Coordinateur terrain – Boromo

Description de l'emploi

Information générale sur la mission

Contexte

Première Urgence Internationale est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 190 projets, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 5 millions de personnes dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est et en France.

Positionnement de PUI dans le pays

Première Urgence Internationale intervient au Mali depuis 2013, au Niger depuis 2018 et a ouvert une mission au Burkina Faso en juillet 2020.

PUI a démarré ses activités dans la région de l’Est en août 2020, dans le district sanitaire de Fada au travers d’une réponse de maintien du continuum de soins pour les populations affectées par la crise. L’action de PUI à l’Est s’est articulée autour de deux piliers : l’appui à la résilience du système de soin et la réponse d’urgence (cliniques mobiles). Depuis juin 2021 PUI est déployé à Sebba dans le district sanitaire de Sebba (Yagha, région du Sahel) pour répondre à l’urgence suite à l’attaque de la localité de Solhan qui a fait 130 morts et provoqué le déplacement de plus de 16 000 personnes et continue aujourd’hui son action pour assister les personnes dans le besoin dans cette province enclavée.

Actuellement, la mission PUI met en œuvre une réponse en santé intégrée dans ces 3 districts sanitaires et intervient dans le CHR et 6 CSPS dans le DS de Fada, le CMA et 4 CSPS dans le DS de Gayéri, le CMA et 7 CSPS dans le DS de Sebba en plus de la tenue d’un poste de santé avancé à Sebba, et le déploiement de cliniques mobiles pour répondre à l’urgence dans l’ensemble des zones d’interventions.

En 2023, PUI souhaite étendre ses activités dans la région de la Boucle du Mouhoun, et plus particulièrement dans le DS de Boromo.

C’ est dans ce cadre que PUI recherche un coordinateur terrain afin de manager les équipes et les programmes dans la province du Balé

Description du poste

Objectif global

Le/la Responsable de Base est responsable du bon fonctionnement de la base et de la bonne mise en œuvre des programmes développés sur cette base.

Responsabilités et champs d’actions

• Sécurité : Il/Elle est responsable de la sécurité sur sa base.
• Programmes: Il/Elle coordonne les équipes et s’assure de la bonne mise en œuvre des programmes sur sa base, sous la supervision de son/sa responsable hiérarchique direct(e).
• Ressources Humaines : Il/Elle supervise l’ensemble des équipes de la base, personnel national et international.
• Suivi logistique, administratif et financier: Il/elle supervise les volets logistiques, administratifs et financiers sur sa base pour la mise en œuvre des programmes, et s’assure du respect des procédures afférentes, avec l’appui fonctionnel du/de la Coordinateur/trice logistique (CLOG), et du/de la Coordinateur/trice administratif/tive et financier/e (CAF) de la mission.
• Représentation: Il/Elle représente l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs locaux impliqués sur la zone d’intervention de sa base.
• Coordination : Il/Elle centralise et diffuse l’information de/vers sa base et consolide le reporting interne et externe des activités mises en œuvre dans sa zone d’intervention avant de le transmettre à son/sa responsable hiérarchique direct(e).
• Evaluation / Stratégie : Il/Elle participe à l’élaboration de la stratégie et propose de nouvelles interventions en fonction des besoins identifiés dans sa zone d’intervention.

Objectifs spécifiques et activités associées

1- ASSURER LA SECURITE DES BIENS ET DES PERSONNES SUR LA BASE

• Il/Elle s’assure que le plan de sécurité de sa base est à jour, qu’il est  connu et compris de chacun
• Il/Elle s’assure de la collecte des informations relatives à la sécurité sur sa zone d’intervention, propose une analyse et diffuse à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e de manière régulière ou ad-hoc en cas d’urgence.
• Il/Elle s’assure que les moyens matériels et humains sont suffisants pour assurer une sécurité optimale des équipes, des matériels et bénéficiaires.
• Il/Elle alerte sans délai son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en cas de mise en danger des équipes ou des bénéficiaires.
• Il/Elle s’assure qu’en cas d’incident sécurité (réalisé ou avorté), l’information est diffusée sans délai à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et rapportée selon le format PUI.

2- ASSURER LA MISE EN ŒUVRE DES PROGRAMMES ET PROPOSER DE NOUVELLES INTERVENTIONS

• Il/Elle s’assure de la bonne marche des programmes en cours sur sa base (atteinte des objectifs, respect des calendriers, suivi budgétaire, reporting contractuel,…) et rend compte à son/sa responsable hiérarchique direct(e).
• Il/Elle met en place un système de coordination formelle, l’anime sur le terrain (réunions, rapports écrits…), et rend compte à son/sa responsable hiérarchique direct(e).
• Il/Elle s’assure du bon archivage de l’ensemble des documents produits dans le cadre du/des projet/s et s’assure que les sources de vérification mentionnées dans les proposals sont disponibles.
• Il/Elle propose de nouvelles interventions et les discute avec son/sa responsable hiérarchique direct(e).
• Il/Elle participe à l’identification de besoins sur la base de TOR et avec validation de son/sa responsable hiérarchique direct(e).
• Lors de la définition de nouvelles opérations, il/elle coordonne les départements techniques concernés, les équipes support administratives et logistiques afin de préparer des propositions de projet complètes et conformes aux formats des bailleurs et aux règles internes de PUI.
• Il/Elle participe à l’élaboration de la Stratégie de la mission.

3- SUPERVISER LES EQUIPES DE PERSONNEL NATIONAL SUR SA BASE

• Il/Elle supervise l’ensemble des équipes nationales sur sa base.
• Il/Elle participe au processus de recrutement ainsi qu’à toute décision de mettre fin à un contrat de travail du personnel national sur sa base.
• Il/Elle s’assure du respect du Règlement Intérieur de PUI sur sa base.
• Il/Elle assure la gestion administrative du personnel national, en particulier des opérations de paie, du suivi des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage.
• Il/Elle veille à ce que tous les salariés nationaux aient une évaluation écrite au moins une fois par contrat et par an.
• Il/Elle assure ou délègue l’intégration de tout nouveau salarié sur sa base, et s’assure en particulier que le contexte des programmes mis en œuvre, les règles de sécurité, les procédures logistiques, administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport sont expliqués et compris.
• Il/Elle prépare ou délègue la rédaction des profils de poste à remplacer ou à recruter et les diffuse pour validation à son/sa supérieur/e hiérarchique direct(e).
• Il/Elle définit l’organigramme de sa base et le fait valider par le son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et le/la CAF.
• Il/Elle veille à la gestion d’éventuels conflits interpersonnels sur sa base et rapporte à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e dans le cas où il/elle ne parvient seul(e) à régler le différend.
• Il/Elle est le garant de l’image de PUI dans sa zone d’intervention et veille à ce titre à ce que l’ensemble du personnel sous sa responsabilité ait un comportement en adéquation avec les valeurs défendues par l’organisation et respectueux de la culture locale.

4- ASSURER LE SUIVI LOGISTIQUE, ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE LA BASE

• Il/Elle assure l’approvisionnement de la base (support et programme) et adresse les besoins au/à la CAF chaque mois en veillant à ce que les procédures internes et bailleurs soient respectées et que les engagements soient conformes aux budgets disponibles.
• Il/Elle veille à ce que la base (bureau et logement) dispose des équipements minimum convenables au travail et à l’hébergement des équipes, dans des conditions de sécurité optimales.
• Il/Elle supervise le parc de véhicules et plus globalement suit le fonctionnement et assure l’entretien des équipements rattachés à sa base.
• Il/Elle veille au stockage adéquat des biens et équipements.
• Il/Elle assure la livraison des marchandises programmes sur les sites d’intervention.
• Il/Elle prépare et met à jour les inventaires de stocks et équipements de sa base et les diffuse au/à la CLOG.
• Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires à cette fin et s’assure du bon approvisionnement financier de sa base.
• Il/Elle participe à l’analyse collective (techniques, administration et logistique) des suivis budgétaires, détecte les écarts et propose des ajustements à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et au/à la CAF.
• Il/Elle s’assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au/à la CAF selon le calendrier établi.
• Avec le/la CAF, il/elle suit la trésorerie de sa base et supervise les paiements.
• Avec le/la CAF, il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place sur sa base. Il/elle s’assure du respect de la procédure d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat.
• Il/Elle est le garant de la tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées.

5- ASSURER LA REPRESENTATION DE PUI DANS LA ZONE COUVERTE PAR SA BASE

• Il/Elle représente l’association auprès des acteurs locaux, qu’ils soient officiels ou non, et s’assure que de bonnes relations sont entretenues avec chacun d’entre eux dans le respect des principes de neutralité et d’indépendance de PUI.
• Il/Elle participe aux principales réunions de coordination lorsqu’elles existent et en est un membre actif.
• En cas de Visite bailleur, il/elle participe à l’organisation et à la mise en œuvre de la visite.

6- ASSURER LE REPORTING ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATION

• Il/Elle est responsable de la rédaction des rapports bailleurs des programmes mis en œuvre sur sa base, rapports dont il/elle rédige tout ou parties (consolidation des parties techniques rédigées par le/s responsable/s et/ou référent/s technique/s sur sa base).
• Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en respectant les délais de validation interne (sitrep, rapport d’incident) et échéances contractuelles externes (rapports de projets).
• Il/Elle organise la circulation de l’information de la base vers la coordination terrain et de la coordination terrain vers la base (Sitrep périodique et ad-hoc).
• Il/Elle participe aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif.

Zoom sur 3 activités prioritaires relatives au contexte de la mission

• Accompagnement des nouveaux programmes dans le DS de Boromo
• Accomapgner le développement des équipes supports de la base de Boromo et mise en place des Procédures PUI
• Mise a Jour des Plans de sécurité de la base
• Développement des relations externes

Encadrement d’équipe

Nombre de personnes à encadrer et statut (personnel expatrié / national)

• Encadrement direct : 3
• Encadrement indirect : 10

Profil recherché

Savoirs et Savoir Faire recherchés

Caractéristiques personnelles attendues (intégration à l’équipe, adéquation au poste et à la mission)

• Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
• Bonne résistance au stress
• Sens de la diplomatie
• Capacité d’analyse
• Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
• Organisation, rigueur et respect des échéances
• Capacité à travailler et manager de manière professionnelle et mature
• Capacité à représenter les activités et le mandat de PUI auprès des autorités locales
• Capacité à intégrer l’environnement local sous ses aspects politiques, économiques et historiques
• Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.

Composition du dossier de candidature :

• Une lettre de motivation,
• Un CV en français
• La CNIB
• Copie des diplômes
• Contacts de trois personnes référence

Par courriel e-mail uniquement à l’adresse email : recrut.rh@premiere-urgence-bfa.org, au plus tard le vendredi 07 avril 2023 à 17H00.

Les candidatures doivent obligatoirement être transmise à l’adresse : recrut.rh@premiere-urgence-bfa.org.

Les recrutements de PUI se font en toute transparence, dans le respect de la loi en termes d’équités entre les candidats. PUI condamne toute contrepartie proposée ou demandée dans un processus de recrutement.

NB :

–              Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courrier électronique « CT BDM 2023 ».

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contactés pour la suite du processus.