ASSISTANTE DE BUREAU

Date de clôture: 29/10/2024, 22:59:00 

Unité organisationnelle : FRBEN 

Type d'emploi: Poste du personnel 

Type de demande : Service général 

Niveau scolaire : G-5 

Emplacement principal: Bénin-Cotonou 

Duration: Durée déterminée : 2 ans avec possibilité de prolongation

Numéro de poste : 0130338 

Code CCOG : 2102 

AVIS IMPORTANT : Veuillez noter que la date et l'heure de fermeture affichées ci-dessus sont basées sur les paramètres de date et d'heure de votre appareil personnel

Le personnel de la catégorie des services généraux est recruté localement dans la zone d’implantation principale, où se trouve le bureau.

• La FAO s'engage à assurer la diversité de son personnel en termes de genre, de nationalité, d'origine et de culture.
• Les candidates qualifiées, les ressortissants qualifiés de Membres non représentés ou sous-représentés et les personnes handicapées sont encouragés à postuler.
• Toute personne qui travaille à la FAO est tenue d'adhérer aux normes les plus élevées d'intégrité et de conduite professionnelle, et de défendre les valeurs de la FAO
• La FAO, en tant qu'institution spécialisée des Nations Unies, applique une politique de tolérance zéro à l'égard des comportements incompatibles avec son statut, ses objectifs et son mandat, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination.

• Tous les candidats sélectionnés seront soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

 • Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.

 • Le personnel de la FAO est soumis à l'autorité du Directeur général, qui peut l'affecter à l'une quelconque des activités ou à l'un quelconque des bureaux de l'Organisation.　　

L'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 à travers le Cadre stratégique de la FAO en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires PLUS efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production , une meilleure nutrition , un meilleur environnement et une vie meilleure , ne laissant personne de côté.

Cadre organisationnel 

L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 par l’intermédiaire de son Cadre stratégique en appuyant la transformation des systèmes agroalimentaires destinée à les rendre plus efficaces, plus inclusifs, plus résilients et plus durables en vue d’améliorer la production, la nutrition, l’environnement et les conditions de vie, sans laisser personne de côté.

L’objectif principal des bureaux de pays de la FAO, qui sont dirigés par un(e) Représentant(e) de la FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, programmes et projets afin de parvenir à la sécurité alimentaire, de réduire la faim et la malnutrition, de contribuer au développement des secteurs de l’agriculture, de la pêche et de la foresterie, et d’utiliser leurs ressources environnementales et naturelles de manière durable. 

Le/la titulaire du poste à pourvoir sera affecté(e) au Bureau du Représentant de la FAO au Bénin, à Cotonou.

Objectif principal
 
L’assistant(e) de bureau coordonne et effectue l’ensemble de l’appui de bureau, de l’appui au management, ainsi que des tâches administratives contribuant au bon fonctionnement du Bureau. Il ou elle assure la qualité et la cohérence du flux de travail administratif et de l’information au sein de l’unité de travail.

Supervision reçue/exercée 

L’assistant(e) de bureau rend compte au personnel professionnel principal/gestionnaire et peut recevoir des orientations de la part d’un(e) fonctionnaire administratif(ve) adjoint(e) d’un grade supérieur, sous la responsabilité générale du/de la Représentant(e) de la FAO. Le ou la titulaire du poste agit en toute indépendance, décide des priorités de travail et fait preuve d’initiative pour traiter des dossiers sans précédents. La supervision dont il ou elle fait l'objet est axée sur la qualité du travail effectué. Il ou elle fournit des orientations et des conseils à d’autres membres du personnel d’appui administratif. 

Relations de travail 

L’assistant(e) de bureau travaille étroitement avec un ensemble de collègues au sein de la division/région, avec les unités centrales et les clients externes à l’Organisation. Il ou elle apporte et coordonne les services d’appui administratif et fournit des orientations et des informations sur les procédures.

Fonctions et résultats essentiels

•    Examiner et trier les demandes de rendez-vous avec le superviseur; tenir à jour le calendrier du superviseur; confirmer les horaires qui conviennent aux deux parties et organiser les rendez-vous; accueillir les visiteurs; filtrer et rediriger les appels téléphoniques; répondre aux requêtes et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique.
•    Coordonner les services d’appui de bureau lors des réunions, formations, séminaires, comités, projets spéciaux et événements; assister aux réunions, établir des comptes-rendus, contrôler le suivi des activités; prendre des dispositions afin d’assurer les services d’édition, de traduction, etc. de documents et de publications.
•    Passer en revue, archiver, distribuer et traiter les courriels et correspondances entrants; suivre les actions en attente; rédiger des réponses à des correspondances très variées et à d’autres communications exigeant souvent une connaissance des terminologies techniques et/ou des procédures administratives détaillées; accomplir les fonctions de contrôle de la qualité des documents sortants ; relire les textes en veillant à leur format, grammaire, ponctuation et style.
•    Effectuer une grande variété de tâches administratives, telles que les prolongements des contrats et les demandes de personnel temporaire, l’enregistrement des congés et des présences, la préparation et le suivi des budgets; coordonner avec d’autres unités administratives afin d’assurer la bonne marche et la rapidité du travail au sein de l’unité.
•    Rechercher, rassembler et organiser les contenus d’information contextuelle et les éléments de référence à partir de diverses sources afin d’élaborer des rapports, des notes d’information et des discours; créer divers rapports statistiques et autres à partir de différentes bases de données.
•    Coordonner le travail d’autres membres du personnel d’appui administratif, établir les priorités et garantir une répartition équitable du travail; former des nouveaux effectifs en matière de procédures et pratiques administratives pertinentes et apporter une aide générale selon les besoins.
•    Créer et entretenir les systèmes de classement et de référencement de l’unité de travail; évaluer l’efficacité des méthodes administratives et formuler des recommandations visant à leur amélioration; mettre à jour les sites Web du Bureau.
•    S’acquitter d’autres tâches selon les besoins.

Impact du travail 

Le travail du ou de la titulaire du poste a un impact direct sur le bon fonctionnement du Bureau. Il ou elle joue un rôle de premier plan dans la fourniture des services d'appui administratif qui permettent au Bureau de s'acquitter de son mandat.

CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR – Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants :

Formation : Éducation du niveau de fin d’études secondaires.
Expérience : Quatre ans d’expérience significative dans le travail d'appui administratif et de gestion.
Connaissances linguistiques : Connaissance pratique (niveau C) du français.     
Compétences informatiques : Très bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.

Lieu de résidence

Les agents des services généraux sont recrutés sur le plan local. Pour pouvoir être recruté(e)s à ce poste, les candidat(e)s doivent être des ressortissant(e)s du pays d’affectation ou être en possession d’un visa/permis de travail valable et habiter à proximité du lieu d’affectation au moment du dépôt de leur candidature. On entend par «à proximité» que les membres du personnel doivent pouvoir se rendre quotidiennement à leur lieu de travail depuis leur domicile.Compétences

•    Être axé(e) sur les résultats
•    Travail d’équipe
•    Communication
•    Établir des relations constructives
•    Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques

•    Très bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
•    Très bonne connaissance des systèmes institutionnels informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures et politiques administratives.
•    Très bonne connaissance de la structure de l’Organisation.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES – OPTIONNEL

•    Connaissance pratique (niveau C) de l’anglais. 

Le personnel de la FAO est tenu d’adhérer aux valeurs d’engagement de la FAO envers la FAO,

Respect de tous, intégrité et transparence

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

•  La FAO ne facture aucun frais à aucun stade du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement)
•  Veuillez noter que la FAO ne prend en compte que les diplômes d'études supérieures obtenus auprès d'un établissement accrédité/reconnu dans la base de données mondiale sur l'enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l'Association internationale des universités (AIU) / Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible à l'adresse  http://www.whed.net/

• La durée de l’engagement des candidats internes de la FAO sera établie conformément aux politiques applicables en matière de prolongation des engagements.

• La nomination sera soumise à une certification attestant que le candidat est médicalement apte à être nommé, à une accréditation, à toute exigence de résidence ou de visa et à des autorisations de sécurité. 
• Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligible à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d'affectation ou posséder un visa/permis de travail existant et résider à une distance raisonnable du lieu d'affectation au moment de la candidature. « Distance de déplacement » désigne la distance que les membres du personnel peuvent parcourir quotidiennement entre leur lieu de travail et leur lieu de résidence.
• Aucun avantage international ne sera versé car les candidats sélectionnés sont recrutés localement et payés dans la monnaie locale du lieu d'affectation.
• Pour plus d'informations, visitez le site Web de la FAO sur l'emploi : http://www.fao.org/employment/home/en/

RÉMUNÉRATION
Une rémunération et des avantages sociaux compétitifs sont offerts. Pour obtenir des informations sur les salaires, indemnités et avantages sociaux de l'ONU, cliquez sur le lien suivant : https://onehr.un.org/salary-survey/#/salary_scale

COMMENT POSTULER
• Pour postuler, visitez le site Web de recrutement Jobs at FAO et complétez votre profil en ligne. Une fois complété, veuillez postuler et soumettre votre candidature, avec les certificats de langue en pièces jointes. Seuls les certificats de compétence linguistique délivrés par des prestataires externes accrédités par l'ONU et/ou les examens officiels de langue de la FAO (LPE, ILE, LRT) seront acceptés comme preuve du niveau de connaissance des langues indiqué dans les candidatures en ligne. La FAO se réserve le droit de demander aux candidats de passer un test de langue à l'avenir, le cas échéant.
• Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en considération.

• Les candidats peuvent être invités à fournir des évaluations de performance et une autorisation de procéder à des vérifications de travail passées et présentes, de caractère, d'éducation, de dossiers militaires et de police afin de vérifier toute information pouvant être pertinente pour les qualifications d'emploi.
• Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en considération.
• Les informations personnelles fournies dans votre candidature peuvent être partagées au sein de la FAO et avec d'autres sociétés agissant au nom de la FAO pour fournir des services d'appui à l'emploi tels que la présélection des candidatures, les tests d'évaluation, les vérifications des antécédents et d'autres services connexes. Il vous sera demandé de donner votre consentement avant de soumettre votre candidature. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, en retirant votre candidature, dans ce cas, la FAO ne sera plus en mesure d'examiner votre candidature.
• Seules les candidatures reçues via le portail de recrutement seront prises en considération.

• Votre candidature sera examinée sur la base des informations fournies dans votre profil en ligne
. • Nous encourageons les candidats à soumettre leur candidature bien avant la date limite.

Si vous avez besoin d'aide ou avez des questions, veuillez créer une inscription unique auprès de l'équipe d'assistance client de la FAO pour obtenir une assistance supplémentaire : https://fao.service-now.com/csp

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