ADJOINT-E ADMINISTRATIVE
Job Overview
- Date Posted2 juin 2025
- Location
- Expiration date28 juin 2025
- Experience2 Year
- GenderBoth
- QualificationBachelor Degree
- Career LevelOfficer
Job Description
Poste vacant
Référence de l’avis de vacance : 258875
Réseau d’emplois : Gestion et Administration
Famille d’emplois : Administration
Catégorie et classe : Services généraux et catégories connexes , G-6
Lieu d’affectation : CONAKRY
Département/Bureau : Système de Coordinateur Résident
Date de publication : 30 mai 2025
Date limite de candidature : 28 juin 2025
Le Secrétaire général des Nations Unies a lancé le 1er janvier 2019 une réforme mondiale audacieuse qui a repositionné le système des Nations Unies pour le développement afin de mieux contribuer à la réalisation du Programme 2030 et des Objectifs de développement durable. Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnateurs résidents des Nations Unies (BCR), sous la direction d’un coordonnateur résident des Nations Unies habilité et indépendant – le plus haut fonctionnaire du système des Nations Unies pour le développement et représentant du Secrétaire général des Nations Unies au niveau des pays – aident les pays à réaliser leurs priorités de développement et à atteindre les ODD. Ce poste est situé au bureau du coordonnateur résident des Nations Unies en Guinée et est rattaché au chef de bureau du coordonnateur résident.
Français Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, le titulaire sera responsable des tâches suivantes :
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES : • Lancer, examiner, traiter et suivre les mesures liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, par exemple le recrutement du personnel et des consultants, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation du rendement, les examens de la classification des postes, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU. • Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant ses droits, les procédures administratives, les processus et les pratiques, les conditions de service, les devoirs et responsabilités, et les droits prévus par le Statut et le Règlement du personnel. • Surveiller la mise à jour des dossiers d’avis de vacance de poste et assurer le suivi des avis de vacance ; examiner et traiter les notifications administratives dans le système de planification des ressources d’entreprise de l’ONU, Umoja. • Surveiller le tableau des effectifs et préparer les données/graphiques statistiques pertinents.
BUDGET ET FINANCES : • Aider à la préparation et à l’examen des propositions/besoins financiers et en ressources humaines. Français Consolide le budget/programme de travail par rapport au budget du Siège, aux fonds fiduciaires, aux subventions et aux achats. • Surveille les dépenses et les compare au budget approuvé ; prépare des rapports périodiques et effectue les ajustements nécessaires. • Aide les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour la formulation et les soumissions du budget. • Aide à la préparation des soumissions d’exécution du budget et à la finalisation des rapports d’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles. • Prépare ou personnalise les rapports financiers à partir des rapports générés par le système ERP. • Coordonne avec les autres membres du personnel des finances et du budget sur les questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
ADMINISTRATION GÉNÉRALE : • Rédige la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes. • Coordonne étroitement avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au Siège que sur le terrain. • Accomplir d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (p. ex., programme de voyages opérationnels ; suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services ; aménagement de l’espace physique ; identification des besoins en bureautique et maintenance des équipements, logiciels et systèmes ; organisation et coordination de séminaires, de conférences et de traductions). • Contribuer à la collecte et à l’analyse des données, ainsi qu’à la préparation de présentations et de rapports de données pour le partage d’informations, la réponse aux demandes de renseignements, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décisions. • Contribuer à la traduction, à la visualisation et à la mise à jour de supports d’information tels que des pages Web ou des brochures. • Peut être chargé d’orienter, de former et de superviser le travail du personnel des services généraux moins expérimenté.
ADMINISTRATION DES CONTRATS/ACHATS :• Assure la coordination opérationnelle et les services administratifs dans Umoja, pour soutenir les projets et activités d’approvisionnement, en suivant les processus standard ; formuler des demandes de biens, de services et d’embauche de consultants/entrepreneurs individuels • Examine et prépare les exigences et la portée des travaux et les spécifications des biens et services et les documentations nécessaires en consultation avec les parties prenantes concernées • Coordonne l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les entrepreneurs externes pour les biens et services • Tient à jour les dossiers internes et les documentations pertinentes pour les activités d’approvisionnement • Inspecte et reçoit les biens/services reçus par rapport au bon de commande, les factures fournies par l’entrepreneur et effectue des activités de gestion des actifs • Traite le paiement des factures des entrepreneurs et surveille les paiements dès réception et exécution satisfaisantes • Prépare et traite tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de l’unité de travail, de la section ou du service de l’ONU, y compris : les laissez-passer de l’ONU, les laissez-passer de propriété, les permis de stationnement de l’ONU, l’accès par carte magnétique et les clés de porte.
PROFESSIONNALISME : Aptitude à s’acquitter d’un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer sa connaissance des diverses règles et réglementations administratives, financières et de ressources humaines des Nations Unies dans le cadre de son travail. Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face aux problèmes ou aux défis difficiles ; reste calme dans les situations de stress. Engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Élabore des objectifs clairs qui sont compatibles avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les tâches prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources nécessaires à l’exécution du travail ; anticipe les risques et prévoit les imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions selon les besoins ; utilise le temps efficacement.
RESPONSABILITÉ : Assume toutes ses responsabilités et honore ses engagements ; fournit les résultats dont il a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; agit en conformité avec les règlements et les règles de l’organisation ; soutient ses subordonnés, assure la surveillance et assume la responsabilité des tâches déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres lacunes et de celles de l’unité de travail, le cas échéant.
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis. Un diplôme universitaire de premier cycle pertinent peut être accepté à la place des deux années d’expérience requises.
Emploi – Qualification spécifique
Pas disponible.
Au moins sept (7) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services administratifs, la finance, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou un domaine connexe sont requises. Une expérience professionnelle avec un progiciel de gestion intégré (PGI), tel qu’Umoja ou un système similaire, est souhaitable. Une expérience professionnelle au sein des Nations Unies ou d’une organisation internationale similaire est également souhaitable. Une année ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit, est indispensable. La connaissance de l’anglais est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un atout.
REMARQUE : « La maîtrise du français équivaut à une appréciation de « courant » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et la connaissance de « sûr » équivaut à une appréciation de « sûr » dans deux de ces quatre domaines. »
L’évaluation des candidats qualifiés pour ce poste peut inclure une évaluation de fond, telle qu’un test écrit, qui sera suivie d’un entretien basé sur les compétences par téléphone/téléconférence.
Il s’agit d’un poste à durée déterminée. Les nominations à ce poste sont locales et ouvertes pour une période initiale d’un an (1 an). Leur prolongation sera soumise à la disponibilité des fonds, à l’approbation du budget ou à la prolongation du mandat. Ce poste est soumis au recrutement local conformément à la disposition 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Les candidats aux postes de la catégorie des services généraux et des catégories apparentées doivent être autorisés à travailler pour les Nations Unies dans le lieu d’affectation où le poste est situé. Les candidats admissibles sélectionnés hors du lieu d’affectation sont responsables de tous les frais liés à leur réinstallation. Les fonctionnaires recrutés localement ne peuvent bénéficier des indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international. Le Secrétariat des Nations Unies s’engage à atteindre la parité hommes-femmes au sein de son personnel. Candidats internes : Lorsque vous remplissez le formulaire, assurez-vous que TOUS les champs, TOUTE l’expérience professionnelle et les coordonnées sont renseignés et à jour. Ces informations permettent au responsable du recrutement d’évaluer votre admissibilité et votre aptitude au poste et de vous contacter. Les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et à ses affectations. Dans ce contexte, il est attendu de tous les membres du personnel qu’ils changent régulièrement de fonctions au cours de leur carrière, conformément aux règles et procédures établies. Aux Nations Unies, la considération primordiale lors du recrutement et de l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les plus hauts standards d’efficacité, de compétence et d’intégrité, en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions d’embauche sont prises sur la base des qualifications et des besoins organisationnels. Les Nations Unies s’engagent à créer un environnement diversifié et inclusif fondé sur le respect mutuel. Les Nations Unies recrutent et emploient du personnel sans distinction d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de race, de religion, d’origine culturelle et ethnique ou de handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour les candidats handicapés afin de faciliter leur participation au processus de recrutement, sur demande et sur indication dans le dossier de candidature. Tous les candidats sont vivement encouragés à postuler en ligne dès que possible après la publication de l’avis de vacance de poste et bien avant la date limite indiquée dans l’avis de vacance. Un accusé de réception sera envoyé aux candidatures en ligne si une adresse électronique a été fournie. Si vous ne recevez pas d’accusé de réception dans les 24 heures suivant la soumission de votre candidature, il est possible que votre candidature n’ait pas été reçue. Dans ce cas, veuillez soumettre à nouveau votre candidature, si nécessaire. Si le problème persiste, veuillez demander une assistance technique via le lien « Besoin d’aide ? » d’Inspira.
Considérations des Nations Unies
Conformément au paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes ayant commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’abus ou de harcèlement sexuels, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de l’un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne tout abus, réel ou potentiel, d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris, mais sans s’y limiter, en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L’expression « abus sexuel » désigne toute atteinte physique à caractère sexuel, commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou toute menace d’atteinte physique, commise par la force ou à la faveur d’une contrainte. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun à caractère sexuel dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’il soit offensant ou humiliant, ou qui peut être perçu comme tel, lorsqu’un tel comportement entrave le travail, est présenté comme une condition d’emploi ou crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant, et lorsque la gravité du comportement justifie la cessation de la relation de travail de son auteur. Les candidats ayant commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent être retenus. Il sera dûment tenu compte de l’importance d’un recrutement sur une base géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction à l’accès des hommes et des femmes, à toutes les fonctions, dans des conditions d’égalité, au sein de ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeur. Des aménagements raisonnables peuvent être accordés aux candidats handicapés qui en font la demande, afin de faciliter leur participation au processus de recrutement. En acceptant une lettre de nomination, les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui peut les affecter à l’une quelconque des activités ou à l’un quelconque des bureaux de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’article 1.2 (c) du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires de la catégorie des administrateurs et fonctionnaires de rang supérieur, jusqu’au niveau D-2 inclus, et du Service mobile sont normalement tenus de se déplacer périodiquement pour exercer des fonctions dans différents lieux d’affectation, conformément aux conditions établies dans l’instruction administrative ST/AI/2023/3 relative à la mobilité, telle que modifiée ou révisée. Cette condition de service s’applique à tous les postes vacants et ne s’applique pas aux postes temporaires. Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira et à consulter le Guide du candidat en cliquant sur « Manuels » dans la section « Aide » de la page d’accueil de leur compte Inspira. L’évaluation des candidatures sera effectuée sur la base des informations soumises, conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance et aux dispositions législatives internes applicables des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Pour être pris en compte dans la candidature, les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications, conformément aux instructions fournies sur Inspira. Aucune modification, ajout, suppression ou révision ne sera apportée aux candidatures déjà soumises. Les candidats retenus pour une sélection sérieuse seront soumis à une vérification des références afin de vérifier l’exactitude des informations fournies dans leur candidature. Les offres d’emploi publiées sur le Portail des carrières seront supprimées à 23h59 (heure de New York) le jour de la date limite.
L’ONU NE PRÉLÈVE AUCUN FRAIS À AUCUNE ÉTAPE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DÉPÔT DE CANDIDATURE, ENTRETIEN, TRAITEMENT OU FORMATION). L’ONU NE SE PRÉOCCUPE PAS DES INFORMATIONS RELATIVES AUX COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS.
