences

Connaissances et expérience:

  • Minimum Bac + 2 en comptabilité, finances ou tout diplôme équivalent.
  • Expérience d’au moins de 02 ans dans une fonction similaire.
  • Excellente faculté d’organisation, de rigueur et de précision.
  • Très bonne connaissance des relations avec l’administration publics
  • Capacité à travailler pour des programmes à multiples facettes, et à prioriser les tâches multiples.
  • Capacité à gérer le temps.

Langues:

  • Essentiel: Français – C1 Avancé
  • Hautement souhaitable: Anglais: (B1 intermediate, B2 Upper intermediate, C1 Advanced, C2 Professional/Native)

 

Mobilité géographique :

Non.

Autres exigences :

  • Windows (moyen/avancé)
  • Maitrise complète de l’outil informatique, la connaissance de SAP est un atout.

 

Aptitudes et compétences:

  • Capacité à entretenir de bonnes relations de travail, dans un environnement international et multiculturel, tout en étant capable de travailler sous pression.
  • Capacité à travailler de manière autonome et de prendre des initiatives.
  • Savoir conduire un véhicule (dispose d’une permise de conduire B sera un atout)

 

Conditions de l'offre :

Incorporation: immédiate

Durée du contrat : à durée déterminée (CDD) renouvelable

Jour ouvrable : Complète – 40 heures

Centre de travail : Bamako – Mali

Rémunération/Salaire conformément à la politique de rémunération d'Ayuda en Acción.

Dans tous les processus de sélection, nous tiendrons compte des critères de NON-discrimination basée sur le sexe, la race, la couleur de peau, la religion, les idées politiques, l'origine sociale, l'orientation sexuelle, l'âge, etc., en fournissant un processus transparent et d'égalité des chances pour tous les candidats, comme indiqué dans notre code de conduite. “Traiter toutes les personnes avec respect et rejeter tout type de harcèlement, de discrimination, d'intimidation, d'exploitation ou toute autre action contre les Droits de l'Homme”.

Chez Ayuda en Acción, nous avons une tolérance zéro pour les comportements liés à l'exploitation sexuelle, à l'abus sexuel et/ou au harcèlement sexuel, c'est pourquoi, conformément à notre politique de protection de l'enfance, nous nous engageons à effectuer une série de vérifications avant l'embauche en demandant des informations aux employeurs précédents par le biais du Misconduct Disclosure Scheme (The Misconduct Disclosure Scheme misconduct-disclosure-scheme.org)  dans le cas où lesdits employeurs sont membres de cette plateforme. Par conséquent, en soumettant cette candidature, le candidat accepte et autorise la réalisation de ces vérifications afin de poursuivre le processus de sélection.

En outre, il sera obligatoire de présenter la “Certification négative du registre central des délinquants sexuels” avant l'incorporation.

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